テレワークや在宅勤務など、働き方の多様化が進むにつれ、社用携帯を導入する企業が増えています。

それは、社用携帯が社内外のコミュニケーションを円滑にし、より良い働く環境を作る一助となってくれるからです。

社用携帯の導入には多くのメリットがある一方、デメリットや注意点もあります。

社用携帯の導入を成功させるためには、事前にしっかりと良し悪しを理解しておくことが必要です。

そこで本記事では、社用携帯について、次のポイントを中心にお伝えします。

本記事が、貴社で社用携帯を導入する際の一助となれば幸いです。

「社用携帯（社用携帯とは）」を内部リンク

社用携帯を導入するメリット5つ

それではさっそく、社用携帯を導入するメリットを5つご紹介します。

個人の携帯を業務利用する、BYODとは異なるメリットがありますので、その違いも確認しましょう。

「BYODとは」を内部リンク

1. セキュリティ対策になる

社用携帯を導入することで、まず情報のセキュリティ対策が強化されます。

個人携帯を業務で使用する場合、すべてを規制するのが難しく、ウイルス感染や情報漏洩のリスクが高まります。

しかし、社用携帯なら会社が管理できるので、強力なセキュリティソフトを入れたり、アクセス制限の強化が可能です。また、紛失や盗難の際には、リモートでデータを消去でき、企業の大切な情報を守ることができます。

2. 業務効率化・生産性向上につながる

社用携帯は、仕事の効率が上がり、業務効率化や生産性向上に効果的です。

従業員は、外出先でも取り次ぎなしで素早く連絡を受け取れます。また、メールチェックや資料の確認もできるため、移動時間や待ち時間も有効活用できて生産性が向上するのです。

また、スケジュール管理アプリや業務用ツールを一括で導入できるため、従業員全員が同じ環境で仕事できます。さらに、テレワークにも対応しやすくなり、柔軟な働き方を実現できます。結果として、会社全体の業績アップにつながる可能性が高まるでしょう。

3. コミュニケーション手段が統一される

社用携帯を導入すると、社員間のコミュニケーション手段を統一できます。特定のアプリやツールを社用携帯に設定すれば、スムーズな連絡が可能になるでしょう。

たとえば、ビジネスチャットを導入すれば、メールよりも素早くやり取りができます。また、ビデオ会議システムを使えば、場所や時間を問わず、顔を見ながらの会議も可能です。緊急時の連絡網としても活用でき、素早い情報共有が可能になります。

さらに、個人携を業務で活用する場合とは異なり、電話やメッセージの内容がすべて仕事に関するものになるため、情報の混乱も避けられるのもメリットです。

4. 経理業務の負担を軽減できる

社用携帯の導入は、経理部門の負担を大きく減らします。個人の携帯を仕事で使う場合は通話料や通信費の精算が必要ですが、社用携帯なら会社が一括で管理するため、煩雑な個別の精算が不要になるからです。

また、利用状況も一目で把握できるので、コスト管理もしやすくなります。経費の不正使用のリスクも減るでしょう。経理業務の効率化は、会社全体の生産性向上にもつながります。

5. プライバシー保護になる

社用携帯は、従業員のプライバシーを守る助けにもなります。個人の携帯を業務で使用する場合は、個人情報である電話番号を顧客や取引先に知らせる必要があります。しかし、仕事用と個人の携帯を分けることで、個人的な連絡先や情報を会社や顧客に知られる心配がなくなり、プライバシーを保護できるのです。

また、会社側も、業務に関係のない個人情報を管理するリスクが減らせるでしょう。お互いのプライバシーを尊重しつつ、適切な距離感を保った関係を築くことができるのです。

社用携帯を導入するデメリット3つ

社用携帯の導入にはさまざまなメリットがある一方で、デメリットも存在します。デメリットは次の3つが考えられます。

1. 導入・運用コストがかかる

社用携帯の導入には、初期投資と毎月の維持費が必要です。1台当たりの導入コストの相場は端末代が2万〜10万円、通信費が月額3,000円～5,000円程度になります。これに加え、セキュリティ対策や管理システムの導入費用もかかるのを忘れないようにしましょう。

運用面では、端末の管理や故障時の対応など、新たな業務も発生するため、これらの費用対効果を慎重に検討する必要があります。とくに中小企業では、この負担が重くなる可能性があるので、無料ツールでも事足りるのかなど含め、導入前に十分な検討が必要です。

