「オフィス移転をスムーズに進めるためのチェックリストについて知りたい」

「オフィス移転に向けて事前にやるべきこととは？」

「オフィス移転で経費を削るコツが知りたい」

オフィス移転は、物件探しから家具選び、電気工事や内装工事まで、多岐にわたるタスクが発生します。

これらの作業を効率的に進めるためには、チェックリストの活用がオススメです。チェックリストを使うことで、タスクの漏れや抜けを防ぎ、スムーズなオフィス移転が実現できます。

本記事では、オフィス移転の各工程におけるチェックリストについて詳しく解説します。

チェックリストを活用して、計画段階から移転後のフォローまで、スムーズなオフィス移転を実現しましょう。

オフィス移転チェックリスト時系列まとめ

次の表は、オフィス移転における主要なタスクを時系列ごとに整理したチェックリストです。

各ステップのポイントと完了時期を確認し、スケジュールに従って着実に進めていきましょう。

また、各工程で発生した問題や改善点を記録しておくと、今後のオフィス運営にも大いに役立ちます。たとえば、移転後の業務で感じた使い勝手をもとに、家具やイスの配置を再検討することもあるでしょう。

このような移転後のフィードバックを記録することで、オフィス環境の改善や効率の向上につながります。

オフィス移転6か月前でやるべきこと

オフィス移転の6か月前は、プロジェクトの立ち上げや移転先の物件選びなど、計画の初期段階で最も重要な時期です。なかには、6か月を切ると全工程に悪影響を与えるものもあるため、計画の早期着手が不可欠です。

ここでは、移転6か月前にするべき準備について解説します。

移転プロジェクトを立ち上げる

オフィス移転をスムーズに進めるために、移転担当のプロジェクトチームを立ち上げます。

従業員が50名以上なら、総務部から代表者を選び、各部署からも1名ずつ担当者を出すとよいでしょう。従業員が50名以下の場合は、社長や経営層が移転を統括するのが一般的です。

現状の課題や移転の目的を明確にする

現在のオフィスの問題点を洗い出し、移転で解決したい課題をリストアップしましょう。各部署でアンケートをとると、課題がみえやすくなります。

たとえば、リモートワークの増加によってオフィススペースの有効活用が課題となる場合、席数を必要最小限に抑えることで、異なる勤務時間の従業員が効率的にデスクを共有できるようになります。

このように移転の目的を明確にすることで、移転先の選定やレイアウト設計ができるでしょう。

解約予告をする

現在のオフィスの賃貸契約を確認し、解約手続きを進めましょう。多くの契約では契約期間満了の3～6か月前までに解約予告が必要です。これは、賃貸物件の解約には契約期限までに解約予告をしなければならないためです。

また、契約書に解約予告期間の記載がない場合は、解約の申し入れから3か月後に契約が終了します。解約によってオーナーの収入が途絶えるため、オーナーが返事を先延ばしにする場合もあります。移転をスムーズに進めるためにも、早めの手続きを心がけましょう。

移転スケジュールの作成

課題や問題点を洗い出すと同時に、移転スケジュールを作成しましょう。スケジュールは、移転後の営業再開日から逆算して計画します。

たとえば、移転後の営業開始日が10月1日なら、その半年前の4月1日にはプロジェクトチームを立ち上げて動き出すのが理想的です。

しかし、移転業務は通常業務と並行して進めなければならないので、余裕のある日程を組みましょう。

原状回復の条件や費用を確認する

賃貸オフィスを退去する際は、オフィスを入居時の状態に戻す「原状回復」をする必要があります。

原状回復にかかる費用は、預託金や賃料に含まれていることが多いです。なかには、オーナーが指定する業者を使う場合もあります。

トラブルを防ぐためにも、退去に関する疑問点や不安な点は、管理会社やオーナーに早めに確認することが大切です。

移転先の物件を決める

解約予告を出したら、移転先のオフィス探しも同時に進めましょう。

移転の目的に合った立地や賃料、面積や設備などを比較し、物件見学で職場環境や利便性を確認します。最寄駅からの所要時間、飲食店や商業施設の充実さも決め手のポイントになります。

また、移転先の物件を決定する際は、避難経路や消防法、建築基準法の適合状況を必ず確認しましょう。古いビルではスプリンクラーや火災報知器の設置が必要な場合があり、設置費用も発生します。事前の確認で予算計画に影響しないようにしましょう。

