「働き方改革の一環としてフリーアドレスを導入したい」
「いきなり導入するのは怖いので、まずは成功事例を知りたい」
「フリーアドレス導入にあたって、どのようなことに気をつけるべきか知りたい」

社員それぞれがオフィスの好きな場所で働けるフリーアドレス制度。アフターコロナに備えて、今のうちに導入しておきたいとお考えの経営者・担当者の方も多いのではないでしょうか。しかし自由度が高い分、うまく活用できずに失敗してしまうケースも少なくありません。そこで本記事では、フリーアドレスについて以下の内容を中心にお伝えします。

ぜひ本記事の内容を、自社のフリーアドレス導入にお役立てください。

【成功事例】フリーアドレスの成功事例3選

それでは早速、フリーアドレスの成功事例を見ていきましょう。ここでは、弊社が提供するサービスである、「PHONE APPLI PLACE（旧:居場所わかるくん）」の導入によってフリーアドレス化に成功した事例をピックアップしています。

JX金属株式会社

JX金属株式会社は、銅を中心とした非鉄金属製品の製造・販売を行なっている会社です。2020年6月に本社を移転した同社。働き方を含めて「新しいことにチャレンジし続ける柔軟な組織」を実現するべく、社員が活動内容に応じて働く場所や時間を選択できる「ABW（Activity Based Working）」を導入。その一環としてフリーアドレスを取り入れました。

それにあわせてWeb電話帳サービス「PHONE APPLI PEOPLE（旧:連絡とれるくん）」と、位置情報を共有できる「PHONE APLLI PLACE（旧:居場所わかるくん）」を導入していただきました。

PHONE APLLI PLACEによって「誰がどこにいるのかわからない」が解消され、コミュニケーションコスト削減につながった事例です。また位置情報の共有は、コロナ禍においても重要な役割を担ってくれるでしょう。

【導入事例を見る】
"チャレンジし続ける組織"を目指して 人と人をつなぐオフィスづくり | JX金属株式会社

株式会社梓設計

株式会社梓設計は、建築設計をはじめ工事監理、企画、調査、地域計画などをおこなう建築設計会社です。2019年8月にオフィスを移転した同社。今では約450名の社員がフリーアドレス制度のもとで働いています。

しかし、自由度が高いがために「誰がオフィスに来ているのかがわからない」といった課題が浮き彫りに。そこで、「PHONE APPLI PLACE（旧:居場所わかるくん）」に目を付けたといいます。

相手の居場所が「見える化」されたことで、フリーアドレスの環境下でも社員が安心して働けるようになった事例です。

【導入事例を見る】
"あの人はどこ？"で、もう困らない！メガプレートオフィスで社員の居場所を見える化 | 株式会社梓設計

株式会社ソフトクリエイトホールディングス

株式会社ソフトクリエイトホールディングスは、IT基盤のコンサルティングをはじめ設計・構築・保守・運用までのトータルサポートをおこなう会社です。新型コロナウイルスの影響によって、200人あまりの社員をテレワークに移行した同社ですが、その直前に「PHONE APPLI PLACE（旧:居場所わかるくん）」を導入。

「PHONE APPLI PLACE（旧:居場所わかるくん）」には、オフィスレイアウト上に社員の現在位置が表示される機能が備わっています。同機能によってコミュニケーションロスが減り、テレワークでもオフィス出勤と遜色ない仕事ができるようになった事例といえます。

【導入事例を見る】
コロナ禍の全社テレワークも混乱なし PHONE APPLI PEOPLEで働き方"急"改革を乗り越えた! | 株式会社ソフトクリエイト

【失敗事例】フリーアドレスの失敗事例2選

フリーアドレスに成功した企業をご紹介しましたが、その反面、失敗してしまった企業もあります。成功事例を参考にすることも大切ですが、失敗から学べることも多いです。ここではフリーアドレスの失敗事例についてお伝えします。

