「ハイブリッドワークの導入を検討しているが、導入後に起こりうる課題を事前に知りたい」
「周りの企業も導入しているのでメリットは多いと思うが、デメリットも気になる」
「ハイブリッドワークの課題をしっかりと押さえておきたい」

本記事はこのようなお悩みを抱えている方に向けて執筆しました。ハイブリッドワークとは、オフィスワークとテレワークを組み合わせた働き方のことです。

コロナ禍でテレワークが注目されましたが、オフィスワークの重要性が再認識されハイブリッドワークに移行する企業が増えています。しかし一方で、ハイブリッドワークに課題を感じている企業も少なくありません。

そこで本記事では、以下の内容をお伝えします。

ハイブリッドワークの生産性アップにつながる「Web電話帳」ツールを運営している当社が徹底解説しますので、ぜひ自社のハイブリッドワーク導入にお役立てください。

「そもそもハイブリッドワークって・・？」という疑問については、こちらの記事で詳しく解説しています。

ハイブリッドワークとは？メリットやデメリット、向いている企業についても解説！ | PHONE APPLI

ハイブリッドワークで抱えやすい4つの課題と解決方法

早速本題である「ハイブリッドワークの課題」を見ていきましょう。今回は、ハイブリッドワークで抱えやすい4つの課題と、その解決方法をお伝えします。

課題1. コミュニケーションが希薄になりやすい

1つ目の課題は、コミュニケーションが希薄になりやすいことです。ハイブリッドワークを導入すると、オフィスワークをする従業員と、テレワークをする従業員に分かれます。物理的に会う機会が減るため、コミュニケーションが希薄になってしまうのです。

【解決方法】フリーアドレスやチャットツールを活用する

解決策として、フリーアドレスやチャットツールの導入が効果的です。フリーアドレスとは、従業員の固定席を決めず、自分の好きな席で仕事をできる制度のことです。

フリーアドレスを導入すれば、オフィスにいる誰かと一緒に仕事ができたり、知っているけど話したことない従業員とのコミュニケーション機会も増えるでしょう。

また、チャットツールで、何気ない話題をいつでも投稿できる「雑談ルーム」を作るなども効果的です。

フリーアドレスの成功事例については、こちらの記事で紹介しています。導入する際はぜひご参考ください。

フリーアドレスを導入したい！成功事例と失敗事例からみるフリーアドレス導入の成功方法について | PHONE APPLI

課題2. 勤怠管理が煩雑になりやすい

2つ目は、勤怠管理が煩雑になりやすいことです。ハイブリッドワークでは、従業員がさまざまな場所で働くため、欠席や勤務開始時間、営業の外回りや内回りなど、勤怠状況が見えにくくなります。

残業を含む労働時間の集計や休暇取得の申請など、労務管理で行うべき業務はさまざまです。ハイブリッドワーク導入によって、労務担当者の負担増加が懸念されます。

【解決方法】勤怠管理システムを活用する

解決策として、勤怠管理システムの導入があげられます。勤怠管理システムには、出退勤の打刻や残業の申請、有給や代休の管理、労働時間の自動集計など便利な機能が揃っています。

最近では「クラウド」で管理できるシステムも多いため、複数の担当者がいてもリアルタイムで情報を共有できます。

課題3. 急なトラブルやイレギュラーへの対応が難しい

3つ目は、急なトラブルやイレギュラーへの対応が難しいことです。たとえば、担当者がテレワークで不在の日に緊急連絡が入ったり、急なトラブルが起きた場合、対応が難しくなります。

仮に対応できても、当日の夜や後日対応など、リアルタイム対応が難しいでしょう。即対応しなければならないアクシデントが起こった場合は、何も動けないというのが実情です。

【解決方法】トラブル時の代替手段を用意しておく

トラブルに即対応する方法として、同じ部署のメンバーなど、プロジェクトの状況を知っている従業員を常時オフィスワークにする方法が考えられます。

また、トラブル時は、報告・連絡・相談の「報連相」のスピードが大切です。トラブル発生時、現場にいる従業員がまず誰に連絡をし、先方に対してどのような対応をすべきか指示をするなど、スムーズに対応するためのフローを考えておきましょう。

課題4. オフィス組と在宅組の情報格差が生まれやすい

4つ目は、オフィス組と在宅組の情報格差が生まれやすいことです。テレワーク頻度の多い従業員は、オフィス組と比べて、会社のリアルな情報が入りにくくなります。

たとえば、プロジェクト状況や他部署の状況などです。出社頻度が少ないと、社内全体の雰囲気も感じにくくなってしまうでしょう。

こうした「情報格差」が広がれば、従業員同士の会話にズレが生まれ、働きにくさにつながります。場合によっては、疎外感を感じてしまい、それが退職要因の1つになってしまう可能性もあります。

【解決方法】情報を発信しやすい仕組みを作る

情報格差の防止策として、情報を発信しやすい仕組み作りがあげられます。

たとえば、今日行ったタスクや気づきを投稿する「日報」や、宛先を指定せず気軽にチャットを投稿できるグループを作るなど。従業員が「気軽」かつ「高頻度」で発信できる環境を作ることが大切です。

ハイブリッドワークの導入に成功した企業事例

ハイブリッドワークの課題と解決方法をお伝えしましたが、それだけではイメージを掴みにくいと思います。本章では、ハイブリッドワークの導入に成功した企業事例をいくつかご紹介します。

自社サービスを駆使してハイブリッドワークを促進 | 日本マイクロソフト

画像引用：日本マイクロソフト 公式Twitter

世界的なソフトウェア企業「マイクロソフト」の日本本社の事例です。同社では、場所を問わずに働ける環境をハイブリッドワークで実現するべく、さまざまな取り組みを行っています。