依頼する業者を決める

スケジュール作成と並行して移転業者も選定しましょう。

民間の引越業者とは異なり、オフィス移転は単なる荷物の運搬だけでなく、配線や内装など多岐にわたる専門作業が必要です。

移転専門業者なら、レイアウトの策定や配線工事、不用品の廃棄や内装工事、アフターフォローなどに対応できます。複数の業者から見積もりを取り、サービス内容や評判を調べて信頼できる業者を選びましょう。

オフィス移転3か月前

オフィス移転の3か月前になると、準備が本格化します。ここでは、移転3か月前にするべき準備項目についてお伝えします。

オフィスのレイアウト・コンセプトを決める

移転の手配前には、新オフィスのレイアウトをしっかりプランニングすることが肝心です。

レイアウトを決めるうえでインテリアコーディネートも大切ですが、最も重要なのは「効率的かつ生産性の高い業務環境を整えること」です。各部署に必要なスペースを割り振り、従業員の業務動線を確保しましょう。

作業効率を高めるためにも、会社内で決めた移転の目的やコンセプトを業者としっかり共有し、レイアウト設計に反映させることが大切です。

内装を決める

オフィスの内装について、詳細なデザインや仕様を決定します。壁の色や床材、照明や設備など、全体の雰囲気を考慮しつつ、機能的で快適な空間を目指します。

内装業者と打ち合わせを重ね、希望通りのデザインを決定しましょう。

家具や什器、OA機器、ICT、セキュリティ関連設備を手配する

新オフィスで使用する家具や機器、ICT、セキュリティ設備を計画的に手配します。配置計画を立て、必要な購入数や処分対象の物を事前に決めましょう。

とくに大型什器の購入時には、新オフィスのエレベーター寸法を確認して搬入可能か確認が必須です。サーバーや配線などのシステムは、現状に問題がなければ管理会社に連絡し、移転作業を依頼しましょう。

業者と打ち合わせする

オフィス専門の移転業者や内装業者、廃棄業者と詳細な打ち合わせを行います。作業内容、スケジュール、費用について確認し、契約内容を確定させます。

現場での作業に関する注意点や特別な要望があれば、事前に伝えておきましょう。

また、移転後に利用するオフィス家具の搬入業者や清掃業者、セキュリティ会社とも早めに連絡を取り、打ち合わせをしておきましょう。

工事を手配する

各業者との打ち合わせが完了したら、原状回復や移転先の内装工事などを手配します。これらの工事の見積もりをとり、最終的な工事費用を算出しましょう。

また新しいオフィスに入る前には、養生する前に傷や故障などを写真で記録しておくと、退去時の原状回復の交渉に役立ちます。

工事には数日から数週間かかるので、移転先との契約は余裕をもって行うことをオススメします。

オフィス移転1か月前

オフィス移転の1か月前になると、移転準備が佳境を迎えます。ここでは、移転1か月前にするべき準備についてお伝えします。

取引先に挨拶をする

オフィス移転が決まったら、取引先や関係者に対してオフィス移転の挨拶をします。

取引先にとって、請求書や契約書の登録情報を更新する必要があるため、移転の1か月前までには挨拶状を送付するのが理想です。

挨拶状の文面やデザインを考える時間も含め、早めに準備を始めておきましょう。

社内周知を行う

外部への挨拶と並行して、社内にも移転を説明する資料の作成や説明会の実施を進めます。

移転の目的や移転スケジュール、新しいオフィスの使用ルールや注意点を含めて、移転に関する情報を従業員に共有します。社内の全員が共通の認識をもって、スムーズに移転できるようにしておきましょう。

ホームページや書類の住所を変更する

移転に伴って、変更が必要な書類やホームページの情報を変更する準備も進めます。

メールのお知らせ文はテンプレートを作成し、全従業員に共有して指定の日から全員が漏れなくそのテンプレートを使用することが大切です。

また、移転後にすぐにホームページやメール文面を更新できるよう、移転後のテンプレートもあらかじめ用意しておきましょう。

移転先の施主検査を行う

新しいオフィスの内装や設備の施主検査を行います。工事や設置に不備がないかを確認し、必要な修正があれば早めに依頼します。

また、双方の「言った・言わない」のトラブルを防ぐため、検査内容や基準を図面や契約書で記録しておきましょう。

オフィス移転プロジェクトチーム全員で検査内容を共有し、準備を万全にしておくことが大切です。

社内書類や名刺の住所変更をする

社内の書類や名刺の住所変更を行います。社内には多くの書類や名刺に住所や電話番号が記載されていますので、漏れなく行うために余裕をもって準備しましょう。

社内には住所や電話番号を記載しているものが多く、移転後にすぐ必要になる書類もあるため、早めに準備を始めておくことが大切です。移転後のバタバタを避けるため、移転前から余裕を持って書類の変更を進めましょう。