2. 私的利用の可能性がある

社用携帯を支給しても、私的な用途に使われるリスクがあります。

なぜなら、いつでもどこでも使用できるため、業務時間中にSNSを使用したり、個人的なメッセージをやり取りする従業員が増える可能性があるからです。

個人の連絡やインターネット利用が増えることで、業務効率が低下することも考えられます。

また、動画視聴やゲームなどの私的利用による通信費の増加も、問題になる可能性があります。私的利用を防ぐためには、明確な利用ルールの設定と定期的なモニタリングが欠かせません。

3. 2台持ちの負担や紛失リスクがある

社用携帯の導入により、従業員は2台の携帯を持ち歩くことになります。従業員にとって、個人用と社用携帯の2台持ちは負担となり、管理が難しくなる場合があります。

とくに、外出先や出張中に社用携帯を紛失する可能性も高まるため、注意が必要です。社用携帯を紛失すると、会社の情報が漏洩する危険性があります。

従業員にとっては責任も重くなり、精神的なストレスになる可能性もあるでしょう。これらの負担やリスクへの対策も、導入時に考慮することが必要です。

社用携帯を導入するには、いくつか気をつけるべき点があります。次の5つの注意点を確認して、効果的な導入をしましょう。

1. 導入目的を明確にする

社用携帯を導入する前に、まず目的を明確にすることが大切です。導入目的が明確になれば、どんな機能が必要か、どんなルールを作るべきかが見えてきます。

逆に目的が曖昧だと、導入後に必要な機能や運用方法が適切でない可能性があります。その結果、スペック過多な端末を選んでコスト増になったり、データ容量が不足して返って業務に支障をきたしかねません。

たとえば、社員の生産性を上げたい、情報セキュリティを強化したいなど、目的はさまざまです。目的をはっきりさせてから、最適な端末やプランを選びましょう。

2. 契約サービスや内容を比較する

携帯キャリアや契約プランにはさまざまな種類があるため、導入前に必ず比較検討しましょう。通信速度や月額料金、データ通信量の制限などを確認し、自社の規模や予算に合ったサービスを選ぶことが重要です。

導入後は継続的に活用していくことになるので、プラン内容、保守を含めたサポート内容、ランニングコスト含めた料金を比較しましょう。導入目的に応じたサービス会社を選ぶには、複数のサービス会社での見積もりをとり、最適な選択をすることが大切です。

3. 使用ルールを定めて共有する

社用携帯を円滑に運用するには、明確な使用ルールが必要です。ルールが曖昧だと、使い方にばらつきが出てトラブルの元となってしまう可能性があります。

たとえば、私的利用の禁止や業務時間外の使用制限、アプリのインストール基準など、ルールを明確にして全社員に共有することが大切です。また、紛失や故障時の対応手順も定めておくと安心でしょう。

適切で安全な社用形態の運用には、従業員自身の協力が欠かせません。ルールを正しく理解してもらうために、定期的に研修するのも効果的です。

4. セキュリティ対策を徹底する

社用携帯には、重要な情報が保存されることが多いため、セキュリティ対策は必須です。セキュリティ対策には次のようなことがあげられます。

この対策をすることによって、会社側で社用携帯を制御・一括操作でき、定期的なセキュリティチェックも実施可能です。また、対策について教育を行い、社員一人ひとりのセキュリティ意識を高めることも忘れないようにしましょう。

5. 利用状況を把握できる仕組みを作る

社用携帯の利用状況をリアルタイムで把握できる仕組みを作ることも欠かせません。使用データをモニタリングすることで、私的利用の防止や、業務における活用度をチェックできます。

たとえば、通話時間やデータ通信量、アプリの使用状況などを定期的にチェックできるシステムを導入しましょう。不適切な利用や無駄な支出を防げます。

管理ツールを導入することで、社員一人ひとりの使用状況を適切に把握し、運用の改善に役立てましょう。

【コラム】社用携帯はガラケーとスマホのどちらがよい？メリット・デメリットを比較

社用携帯の端末は、ガラケーとスマホの大きく2種類あります。どちらを選べばいいのか悩みどころですが、自社の導入目的によって選ぶことが大切です。

各メリット・デメリットを確認して、どちらを選択するか決めましょう。

操作性がシンプルなガラケーは誰でも使いやすく、「通話」が目的な場合にオススメです。その上、ガラケーは月額の平均利用料金が2,739円で、スマホの約半分で、バッテリーの持ちが圧倒的にいいのも特徴です。一方で、アプリなどの利用が限られます。