同社では、ハイブリッドワークを前提に、従業員が気軽に話せるエリアやオンライン会議スペースなど、オフィスのリニューアルを実施。ほとんどの従業員がストレスなく働けているようです。

また、ハイブリッドワークを進めるにあたって、自社サービス「Windows11」を活用しています。Windows11はハイブリッドワークに特化したOSで、コミュニケーションアプリ「Microsoft Teams」が統合されています。

Microsoft Teamsには、「オーバーレイ機能」「Microsoft Whiteboard」といった便利な機能が充実。オーバーレイ機能は、プレゼン資料と発表者の顔を表示できる機能です。Microsoft Whiteboardでは、PC上のホワイトボードに書き込みながらオンライン会議ができます。

また、PCやスマホ、タブレットなどの業務デバイスも、自社サービスで一元管理しています。業務に必須のアプリを強制的にインストールする機能や、社内アプリからコピーした情報を未許可アプリにペーストできないようにする機能などが付属しています。

仮想オフィスを本社にして情報格差を解消 | サイボウズ株式会社

画像引用：サイボウズ株式会社 公式

サイボウズ株式会社は、東京都に本社を構えるソフトウェア開発会社です。最近では、クラウド型業務アプリ「キントーン」で注目を集めています。同社は、1,000人以上に及ぶ従業員数で、リモートワーク率が90%を超えており、次のような取り組みを行っています。

同社では、情報格差を解消するために「仮想オフィス」を設置し、それ自体を本社にしています。仮想オフィスとは、オンライン上のオフィスのことで、業務に関する情報配信やコミュニケーションなどを集約します。

仮想オフィスでは、会議や書類作成、労務管理など、ほとんどの業務をオンライン化し、議事録などで情報を細かく残しているそうです。

また同社では、自分の働き方を従業員自身で決める「働き方宣言制度」と呼ばれる制度を取り入れています。始業や終業時間の報告など最低限のルールを定めた上で、働き方は自由に設定できるそう。オフィスワークとテレワークの頻度も自由に決めることができるようです。

PHONE APPLIのハイブリッド型ワークスタイル

当社PHONE APPLIのハイブリッドワーク事例です。当社では、オフィスを「従業員がもっともパフォーマンスを発揮できる場」と再定義し、会社における「オフィスの価値」を上げることに注力しています。具体的には以下のような取り組みを実施しています。

当社のオフィスは、従業員が集いやすいよう「キャンプ」をイメージしています。森の環境音やアロマの香り、アウトドア風のチェアやテーブルを設置するなど、従業員が働きやすい空間づくりを心がけています。席は完全フリーアドレス制で、出社日時など最低限のルールのみを設定しています。

オフィスには、遮音性が高い小箱のような「1on1専用ブース」を設置。コロナ禍でも、1on1を実施できるように大画面モニターをセットした一人専用ブースも設置しているので、まるで本当に会っているかのように会議ができます。

社内コミュニケーションについては、「Fun Fund」という制度を設けています。これは、従業員同士がコミュニケーションを取り合う飲食代などの費用を、会社負担にする制度です。上記のような取り組みが、従業員の生産性向上につながっています。

他の企業の事例も知りたい方は、こちらの記事で「ハイブリッドワークの事例集」を紹介しているので、ぜひご参考ください。

ハイブリッドワークの成功事例7選！向いている業界や業種についても解説 | PHONE APPLI

市場調査からみる「ハイブリッドワーク」の効果

ここで、世界最大のコンピュータネットワーク機器開発企業「シスコシステムズ」の調査例を紹介します。同社は2022年に「ハイブリッドワークに関するグローバル調査」を実施し、世界各国28,000人の従業員が自社のハイブリッドワークに対してどう思っているのかを調査しました。

その結果、世界全体で約60%、日本では約40%の従業員が「生産性が向上した」と回答。オフィスに出社しない時間が増えたことで、幸福感が増したと回答した従業員は、71.4%（日本国内）に及んでいます。

その他にも、「ハイブリッドワークで身体的な幸福感が高まったか」「従業員の人間関係は改善されたか」「経済的に良い影響を与えているか」など多くの質問が設けられています。いずれも高い数字となっており、ハイブリッドワークが従業員の満足度や生産性向上につながることを示しています。

ハイブリッドワークは、企業や従業員にとって良い影響を与えることが証明されています。「ハイブリッドワークのメリット」については、こちらの記事でも詳しく解説していますので、ぜひご一読ください。

ハイブリッドワークのメリットは？導入時の注意ポイントや成功事例まで紹介します | PHONE APPLI

【製品紹介】誰がどこに居るか分かる「PHONE APPLI PLACE」

フリーアドレスと合わせて導入したいのが位置情報共有ツールです。誰がどこにいるのかを簡単に把握できるので、探したい人をすばやく見つけてコミュニケーションを取ることができます。

PHONE APPLI PLACEは、無線Wi-FiやBeaconなどの技術を用いて、社員の位置情報を見える化するサービスです。

「PHONE APPLI PLACE」とは！

無線Wi-FiやBeaconなどの技術を用いて、従業員やモノの位置情報を見える化できるサービスです。

サービスを詳しく見る

【まとめ】ハイブリッドワークの課題について

本記事では、ハイブリッドワークの課題について、以下のポイントを中心にお伝えしました。

社内コミュニケーションや勤怠管理、情報格差など、ハイブリッドワークの課題は少なくありません。しかし、ICTツールを活用したり、ハイブリッドワークに適した仕組みづくりを意識することで、課題を解決することは十分可能です。

自社の従業員の満足度を高め、生産性を上げるためにも、ぜひ本格的なハイブリッドワークの導入をご検討ください。