事例1：席が固定化してしまいコミュニケーションが捗らない

フリーアドレスで好きな場所で仕事ができるようになったものの、結局社員が毎日同じ席に座ってしまうパターンです。当然、席が固定化すると社内コミュニケーションも捗りません。

このような状態は、「導入する目的が定まっていない」ために引き起こされます。そのため、「フリーアドレスによって何を実現したいのか」を社員にも明確に伝えましょう。それでも席が固定化してしまう場合、くじ引きなどで半強制的に席を移動してもらうのも一つの方法です。

事例2：オフィスに余裕ができたが無駄なスペースが生まれてしまう

オフィスのスペースに余裕が生まれたものの、結局余ったスペースがそのまま放置されてしまうパターンです。フリーアドレスは好きな席で働くことを前提としているため、個人のデスクトップPCや書類を置きません。そのためオフィスのスペースに余裕が生まれます。

この場合、空いたスペースを「コミュニケーション活性化の場」として活用するのがオススメです。たとえば社内カフェを設置する、ミーティングルームにする、など予約なしで使えるスペースとすることで、コミュニケーション活性化に役立てましょう。

【コラム】フリーアドレスの悩みは、「誰がどの座席にいるかが分からない」が56%で最多

2023年8月のフリーアドレスに関する実態調査によると、7割以上の企業がコロナ禍以降フリーアドレスを導入したようです。また、フリーアドレスの課題については、「誰がどの座席にいるかわからない」が56.3%、「座席が足りないときがある」が50.5%と過半数を占めていました。
※ IDEA TECH 「フリーアドレスに関する実態調査」(2023年8月)

フリーアドレスの導入を成功させるために解決すべき課題とは？

せっかくフリーアドレスを導入するのなら、成功させたいのが本音ではないでしょうか。そのためにも、フリーアドレスが抱える「課題」を押さえておく必要があります。具体的にフリーアドレスには以下のような3つの課題があります。

まずはフリーアドレスを導入する目的を決めることが大切です。たとえば「社員同士のコミュニケーションを活発にして生産性を高めたい」「働き方改革に対応して会社の評価を高めたい」など、自社に合った目的を選定しましょう。

また導入にともない、社員の理解を得ることも大切です。いきなり全席をフリーアドレスにしても、社員もどうすれば良いのかわからず困ってしまいます。まずは一部だけで導入するなどテスト的に実施してみるのも良いでしょう。

それに加えて、フリーアドレスを円滑にするための環境整備も重要です。たとえばオフィスレイアウトを改善する、ペーパーレス化への対応、出勤者が一目でわかるシステムの導入などがあげられます。

オフィスにフリーアドレスを導入したい。そう思った時に考えておく課題と解決策とは？ | PHONE APPLI

【コラム】出社とテレワークを組み合わせた「ハイブリッド出社」とは？

昨今のコロナ禍で働き方を見直す企業が増えました。これを機にテレワークに移行した企業も多いはずです。一方で、テレワークに移行しつつも出社のスタイルを残した「ハイブリッド出社」が注目を集めています。

テレワークにはメリットもある反面、以下のようなデメリットもあります。

【まとめ】フリーアドレスの成功のポイントとは？

本記事ではフリーアドレスの成功事例を中心にお伝えしました。フリーアドレスを成功させるためには、以下のポイントが大切です。

【製品紹介】誰がどこに居るか分かる「PHONE APPLI PLACE」

フリーアドレスと合わせて導入したいのが位置情報共有ツールです。誰がどこにいるのかを簡単に把握できるので、探したい人をすばやく見つけてコミュニケーションを取ることができます。

PHONE APPLI PLACEは、無線Wi-FiやBeaconなどの技術を用いて、社員の位置情報を見える化するサービスです。

「PHONE APPLI PLACE」とは！

無線Wi-FiやBeaconなどの技術を用いて、従業員やモノの位置情報を見える化できるサービスです。

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