名刺の管理方法を徹底解説！アナログ・デジタル別のメリットとおすすめアプリを紹介
日々増え続ける名刺の管理に、頭を悩ませてはいないでしょうか。机の引き出しや名刺ホルダーがパンパンになり、「あの人の名刺はどこにしまっただろう？」と探すのに時間を取られてしまうことも少なくありません。
名刺は、単なる連絡先が書かれた紙ではなく、ビジネスチャンスにつながる貴重な資産です。適切に管理し、活用することで、業務の効率は格段に向上します。
この記事では、アナログからデジタルまで、さまざまな名刺の管理方法を詳しく解説し、あなたに最適な方法を見つけるお手伝いをします。
名刺の管理、どうしてる？よくあるお悩み
多くの方が名刺の管理において、似たような課題を抱えています。
具体的なお悩みを見ていくことで、なぜ今、名刺の管理方法を見直すべきなのかが明確になります。
必要な名刺がすぐに見つからない
最も多いお悩みが、「いざという時に必要な名刺が見つからない」という状況です。大量の名刺の中から一枚を探し出すのは大変な作業であり、その時間は本来であれば他の業務に使えるはずの貴重な時間です。
探し物が見つからないストレスは、業務全体の生産性を低下させる原因にもなります。
情報が古くなり活用できない
名刺交換をした相手が昇進したり、部署を異動したり、あるいは転職したりすることは珍しくありません。
しかし、紙の名刺のままでは、それらの情報を更新することが難しく、いつの間にか古い情報となってしまいます。古い情報のままでは、いざ連絡を取りたいときに繋がらなかったり、失礼にあたってしまったりする可能性があります。
チーム内で情報共有ができていない
営業担当者がそれぞれ個人で名刺を管理していると、誰がどのような人物と接点を持っているのかが分からず、情報が属人化してしまいます。
これにより、担当者が不在の際に他の人が対応できなかったり、部署全体でアプローチできるはずのビジネスチャンスを逃してしまったりする原因となります。
名刺の管理方法はアナログとデジタルの2種類
名刺の管理方法は、大きく分けて「アナログ管理」と「デジタル管理」の2種類が存在します。
それぞれに良い点と注意すべき点があるため、両方の特徴を理解し、自分の名刺の枚数や活用目的に合った方法を選ぶことが重要です。
|
管理方法 |
メリット |
デメリット |
|
アナログ管理 |
|
|
|
デジタル管理 |
|
|
アナログ管理のメリット・デメリット
アナログ管理は、名刺ホルダーやボックスなどを使って、名刺そのものを物理的に保管する方法です。最大のメリットは、専用の道具を購入するだけで始められる手軽さとコストの低さです。
名刺交換の頻度が少なく、枚数がそれほど多くない場合には、シンプルで分かりやすい管理方法と言えるでしょう。一方で、名刺の枚数が増えるにつれて目的の名刺を探すのが困難になったり、保管スペースを圧迫したりするデメリットがあります。
また、紛失や汚損のリスク、社内での情報共有がしにくい点も課題となります。
デジタル管理のメリット・デメリット
デジタル管理は、スキャナやスマートフォンのカメラで名刺を読み取り、データとして保存する方法です。最大のメリットは、その高い検索性です。
会社名や氏名で検索すれば、瞬時に必要な情報にアクセスできます。また、データをクラウド上で管理すれば、チーム内での情報共有も簡単に行えます。
一方で、名刺管理ツールやアプリの利用には月額料金などのコストがかかる場合があります。さらに、名刺をデータ化するためのスキャン作業が必要になる点も、人によっては手間に感じるかもしれません。
【アナログ編】名刺の基本的な整理方法
デジタル化の流れがある一方で、アナログ管理にも根強い良さがあります。
ここでは、伝統的で確実なアナログでの名刺整理方法を3つ紹介します。
名刺ホルダーで時系列に管理する
ファイル形式の名刺ホルダーは、最も一般的なアナログ管理方法の一つです。この方法のコツは、受け取った順番に保管していく「時系列順」での管理です。
