オフィスのコスト削減が必要な理由

長引く景気の低迷と業績の伸び悩みを打破すべくオフィスのコスト削減が叫ばれています。オフィスのコスト削減は企業の将来の発展に繋がるともいわれています。社員が一丸となってオフィスのコスト削減に臨むことでチームワークが発揮されてモチベーションが上がります。

無駄な経費を減らすことで純利益が上がり売上がアップすることで給与として従業員に還元することができます。新しい事業を作り出す原動力にもなります。

オフィスのコスト削減できる10個の費用

エネルギー・オフィス・オペレーションコストなど、オフィスで削減できる10個の費用についてご紹介していきます。普段あたり前に使用されている経費が、実は必要のない無駄な費用であるケースが多々あります。それらをひとつひとつ検証していきましょう。
ただしオフィスのコスト削減はサービスの質を落とさない範囲で行うことが基本です。最大の売上に最小のオフィスコストが実践できるように上手にコストダウンをしてください。

オフィスのコスト削減できる費用1：残業代

残業代を減らす工夫をしていきましょう。残業を事前申請制にするのも良いアイデアです。残業に対するひとりひとりの自覚を促し、オフィスのコスト削減に繋げていくことができるからです。

ノ－残業デーを設定して、皆が気兼ねなく帰ることができる雰囲気を作り上げる試みも大切です。そのために業務効率向上の目標を設定する方法が推奨されています。これにより監督する側の人間が従業員の業務を把握できるという利点もあります。

オフィスのコスト削減できる費用2：採用経費

本当に増員が必要かどうかを現場レベルで考えなおしてみる必要があります。人を採用するとそれだけ多くの人件費がかかります。現状の人数ではなぜまかなえないのか、正社員ではなく短期の派遣ではだめなのか、他部署から応援を頼めないかなど、さまざまなアイデアを出して乗り切る方法を見つけていきましょう。

場合によっては最新システムを導入して組織そのものを再編する必要もあります。

オフィスのコスト削減できる費用3：賃料

賃料を削減するためにオフィス移転を視野に入れていきましょう。オフィスを移転する前に大家へ賃料の値下げ交渉をしてみるとよいでしょう。賃料は下がらないという固定観念を捨てて、土地価格の相場などを参考にして値下げを打診してみる方法もおすすめです。賃料引き下げの専門家に頼むというやり方もあります。

オフィスのコスト削減できる費用4：水道・光熱費

水道や光熱費はオフィスのコスト削減でいちばん取り組みやすい項目です。ただし水道・高熱費のコスト削減は社員の協力がないと実現できません。また、そのことに神経が集中してしまうと本来の業務に支障をきたしてしまう可能性があります。

LEDに替えたりエコ製品を使うなど、さりげなく社員に節約を促していくと上手にオフィスのコスト削減に繋げていくことができます。蛇口に節水コマ・節電システムの利用なども効果的です。

オフィスのコスト削減できる費用5：交通費

交通費のコスト削減のためにカーシェアリング・レンタカー・エコカーの利用が効果的です。カーシェアリングを導入すれば、会費を払うだけで自社で車を所有せずに自動車を利用できるので交通費のコスト削減が図れます。車両の購入費・ガソリン・車検費用・税金や駐車場代などの大幅な節約を見込むことができます。車を使う頻度が少ない場合はレンタカーでその場だけ代用することができます。エコカーでガソリン代の節約もできます。

オフィスのコスト削減できる費用6：電話代

電話代もオフィスのコスト削減によく挙げられる項目です。電話の回線をできるだけ減らしてみる工夫が必要です。一括請求サービスを利用してたくさんの回線を1つにまとめてみる方法もコスト削減に有効的です。毎月の請求処理や請求書代などを減らすことができます。

