エリア入室だけで在席情報を自動反映する座席予約機能を実現

すべての企業をウェルビーイング企業にアップグレードすることを目指す、株式会社PHONE APPLI（本社：東京都港区、代表取締役社長：大林 春彦）は、2026年2月27日から、コミュニケーションポータル「PHONE APPLI PEOPLE」において、新たにスマホを持ってエリアに入るだけで在席情報が自動的に反映される座席予約機能の提供を開始しました。本機能は、ハイブリッドワークの定着と出社回帰の潮流のなかでフリーアドレス下での「出社する意義を感じられない」「座席予約ルールの徹底が難しい」といった課題に着目し、「出社してよかった」と実感できるオフィスづくりを目指して開発されました。

背景

リモートワークの普及を経て、近年は出社と在宅を組み合わせたハイブリッドワークが定着しつつあります。一方で、フリーアドレスの広がりとともに、「誰がいつどこにいるか分からない」「出社しても会いたい人に会えない」という声も増えています。その結果、席や人を探す時間が増え、「オフィスに来た意味」が感じづらくなっていることは、多くの企業に共通する課題です。
座席管理・座席予約ツールを導入する企業も増えていますが、1席ずつの予約と出社時のユーザー操作に依存した仕組みには限界があります。予約しても出社時の操作が完了されないまま滞留してしまうなど、実際の利用と乖離して座席予約ルールが形骸化してしまう状況が生まれやすく、総務が座席ルールの見張り役になってしまうケースもあります。加えて、レイアウト変更のたびに管理部門の負担が大きく、運用コストが下がりにくいという悩みも聞かれます。
当社は、こうした声に応えるため、エリア単位で座席を管理し、利用者が出社してエリアで勤務するだけで座席の使用情報が自動的に反映される、新しい座席予約の形を模索し、実現に至りました。

新機能概要：「PHONE APPLI 座席予約」について

フリーアドレス環境下のオフィスで、エリア単位で座席を予約できる機能です。ユーザーの操作負担を軽減しながら、在席情報とプロフィールを見えやすくし、対面コミュニケーションを促進する仕組みを備えています。

主な特長

1.出社するだけでエリア単位での在席情報が反映される、自動反映型の座席予約
予約開始時間にオフィスへ出社するだけで、スマートフォンの端末情報によりそのエリアで勤務している状態がシステム上に自動で反映されます。これにより、利用者による在席登録の操作が不要となり、登録忘れや手間を削減できます。なお、手動での在席登録も選択でき、企業のセキュリティポリシーや運用ルールに応じた柔軟な設定が可能です。

2.自動キャンセルで、空予約・席不足を抑える

予約時間を過ぎても在席が確認されない場合は、システムが自動的にキャンセル処理を行います。急な予定変更や出社取りやめがあった場合、利用者がキャンセル操作をしなくても、未利用の座席が他の社員に自動的に解放されます。これにより、空いているはずの席が予約で埋まっている「空予約」を抑制し、未利用座席の確認・キャンセル依頼など、総務・管理部門の負担軽減が期待できます。

3.人×場所×プロフィール連携で「誰とどこで働くか」が見える

在席情報は、PHONE APPLI PEOPLEのプロフィール情報と連携して表示されます。在席中のメンバーについて、所属組織・役職・スキル・経歴などのプロフィール情報を確認できるため、「今日相談したい人」「会っておきたいメンバー」がどのエリアにいるのかをすぐに把握できます。 これにより、単に席を確保するための座席予約ではなく、「誰とどこで働くか」を設計するための仕組みとして活用できます。

4.レイアウト変更にも強い柔軟な運用

座席を1席ずつ管理するのではなく、エリア単位で管理するため、オフィスのレイアウト変更や席数の増減があっても、各席へのQRコード貼り替えなどの作業は必要なく、エリア定義の見直しを中心に対応できます。センサーやビーコンなどの専用機材は不要で、初期投資を抑えた導入が可能で、管理部門の負担やコストを抑えながら、オフィスの形に合わせた柔軟な運用ができます。

「PHONE APPLI 座席予約」開発リーダーコメント 後藤大海（プロダクト本部）

PHONE APPLI PEOPLEは、これまで働く人と人をつなぐ仕組みとしてサービスを提供してきました。フリーアドレス下における、より働きやすい環境を追求するなかで見えてきたのは、「座席も予約できると便利」という要望以上に、座席チェックイン操作の手間によって予約が定着せず、実際の利用と乖離したまま運用されることで、オフィスリソースのムダや設計の難しさが生まれ、管理部門に大きな負担がかかっている状況でした。
私たちが向き合ったのは“座席”そのものではなく、働く人が日々感じている小さなストレスです。人に運用を強いるのではなく、仕組みのほうが人に寄り添うサービスをつくりたい――その想いから生まれたのが、今回の座席予約機能です。
出社した日こそ、「来てよかった」「今日は仕事も会話も進んだ」と思っていただけるような環境づくりと、そこで働くお客様一人ひとりの日々の仕事を、これからも支えていきたいと考えています。

サービス提供について

提供開始日：2026年2月27日（金）

詳しくはこちら：https://phoneappli.net/papeople/function/seatreservation/

今後の展開

当社は今後も、フリーアドレス運用やハイブリッドワークに伴う日常的な手間や負担を軽減し、一人ひとりの働きがいとつながりを高める働き方を実現するための機能強化を進めてまいります。

「PHONE APPLI PEOPLE」について

PHONE APPLI PEOPLEは、コミュニケーションを変え、風通しの良い組織をつくるコミュニケーションポータルです。名刺・Web電話帳の連絡先管理、人材・スキルの可視化、居場所表示、サンクスカードなど社内に浸透させたい様々なツールと連携し、集約することで利用ユーザーの導線や煩雑化しやすい複数ツールの管理環境をシンプルにします。そして、キーワードやスキルなどで社内の専門家を、名刺データからお客様や取引先を、それぞれ簡単に見つけだし、最適なツール(チャット、メール、電話、Web会議等)でコミュニケーションをとることができ、人と人のコラボレーションを活性化させます。この「シンプルな導線」と「人と人をつなげる情報」の集約により、お互いの強みや個性を知るきっかけを提供します。多様な働き方を実現する企業を支援し、組織を強化するコミュニケーションポータルとして、多くの企業様への支援実績を有しています。

「PHONE APPLI PEOPLE」について詳しくはこちら：https://phoneappli.net/papeople/