新しい名刺を後ろに追加していくだけなので、管理の手間がかかりません。いつ頃会った人かという記憶を頼りに探す際に便利な方法です。
ただし、五十音順で並べ替えたい場合には、すべての名刺を一度出して入れ直す必要があり、手間がかかります。
名刺ボックスで五十音順・業種別に管理する
ボックス型のケースとインデックスカードを使って整理する方法も効果的です。この方法の最大の利点は、並べ替えが容易であることです。
インデックスを「あいうえお順」や「業種別」で分けることで、目的の名刺を素早く見つけ出すことができます。新しい名刺を追加する際も、該当するインデックスの場所に差し込むだけなので簡単です。
名刺の枚数が多い方には特におすすめの方法です。
ノートに貼り付けて情報を一元化する
大学ノートなどに名刺を直接貼り付けて管理する方法もあります。この方法のメリットは、名刺の余白部分に、商談の内容や相手の特徴、話したことなどを自由に書き込める点です。
名刺情報と関連情報を一覧で確認できるため、後から見返したときに記憶を呼び起こしやすくなります。
時系列やプロジェクトごとにノートを分けると、さらに整理しやすくなります。
【デジタル編】名刺管理を効率化する方法
名刺の枚数が多く、情報を積極的に活用したい場合には、デジタル管理が非常に有効です。
ここでは、デジタルで名刺を管理するための具体的な方法を3つ紹介します。
Excelやスプレッドシートで管理する
最も手軽に始められるデジタル管理が、ExcelやGoogleスプレッドシートを利用する方法です。会社名、氏名、役職、連絡先といった項目を作成し、手入力でデータベースを構築します。
フィルターや並べ替え機能を使えば、アナログ管理よりも格段に探しやすくなります。コストがかからない点が魅力ですが、すべての情報を手で打ち込む必要があり、入力ミスが発生しやすい点には注意が必要です。
スマートフォンアプリで手軽に管理する
現在、数多くの名刺管理アプリが登場しており、スマートフォン一つで手軽に名刺管理を始めることができます。
スマートフォンのカメラで名刺を撮影するだけで、OCR（光学的文字認識）機能が自動で文字を読み取り、データ化してくれます。多くは無料で始められるため、デジタル管理の第一歩として試してみるのに最適です。
名刺管理ソフト・ツールを導入する
法人として本格的に名刺情報を資産として活用したい場合は、専用の名刺管理ソフトやツールの導入がおすすめです。これらのツールは、高精度なデータ化はもちろん、顧客管理システム（CRM）や営業支援システム（SFA）との連携、人事異動情報の自動更新など、ビジネスを加速させるための豊富な機能が搭載されています。
チームでの情報共有や属人化の解消に大きな効果を発揮します。
無料で始められるおすすめ名刺管理アプリ
まずはコストをかけずにデジタル管理を試してみたいという方向けに、無料で利用できる人気の名刺管理アプリを3つ紹介します。
Eight（エイト）
Sansan株式会社が提供する個人向けの名刺管理アプリです。スマートフォンのカメラで撮影するだけで、高精度なOCR技術とオペレーターの手入力により、正確にデータ化されます。
登録枚数に制限がなく、無料で使い続けられる点が大きな魅力です。
利用者同士で名刺交換ができるオンライン名刺機能も搭載しています。
(参考：名刺アプリ「Eight」 - デジタル名刺交換や、名刺管理に）
myBridge（マイブリッジ）
LINE株式会社の関連会社が提供する名刺管理アプリで、すべての機能を完全無料で利用できます。OCR機能に加え、オペレーターによる手動修正も無料で行われるため、データ精度が高いのが特徴です。
他のユーザーと名刺情報を共有できる「共有名刺帳」機能もあり、小規模なチームでの利用にも適しています。
(参考：myBridge - サクッと名刺管理、myBridge）
Wantedly People（ウォンテッドリーピープル）
ビジネスSNS「Wantedly」が提供する名刺管理アプリです。一度に最大10枚の名刺を同時に撮影し、瞬時にデータ化できる点が最大の特徴です。
