「オフィスにフリーアドレスの導入を検討している」
「フリーアドレスの導入前に課題を知っておきたい」
「フリーアドレスを導入した企業の事例を知りたい」

働き方改革によって徐々に広がりを見せるフリーアドレス制度。固定席を決めずに、従業員がそれぞれ社内の好きな場所で働けるのが特徴です。しかし、自由度の高い制度のため失敗してしまうケースも。そこで本記事では、フリーアドレスについて以下の内容を中心にお伝えします。

ぜひ本記事の内容を、自社のフリーアドレス導入にお役立てください。

フリーアドレス導入のメリット

まずは、フリーアドレスを導入するメリットについて見ていきましょう。具体的には以下の3つのメリットがあげられます。

1. 社内スペースの有効活用

1つ目は、「社内スペースの有効活用」です。基本的にフリーアドレスでは、社員全員分の固定席を用意しません。普段の在籍率を調べてから席数を決めるため、余った社内スペースを有効活用できます。たとえば、多目的に利用できる共有スペースにしたり、電話ブースを作ったりとさまざまな活用方法があります。

2. 従業員同士のコミュニケーションの増加

2つ目は「従業員同士のコミュニケーションの増加」です。一般的な固定席の場合、コミュニケーションは自分の周りだけに偏ってしまいます。一方のフリーアドレスでは、どこでも誰とでも共同作業ができるため、今まで話したことのなかった社員とのコミュニケーションが生まれるでしょう。

3. 働き方改革に対応可能

3つ目は「働き方改革に対応可能」です。今や国をあげて働き方改革が推進されており、テレワークやフリーアドレスの導入が盛んになっています。働き方改革に対応している会社として認識されれば、社員の満足度や世間からの評判も高まります。

フリーアドレスを導入するうえで事前に考えておく課題

フリーアドレスには多くのメリットがある反面、まだまだ課題も存在します。フリーアドレス導入後、以下のような課題を感じる企業も少なくありません。

1. 従業員の在席・不在がわかりづらい

フリーアドレスには自席がないため、誰がどこにいるのかが分かりにくい、というデメリットがあります。また、フレックスタイム制とあわせて導入していると、そもそもオフィスに出勤していることすら分からなくなるケースも。そのため従業員の在席、不在状況を把握する工夫が必要です。

2. 会社へのエンゲージメントが低下しやすい

フリーアドレスは自由度の高い働き方です。しかし、席が固定されていないことで、会社に対する帰属意識を下げる原因のひとつになるともいわれています。席の固定化によって、無意識的に「自分はこの会社の一員である」「この部署に所属している」と考える人も少なからずいるのです。

3. 集中しにくい

フリーアドレスでは自席が決まっていないため、「集中しにくい」と思う人も。どこで誰と仕事をしても良いため、ソファで休んでしまったり、雑談したりと、かえって仕事に身が入らないという人も少なくありません。

4. 席が固定化する

フリーアドレスでは、どこに座っても、誰の隣に座っても大丈夫です。そのため、かえって「いつものメンバー」に固定化されるケースも。フリーアドレスを導入しても、そこに何もルールがなければ結局いつも同じメンバーに固まってしまいます。

また昨今の新型コロナウイルスの影響から、オフィス内が「密」にならない工夫も大切です。今では、「オフィスの密情報」を把握できるWeb電話帳サービスもあります。そういったツールを使いながら、密にならないオフィス環境を整えましょう。

フリーアドレス導入の課題を解決する方法

フリーアドレスの課題をいくつかご紹介しました。では、課題の具体的な解決方法についてお伝えします。先ほどの課題を解決するためには、以下の4つを意識してみてください。

1. 従業員の在席・不在をわかりやすくする

従業員の在席状況がわからない場合は、「柱や壁に番号を付ける」「在席状況のわかるサービスを導入する」といった対策がおすすめ。柱や壁に番号を付けることでオフィスの「住所」がわかり、各自の現在位置を相手に伝えやすくなります。

