「アフターコロナに備えて、自社でもテレワークを導入したい」
「オフィス勤務への依存が大きく、円滑にテレワークを導入できるか不安」
「テレワークを導入するのに、どのくらいの費用がかかるのだろうか」

本記事はこのような方のための記事です。コロナ禍で「テレワーク」を導入する企業が増えた一方、「事情があってまだ導入に踏み切れていない」という企業も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、テレワークの導入について、次のポイントを中心にお伝えします。

テレワーク促進ツールを提供している当社が、テレワーク導入にあたっての心構えについて詳しく解説しますので、ぜひご参考ください。

【2022年2月最新】テレワークの導入状況

新型コロナの感染拡大で注目を集めたテレワークですが、いま現在どのくらいの企業が実施しているのでしょうか。参考のためにも、まずはテレワークの導入状況について解説します。

コロナ禍でテレワークは急増

新型コロナウイルスの拡大に伴い、テレワークは急増しました。2019年12月には10.3%だったのが、現在では32.2%まで増加しています。

政府から緊急事態宣言等が発令されたことで、危機感が生まれ、テレワークを導入する企業が増加する傾向にあります。1回目の緊急事態宣言でテレワークは急増。ただし、2回目以降は、社会全体の「慣れ」があり、テレワークの伸びは鈍化傾向にあります。

業種によって実施率には差がある

テレビなどで、「積極的なテレワークを」という呼びかけが行われていますが、業種によって実施率には大きな差があります。

情報通信業など、インターネットで業務ができる業種であれば導入もスムーズです。しかし、医療や福祉、農林漁業など、現場に人がいないと成り立たない業種は、テレワークの実施も難しくなります。

企業がテレワークを導入するメリットと課題

テレワークには多くのメリットがある一方で、まだ課題も残ります。社内で納得してテレワークを行うためにも、良い面と悪い面の両方を押さえておきましょう。

テレワーク導入のメリット

テレワークを導入するメリットには、次の4つが挙げられます。

テレワーク導入によって、コスト削減を図れます。在宅勤務がメインになるため、移動や出張にかかる交通費や、オフィスの光熱費、設備利用費などが削減できます。

そして、世間から「従業員のライフスタイルを大切にする環境が整った魅力的な会社」と認知され、企業のイメージ向上にもつながるでしょう。また、テレワークは時間や場所に縛られないため、育児や介護などのライフスタイルの変化によっての離職防止にもつながります。

万が一、自然災害や疫病が発生したときのリスク分散にも効果的です。平常時からテレワークできる環境を整えることで、緊急時でのリスクを最小限にできます。スムーズな対応ができるため、事業の立て直しも早まり、業績の早期回復にもつながるでしょう。

テレワーク導入のメリットは？効果を上げるコツや成功事例も紹介 | PHONE APPLI

テレワーク導入の課題

続いて、テレワーク導入の課題について見ていきましょう。

テレワークでは、従業員が実際に働いている姿が見えないため、勤怠管理が難しくなります。したがって、オフィス勤務とは別の手段での管理が必要です。

また、従業員がPCやスマホを社外に持ち出すことになるため、紛失や盗難など情報漏洩リスクも高まります。社内情報を守るためにも、社内教育や強固なセキュリティツールの導入が必要不可欠です。

仕事のオン・オフが切り替えにくいという問題もあります。テレワーク下では、従業員自身で仕事をコントロールしなければなりません。在宅勤務になることで、かえって集中力が低下し、生産性が落ちてしまう可能性もあります。

上記以外にも、テレワークの導入時に気をつけたいポイントはあります。詳しくは以下の記事で解説しているので、ぜひお役立てください。

在宅勤務で起こりうる課題とは？在宅勤務で事業を成功させるための解決方法と取り組み事例も紹介 | PHONE APPLI

テレワーク導入の6つのステップ

テレワークのメリットや課題をお伝えしましたが、導入するにあたって、どのような手順を踏めば良いのでしょうか。ここでは、テレワーク導入の「6つのステップ」をご紹介します。

1. 目的の明確化

まずは、「何のためにテレワークを導入するのか」という目的の明確化です。導入の目的は企業によって異なります。たとえば以下のような目的が挙げられるでしょう。

「なんとなく良さそう」という理由で導入するのは、オススメできません。テレワークが根付かないどころか、むしろ足かせとなってしまうこともあります。そうならないためにも、「何のために」を明確にしましょう。

2. ルールの決定

テレワークを円滑に実施するために、「ルール」を策定しましょう。たとえば以下のようなルールが挙げられます。

特に「評価制度」は要注意です。上司は従業員が働いている姿を見られないため、オフィスワークの「やる気」や「態度」を評価できません。どのような結果を残したかという成果主義に移行する必要があるでしょう。

3. ICT環境の整備

テレワークでは、PCやスマホなどの業務端末や、インターネット環境が必須です。そのため、会社全体でICT環境（情報通信環境）を整える必要があります。

ICT環境の整備には、それなりのコストがかかりますが、テレワークを円滑に進めるためには必要不可欠です。「生産性向上のための投資」と割り切って、自社に必要な環境を整備しましょう。

4. セキュリティ対策

テレワークには、下記のようなさまざまなセキュリティリスクが潜んでいます。

これらのリスクを防ぐためには、データの暗号化や専用ツールの導入など、セキュリティ対策が必須です。セキュリティ対策の具体的な内容については、以下の記事で解説しています。ぜひご参考ください。