また、携帯電話の料金もビジネスプランに合わせて変えていくことで節約が見込めます。割引サービスを調べてお得なコースに切り替えていきましょう。

最新の電話環境クラウドPBXとは？従来のPBXとの違いやメリットを徹底解説 | PHONE APPLI

オフィスのコスト削減できる費用7：福利厚生

福利厚生は法定福利費と必ず必要な厚生費から成り立っているため、法定福利費の内容の見直しを図っていきましょう。たとえば忘年会やパーティは大きな会場やホテルを借りるなどの形態はやめて、自社の会議室でケータリングですませるなどの工夫が必要です。法定福利費の内訳を社員が選べる制度にする、使用されていないスポーツ・宿泊施設の廃止、寮や社宅の賃料見直しなども挙げられます。

オフィスのコスト削減できる費用8：コピー費

コピー費のコスト削減は紙代よりもトナーやリース代に重きを置いて考えましょう。コピー機のリース代はメンテナンスも込みなため、メーカーによって料金が違います。カウンター料金の単価を引き下げてもらうなどの値段交渉に踏み切ってみましょう。場合によってはよりコストがかからないメーカーへの切り替えも有効です。トナーをリサイクル品に替えるなどの工夫が必要です。

オフィスのコスト削減できる費用9：警備費

警備費のコスト削減のポイントは契約内容の見直しです。警備員に設備管理の仕事を任せることを視野に入れていきましょう。常駐している警備員の場合は、監視・巡回業務の他に建物の設備の点検や異常があったときに対応してもらえるように交渉してみましょう。 その際に警備員の契約内容をすべて見直して、必要があれば見積もりを取り、他社と競合することも視野に入れて話し合いをもちましょう。

オフィスのコスト削減できる費用10：アウトソーシング

アウトソーシングでオフィスのコスト削減を実現できます。正社員を採用するかわりにアウトソーシングで乗り切りましょう。また、残業が多い正社員の仕事をアウトソーシングに切り替えてプロに頼むことで残業代のコスト削減も期待できます。時間的にも節約できますし、作業の質の向上も図れます。 また、不必要なアウトソーシングを減らしてオフィスのコスト削減ができる場合もあります。アウトソーシングの詳細な見直しも大切です。

【事例】固定電話削減 事例

三菱商事

三菱商事株式会社は、天然ガスから自動車、食品まで幅広い商品を扱う総合商社です。中期経営戦略の一環として「固定電話の廃止」を考えていた同社。新たなワークスタイルの要として、Web電話帳「PHONE APPLI PEOPLE（旧:連絡とれるくん）」の導入に踏み切ったといいます。

PBXの見直しを行ったこと同時に、Web電話帳を活用したことで固定電話と内線を原則廃止につながり、社内の新しいワークスタイルが根付いた事例です。

【導入事例を見る】
固定電話廃止と内線撤廃 - スマートフォン全社導入を企業変革の推進力へ - | 三菱商事株式会社

【ツール紹介】固定電話削減も可能に！コラボレーションツール「PHONE APPLI PEOPLE」とは

PHONE APPLI PEOPLEとは、テレワークやハイブリッドワーク、フリーアドレスなどの働き方を推進させる機能をもつ働き方DXサービスです。具体的には以下のような機能があります。

「PHONE APPLI PEOPLE」(旧：連絡とれるくん) とは！

キーワードやスキルなどで社内の専門家を、名刺データからお客様の連絡先を、簡単に探しだし最適なツールでコミュニケーションがとれるコラボレーションツールです。

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【まとめ】コスト削減しても快適なオフィス環境を整備しましょう！

オフィスのコスト削減が従業員のモチベーションを上げて利益をアップさせることに役立ちます。オフィスのコスト削減は余計な経費を抑えて業務全体のパフォーマンスや流れをすっきりと動きやすくしてくれます。そのために高熱費や水道代、オフィスの賃料や残業代、交通費などあらゆる部門のコスト削減に着手していく必要があります。加えて物品購入交渉術やシステムの一元化など、さまざまな最新アイデアも取り入れていきましょう。