また、出勤中や外出中などのアイコンが表示されるチャットツールやWeb電話帳サービスを導入すると、一目で相手の在席状況を把握可能です。

2. 帰属意識を高める工夫をする

フリーアドレスによって帰属意識が薄れてしまうことを考慮して、以下の方法を導入しておくことが大事です。

ロッカーに自分の名前や写真を貼ることで、改めて「自分はこの会社の一員なんだ」と思えます。また、マネージャーによる会社情報の発信によって、頭の中に「自分の会社の現状」がインプットされるのです。

3. 集中できるエリア・スペースの設置

フリーアドレスによって集中できない状況を回避するために、「集中したい時専用のエリア」を設けるのがおすすめ。完全個室や半個室にするなど、社員が集中できる環境を整えます。個室を設けるのが難しい場合は、オフィスをどこかで区切って「私語禁止エリア」などを設けても良いでしょう。

4. 席が固定化しないルールを作る

席が固定化される場合は、「ルーレットで席を決める」「1週間おきに席を変える」といった方法が良いでしょう。完全に席を自由にするのではなく、会社側である程度ルールを決めておくことが重要です。そうすることで、自然と社内コミュニケーションも活性化します。

また、フリーアドレスを導入する際のオフィスづくりに参考になる記事がありますので、こちらもあわせてご覧ください。

PHONE APPLI PEOPLE（旧:連絡とれるくん）の活用事例

それでは最後に導入事例をご紹介します。ここでは、弊社が提供する居場所表示ツール「PHONE APPLI PEOPLE（旧:連絡とれるくん）」の導入によって、フリーアドレスが促進された事例をピックアップしています。

東急不動産ホールディングス株式会社

東急不動産ホールディングス株式会社は、東急不動産や東急リバブルといった不動産系の会社を傘下にもつ会社です。2019年のオフィス移転を機に、社内をフリーアドレス化した同社。それにあわせて、社員一人ひとりの自由なワークスタイルを実現するべく、弊社が提供するWeb電話帳「PHONE APPLI PEOPLE（旧:連絡とれるくん）」を導入したそうです。

PHONE APPLI PEOPLEにおける連絡先のアップデートや検索機能によって、フリーアドレス制がスムーズになった事例です。

【導入事例】東急不動産ホールディングス株式会社

PHONE APPLIの働き方改革・オフィス設計にも共感! 新本社を"社員が集うオフィス"に

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株式会社ファミリーマート

株式会社ファミリーマートは、全国に展開するコンビニエンスストア「ファミリーマート」の運営をおこなう会社です。2019年に本社オフィスのフリーアドレス化を実施した同社。しかし、単にフリーアドレスを実施するだけでなく、社員同士のコミュニケーションをより円滑にしたいと考え、「PHONE APPLI PEOPLE（旧:連絡とれるくん）」と「PHONE APPLI PLACE（旧:居場所わかるくん）」の導入に踏み切ったといいます。

同サービスの連絡先や居場所検索によって、相手とすぐにアポイントが取れるようになり、フリーアドレスの環境下でも生産性が上がった事例といえます。

【導入事例】株式会社ファミリーマート

居場所もわかるコミュニケーションポータルでフリーアドレス化を実現

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その他の事例についてはこちらをご参照ください。

【まとめ】フリーアドレスの活用について

本記事では、フリーアドレスの課題について、以下の内容を中心にお伝えしました。

【製品紹介】誰がどこに居るか分かる「PHONE APPLI PLACE」

フリーアドレスと合わせて導入したいのが位置情報共有ツールです。誰がどこにいるのかを簡単に把握できるので、探したい人をすばやく見つけてコミュニケーションを取ることができます。

PHONE APPLI PLACEは、無線Wi-FiやBeaconなどの技術を用いて、社員の位置情報を見える化するサービスです。

「PHONE APPLI PLACE」とは！

無線Wi-FiやBeaconなどの技術を用いて、従業員やモノの位置情報を見える化できるサービスです。

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