スマホは通話だけでなく、幅広い使い方ができるのが特徴です。チャットやSNS、勤怠管理、スマホ内線化など、多機能にわたります。

そのため、オフィスでなくとも業務の進捗管理や顧客への架電、コールセンター業務などができるため、リモートワークが可能です。働き方改革などにより多様な働き方が求められている今、スマホの有用度は大きいといえます。その代わり、ガラケーよりコストがかさむことは否めません。

上記を比較して、自社の目的にあった最適なプランを選択し、費用対効果がいいものを選択することが重要です。

コミュニケーションポータル「PHONE APPLI PEOPLE」とは

PHONE APPLI PEOPLEなら、連絡先を端末内ではなくクラウドで一元管理するため、万が一端末を紛失しても情報漏洩の心配はありません。また、認証機能がついているのでアクセス許可のないスマホをシャットアウトできます。従業員や取引先などの連絡先情報をクラウド上に保存、管理、共有できるWeb電話帳の機能も有しています。

「PHONE APPLI PEOPLE」には、次のような機能が標準搭載されています。

「PHONE APPLI PEOPLE」とは！

ヒトのつながりを高め組織を強くするコミュニケーションポータルです。メンバー同士がお互いを理解し最適なコミュニケーションをとることにより心理的な距離を縮めて、活発な協働を促します。

サービスサイトを見る

【事例紹介】第一生命保険株式会社｜iPhoneとWeb電話帳の導入で固定電話機1万台の削減およびコミュニケーション円滑化を実現

引用："第一生命":https://www.dai-ichi-life.co.jp/

第一生命保険は、約6万人の従業員が在籍し、関連会社や海外現地法人などを合わせて30社を有する日本トップクラスの保険会社です。

2018年-2020年の中期経営計画の一環として、働き方改革を推進している同社。同社は2019年に軽量・薄型ノートPCを全社導入し、営業担当など外出の多い従業員にはiPhoneを支給していました。さらに、2020年4月、内勤職の約1万1000人に対してiPhoneを配布し、固定電話を削減しています。

効果

• 働き方改革の一環として、内線電話のiPhone化を実施
• コロナ禍でのコミュニケーション維持に貢献
• 固定電話に従来かかっていたコストを大幅に削減

従業員やお客さまに関する情報を大量に扱っている同社は、「端末に情報が残らないこと」「リアルタイムの着信表示」を重要視していました。iPhoneを導入し、セキュリティが担保できるクラウド管理の電話帳を活用したことで、その課題を見事にクリアしています。

さらに、従業員にとっては自宅でもiPhoneで内線が利用でき、Web電話帳で簡単にコミュニケーションをとることができると好評です。

結果として、1万1000台のiPhoneを導入し、場所にとらわれない働き方を実現しています。

【まとめ】社用携帯を導入するメリットと注意点について

本記事では、社用携帯を導入するメリットについて、以下のポイントを中心にお伝えしました。

• 社用携帯を導入するメリットは、セキュリティ対策、業務効率化・生産性向上につながるなど主に5つある
• 一方でデメリットは、導入・運用コストが負担、私的利用の可能性、2台持ちの負荷や紛失リスクがある
• 社用携帯を導入するときは、導入目的を明確にし、契約サービス・内容の比較、使用ルールやセキュリティ対策の設定、利用状況のモニタリングに注意する

社用携帯は、コミュニケーションの円滑化や生産性の向上など、多くのメリットをもたらします。働き方が多様化する中で、企業には欠かせない手段の一つとなるでしょう。実際に活用場面と費用をシミュレーションし、自社のニーズに沿って計画・検討してみてください。

本記事が、社用携帯を導入するための参考として役立てていただけたら幸いです。

【無料資料ダウンロード】60秒でわかるPHONE APPLI PEOPLEとは

組織を強くするコミュニケーションポータル「PHONE APPLI PEOPLE」。人もツールも、つながる、まとまる。多様なコラボレーションが生まれる組織に。

⇒「60秒でわかるPHONE APPLI PEOPLE」の資料はこちら