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営業力に強みをもつという同社は、日々の営業活動や展示会で、名刺交換の機会が多く、コロナ前には1日に100〜200枚の名刺を交換することもあったという。しかし名刺管理に手間を感じていたことから、PHONE APPLI PEOPLE for Salesforce（旧：PhoneAppli for Salesforce）の導入を決めた。
今回は代表取締役社長 林琢弥氏に、PHONE APPLI PEOPLE for Salesforce導入の背景や成果について話を伺った。

名刺のデータ化と取引先情報の管理・共有が課題

同社では、2019年3月からPHONE APPLI PEOPLE for Salesforceを導入している。その背景には”名刺情報の入力作業の負担が大きい”、”取引先情報の管理・社内共有ができていない”という2つの課題があった。

1つ目の課題は、”名刺情報の入力作業の負担が大きい”こと。 すでにSalesforceを導入していた同社は、名刺情報もSalesforceに登録したいと考えていた。しかし、実際には登録情報が思うように増えなかったという。林氏は、当時の状況を次のように語る。「コロナ禍の前におこなわれていた展示会では、営業一人当たり1日に100〜200枚の名刺を交換することもありました。しかし、名刺情報の入力に時間がかかるため、いただいた名刺のうち登録できていたのは1〜2割程度だったと思います」。

名刺情報のSalesforceへの登録を手入力でおこなっていたため、登録に膨大な時間がかかっていたという。1枚登録するのに1分半と仮定しても、200枚登録するには5時間もかかってしまう計算だ。他業務も数多くある中で、社員が日々これだけの時間を確保することは難しかった。「そのため、登録するのはすぐに連絡が必要な顧客に限られ、その他については名刺交換後の状況が分からないこともありました。特に、すぐに商談につながりそうではない、いわゆる”リード”と呼ばれる見込み顧客の情報はほぼ登録できていませんでした」と林氏。さらに、手入力だと時間がかかるだけではなく、人為的な入力ミスが発生するといった問題もあった。

2つ目の課題は、”取引先情報の管理・社内共有ができていない”こと。 以前は、個人で紙の名刺を保管したり、個人の判断で名刺管理ツールを使用したりするなど、名刺管理の方法は社員個人に任せていたという同社。また、Salesforceへ登録する際のフローは用意していたが、細かなルールまでは統一されていなかったため、様々な問題が起こっていた。林氏は「名刺情報の一部を担当者が”登録する必要がない”と判断してしまうことがありました。例えば、取引先情報を登録した担当者が、その取引先へ電話でしか連絡しない場合、自分の判断でメールアドレス入力を省略する、といったケースです。メールアドレスが登録されていなければ、Salesforceを活用したリストメールも送ることができません」と語る。半角・全角などの入力ルールも統一されておらず、同じ会社が重複して登録されているケースもあったという。

名刺情報の抜け・漏れ・不統一など、情報が不完全なことにより、部署や役職がわからず取引先のキーパーソンが分かりにくかったり、連絡を取りたい相手を探すのにも時間かかったりという課題があった。これらの課題を解消するため、Salesforceと連携できる連絡先管理ツールとして、PHONE APPLI PEOPLE for Salesforceを導入することになった。

PHONE APPLI PEOPLE for Salesforceの導入時を振り返り、林氏は次のように語る。「PHONE APLLIは、サポート体制がしっかりしていると感じています。PHONE APPLI PEOPLE for Salesforceの導入が決まり、導入準備をしている際、名刺を読み取るスキャナーの設定に苦戦したことがありました。しかし、PHONE APLLIの担当の方がすぐに弊社に来て対応してくれたので、スムーズに導入準備を整えることができ、非常にありがたかったです」。

しかし、ツールを導入しても、社員が使えるようにならなければ意味がない。導入前には社員向けにPHONE APPLI PEOPLE for Salesforceの使用方法についての講習会も開かれた。「PHONE APLLIの担当の方が弊社社員向けに講習会を開いてくれました。最初に操作方法をしっかり教えてくれたおかげで、社員もすぐに使い方を理解でき、全社で一気に導入することができました」

取引先情報の登録工数を大幅削減、名刺管理の手間から解放された

PHONE APPLI PEOPLE for Salesforceを導入後、同社はすぐにその効果を実感した。まず1つ目の効果は、”名刺の登録・管理の手間を削減できた”ことだった。林氏は「名刺情報のSalesforceへの登録にかかる時間を大幅に短縮できたおかげで、取引先情報を各社員が即座に確認できるようになりました」と話す。同社では、スキャナーを使ってパソコンでデータを取り込んでいる。数回クリックするだけで約30〜40枚の名刺を一度に取り込めるので、入力にかかる時間が激減したという。今まで手が回らずなかなか登録できていなかったリード情報も登録できるようになった。

また林氏は、紙の名刺管理から解放されたことも大きな変化だと語る。「登録した時の名刺の画像が残るので、紙の名刺を保管しておく必要がなくなりました。万が一、登録した情報が間違っていたとしても、紙で保管していた場合だと探すのが難しいですよね。画像があればすぐに確認できるので安心感があります」

2つ目の効果は、”取引先情報の質が向上した”こと。PHONE APPLI PEOPLE for Salesforceによって名刺の管理方法が標準化されたため、抜け・漏れ・不統一などの問題が解消され、取引先情報を営業に生かせるようになった。林氏は「手入力のときには省略してしまうこともあった”部署名”や”役職”もきちんと登録されるようになったので、キーパーソンが分かりやすくなりました」と話す。

同社の事業内容は”商品を一度売れば終わり”ではないため、取引先と長く接点を持ち続ける必要があるという。「取引先と継続的に関係を構築していく上で、”いつ、誰が、どういったお客様と接点を持っているのか”、”どのような話をしたのか”といった履歴が残り、振り返ることができるので大変便利だと感じています。当社では、営業担当が何人と名刺交換したかもひとつの指標にしているので、集計しやすくなった点も助かっています」

蓄積された顧客データを活用し、メールマーケティングも開始

PHONE APPLI PEOPLE for Salesforceの導入により、マーケティングのやり方にも変化があったという。Salesforce上の顧客データが順調に増えたおかげで、メールマーケティングをおこなうハードルが下がったと林氏は語る。「Salesforce上の取引先やリードのデータの登録数が少なかった時は、母数が少なかったためメールマーケティングに踏み出せない部分がありました。今では企業規模や地域などでセグメントを分けて、キャンペーンやアンケートをリストメールで送っています」。以前はメールアドレスが登録されていない顧客もいたため、リストメールを送るためには、まず名刺を探してメールアドレスを確認する、という作業が発生することもあった。「今は必ずメールアドレスが登録されているため、名刺を探す手間がありません。リストメールを送付するための準備時間を短縮できました」。顧客データの質と量が充実し、それに比例してリードからの反応も増えている。蓄積された情報の活用で、営業活動やマーケティングに様々な良い変化が生まれているようだ。

最後に、林氏はPHONE APPLIへの今後の期待について次のように語った。「PHONE APPLI PEOPLE for Salesforceは様々なツールとの連携が可能ですが、今後さらに連携できるツールが増えるとより便利になりますね。例えば、PHONE APPLI PEOPLE for SalesforceとAI搭載型のIP電話サービスを連携すると、通話の内容が解析できて営業活動にも活かせそうです。また、名刺を登録すると取引先の組織図を自動で作ってくれるような機能があると面白いかもしれません。今後のアップデートにも期待しています」