人工知能が名刺の情報を解析し、Wantedlyのプロフィール情報と連携させることで、名刺だけでは分からない相手の経歴なども知ることができます。
(参考：Wantedly People | 名刺管理が驚くほど簡単な無料アプリ）
法人向けのおすすめ名刺管理ツール
チームや組織全体で名刺情報を活用し、営業力を強化したい場合には、法人向けの専用ツールが最適です。
代表的なサービスを４つ紹介します。
PHONE APPLI（フォンアプリ）
個人で管理されがちな名刺情報を会社の資産として活用できる名刺管理機能を搭載しています。部署やチーム単位での共有フォルダ作成が可能で、閲覧・編集権限を細かく設定できるため、担当者変更や部署異動時もスムーズな引き継ぎを実現します。
また、ScanSnapや複合機からの一括取り込みにも対応しており、大量の名刺を効率的にデジタル化できます。名刺交換履歴や名刺画像の確認機能により、顧客との接点を可視化し、営業活動の質向上にも寄与する包括的な名刺管理システムです。
Sansan（サンサン）
法人向け名刺管理サービスで圧倒的なシェアを誇るのが「Sansan」です。スキャナやスマートフォンで取り込んだ名刺を99.9%の精度でデータ化し、社内全体で共有可能なデータベースを構築します。
名刺情報を起点にあらゆる顧客情報を一元管理し、営業活動のDX（デジタルトランスフォーメーション）を推進します。
ホットプロファイル
名刺管理、SFA、MA（マーケティングオートメーション）の機能を統合した営業支援ツールです。名刺をデータ化するだけでなく、その後の営業活動やマーケティング施策までを一気通貫でサポートします。
顧客のWebサイト閲覧履歴などを分析し、見込みの高い顧客を自動で通知する機能などが強みです。
(参考：ホットプロファイル｜クラウド型名刺管理×営業支援ツール）
Knowledge Suite（ナレッジスイート）
名刺管理、SFA、グループウェアなど、ビジネスに必要な機能がオールインワンで搭載されているツールです。ユーザー数無制限で利用できる料金体系が特徴で、コストを抑えながら全社でツールを導入したい企業に適しています。
シンプルな操作性で、ITツールに不慣れな方でも使いやすいと評判です。
(参考：Knowledge Suite（ナレッジスイート）【公式】）
名刺管理を成功させるための3つのポイント
どの管理方法を選ぶにしても、効果的に運用するためにはいくつかの共通したポイントがあります。
最後に、名刺管理を成功させるために意識すべき3つのことを解説します。
もらったらすぐに情報を書き込む・データ化する
名刺交換をした際の記憶は、時間が経つにつれて薄れてしまいます。どのような状況で会い、どんな話をしたのか、相手の特徴などを忘れないうちに、名刺の余白にメモしたり、デジタルデータに追記したりする習慣をつけましょう。
この一手間が、後々のコミュニケーションを円滑にします。
定期的に不要な名刺を見直す
すべての名刺を永久に保管しておく必要はありません。年に一度、あるいは半年に一度など、定期的に名刺を見直す機会を設けましょう。
長期間連絡を取っておらず、今後も接点を持つ可能性が低い方の名刺は、思い切って処分することも大切です。これにより、本当に重要な情報だけが残り、管理の効率が上がります。
セキュリティ対策を意識する
名刺には氏名、会社名、連絡先といった重要な個人情報が記載されています。特にデジタルで管理する場合は、セキュリティ対策が不可欠です。
パスワードを適切に設定することはもちろん、アクセス権限の管理ができるツールを選んだり、情報漏洩のリスクが低い信頼できるサービスを選んだりすることが重要です。
まとめ
名刺の管理は、単なる整理整頓作業ではなく、ビジネスの成果に直結する重要な業務です。アナログ管理には手軽さという良さがあり、デジタル管理には効率性と活用度の高さという強みがあります。
まずは自分の名刺の枚数や仕事のスタイルを振り返り、できそうな方法から試してみてはいかがでしょうか。適切な管理方法を導入することで、名刺は強力なビジネス資産へと変わるはずです。