テレワークのセキュリティ対策7選！リスクや事故事例をもとに解説 | PHONE APPLI

5. テレワークの実施

1〜4の準備ができたら、いよいよテレワークを実施しましょう。いきなり全社で導入するのが不安な場合は、特定の部署だけ行うなど、一部での試験的な導入がおすすめです。そこから徐々に実施範囲を拡大しましょう。

6. 評価と改善

テレワークは、一回目で必ずうまくいくとは限りません。基本的には、トライアンドエラーの繰り返しです。

課題を把握しなかった結果、「テレワークの制度だけが形骸化してしまった」というケースも少なくありません。一度実施して終わるのではなく、その都度「理想と現実にズレがないか」を確認し、改善しましょう。

テレワーク導入時に事前準備しておきたいコトやモノ

従来のオフィス勤務と比べて、テレワークは必要なシステムや設備、ルールが大きく異なります。テレワークを円滑に行うためには、入念な事前準備が重要です。ここでは、テレワーク導入時に事前準備しておきたいコトやモノをお伝えします。

1. テレワーク可能な業務の見極め

1つ目は、テレワーク可能な業務を見極めることです。社内業務の中でも、テレワークできる業務と、できない業務があります。たとえば、Webシステムの開発や書類作成はテレワークでも対応できます。

一方で、設備の修理や接客業務など「現場に居なければならない業務」は、テレワークが不可欠です。まずは、そうした業務を見極め、「誰が、どこの部署がテレワークを行うのか」を明確にしましょう。

2. PCやスマートフォンなどデバイスの確保

2つ目は、PCやスマートフォンなどデバイスの確保です。会社側で業務用デバイスを購入する方法や、従業員のプライベート端末を使う「BYOD」という方法があります。

利便性を考えるとBYODはおすすめですが、セキュリティ面では少し不安が残ります。従業員の私用デバイスを利用するのか、新たに業務用デバイスを購入するのか、自社の都合に合わせて最適な方を選びましょう。

また、テレワークではWi-Fi環境も必須です。従業員の自宅でのWi-Fi環境の整備費用も、基本的には会社で負担することになります。

BYODの内容は、こちらの記事で詳しく解説しているので、ぜひご参考ください。

BYODを活用するメリットとは？BYODをうまく活用するコツや注意点、導入事例も紹介 | PHONE APPLI

3. 成果を重視した人事評価制度

3つ目は、人事評価制度の変更です。テレワークでは、従業員の意欲や態度が見えないため、従来の人事制度では適切な評価ができません。そのため、「成果」を重視した評価制度に変更する必要があります。

テレワーク下において、多くの従業員は「きちんと評価してくれているだろうか」と不安になります。従業員のモチベーションを保つためにも、具体的にどのような成果を出せば評価対象になるかなど、評価制度を明確化させましょう。

従業員のモチベーションを高めるための取り組みについては、こちらの記事で詳しく解説しています。ぜひご参考ください。

従業員のエンゲージメントを高める取り組み方法とは？エンゲージメントを高める施策と成功事例も紹介 | PHONE APPLI

4. 労務管理やコミュニケーション円滑化のツール

4つ目は、ツールの導入です。なかでも以下の3つは導入をおすすめしたいツールとなります。

テレワークでは、従業員同士が対面で会えないため、チャットやWEB会議など「社内コミュニケーションツール」が必要不可欠です。また書類の作成・管理などもオンラインで完結させなければなりません。その場合、労務管理ツールが役立ちます。

テレワーク導入で活用できる助成金・補助金

テレワーク導入には事前準備が大切だとお伝えしましたが、「ツールを導入するだけでかなり費用がかかりそう・・」と思っている方も多いのではないでしょうか。

たしかに、全ての従業員が滞りなくツールやデバイスを使えるようにするためには、大きなコストがかかります。そこでおすすめしたいのが、国や自治体が提供している「助成金・補助金制度」です。

【全国】人材確保等支援助成金（テレワークコース）

2021年4月に創設された助成金制度で、人材確保や雇用管理の改善を目的とする中小企業事業主が助成対象です。テレワークを新たに導入する企業、試行的に導入している（していた）企業も対象となります。

【全国】IT導入補助金

IT導入補助金は、生産性向上や課題解決を目的にITツールを導入する際、コストを補助してくれる制度です。中小企業や小規模事業者が対象となります。PCやタブレットなどのハードウェアの購入も対象となるので、テレワーク導入の際には活用を検討してみましょう。

テレワーク導入時に活用したい助成金・補助金については、こちらの記事で幅広く紹介しているので、ぜひお役立てください。

2024年度版：テレワーク向けの助成金の概要や導入メリットを紹介 | PHONE APPLI

【ツール紹介】多様な働きかたを可能に！コラボレーションツール「PHONE APPLI PEOPLE」とは

PHONE APPLI PEOPLEとは、テレワークやハイブリッドワーク、フリーアドレスなどの働き方を推進させる機能をもつ働き方DXサービスです。具体的には以下のような機能があります。

「PHONE APPLI PEOPLE」(旧：連絡とれるくん) とは！

キーワードやスキルなどで社内の専門家を、名刺データからお客様の連絡先を、簡単に探しだし最適なツールでコミュニケーションがとれるコラボレーションツールです。

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【まとめ】テレワークの導入について

本記事では、テレワークの導入について、以下のポイントを中心にお伝えしました。

テレワークの導入は今からでも遅くありません。アフターコロナへの準備はもちろん、今後起こるかもしれないトラブルに備えて、今から準備を進めておきましょう。助成金や補助金もあるので、ぜひ積極的に活用してみてください。