オフィス移転の当日まで

オフィス移転の当日まで、まだ多くの準備が必要です。ここでは、オフィス移転の当日までにやるべきことについてお伝えします。

搬出・搬入時に立ち会う

搬出・搬入時には、業者とともに荷物の状態や数量、搬入場所の確認をしましょう。破損がないか、紛失がないか、指定された場所に正しく配置されているかを確認します。

とくに、重要な文書や機器の扱いが丁寧に行なわれているかを確認することが大切です。万が一、書類が紛失したり物品にキズが付いた場合に備え、搬出前の写真を保管しておけば、賠償を求める際の証拠になります。

原状回復工事が完了した物件を引き渡す

移転当日、移転元のオフィスの原状回復工事が完了した物件を、管理会社や所有者に引き渡します。施主検査を行い、問題がなければ引き渡しが完了します。

荷物の梱包、データバックアップ

移転当日までにすべての荷物を梱包し、データのバックアップも確実に行いましょう。

とくに、機密情報を含む書類を処分する際は注意が必要です。シュレッダーを使って細かく裁断し、情報が漏れないようにしてから廃棄しましょう。

他の処分品についても、自治会が定めた回収・処分方法を確認し、近隣の住民に迷惑がかからないように、自治会のガイドラインに従って適切に処分しましょう。

ホームページにお知らせを掲載する

移転当日までに、ホームページや社内の情報発信ツールに移転のお知らせを掲載します。取引先や顧客にも適切に情報を伝えることが大切です。

届出の提出

移転前に必要な届出は次の通りです。

直前に慌てることがないよう、必要な手続きとタイミングを早めに把握しておきましょう。

また銀行関係の手続きは、現在の取引店または新しい支店の両方で可能です。各銀行の要件を事前に確認してください。

オフィス移転後

オフィス移転後は、新しい環境でのスタートに向けてさまざまな手続きが必要です。業務の継続を円滑に進めるための準備を整えましょう。

口座やクレジットカード情報を変更する

移転後、社員や関係者の口座情報やクレジットカード情報を移転先の住所に変更します。これにより、給与支払いや請求書の送付が正しく行われるようになります。

関係省庁に届出を提出する

関係省庁への届け出は、移転前と移転後それぞれに必要なものがあります。届出の提出先や必要書類は次の表を参考にしてください。

社会保険については、提出期限が管轄事務所で異なる場合がありますので、事前に管轄事務所へ確認が必要です。

オフィス移転で経費を削減するコツ6つ

オフィス移転には大きな経費がかかりますが、工夫次第でコストを抑えることも可能です。ここでは、オフィス移転で経費を削減するための6つのコツをご紹介します。

1. 最寄り駅は従業員が通勤しやすい駅を選ぶ

移転先は、従業員が通勤しやすい駅を選ぶと、交通費の削減や通勤の負担が軽減できます。

主要駅から遠い場所に移転すると、バス代やタクシー代が増え、会社の負担が増えやすいです。とくに従業員が多い場合、交通費は大きなコストとなるため、最寄駅は通いやすい駅を選ぶことで効率的に経費を抑えられます。

また、移転先が最寄駅から徒歩圏内であれば、ウォーキングを推奨できて健康増進にもつながります。通勤負担と健康のバランスを見て、移転先を選びましょう。

2. オフィス移転は一社にまとめて依頼する

内装、搬出・搬入、配線工事などを一社にまとめて依頼すると、各工程間の調整がスムーズになり、全体のコストが抑えられます。

また、契約管理も一元化できるため、トラブルが少なく、工事の進行が円滑になります。

3. 複数の業者に相見積もりを行う

移転業者、内装工事業者など、複数の業者から見積もりを取ることで、料金やサービス内容を比較しましょう。

相見積もりをすることで、業者同士で価格やサービスの競争心理が働き、金額面やサービス面で優遇されやすいメリットがあります。

コストパフォーマンスの良い業者を選ぶことで、無駄な支出を抑えられます。

4. オフシーズンに引越しする

オフィス移転は、4月から8月のオフシーズンが狙い目です。この期間は移転需要が少なく、業者の料金が比較的安く、予約も取りやすいです。

逆に、1月から3月や9月から12月は繁忙期で料金が高騰し、予約も難しくなるため、移転費用が増えやすくなります。できるだけオフシーズンに移転を計画することで、経費を抑えられます。

5. 移転先のオフィスのオーナーと交渉する

賃料の割引や契約条件の緩和など、オフィスのオーナーと交渉することで、契約条件を有利に変更できることがあります。

とくに空室が多い場合などは、オーナーが交渉に応じやすくなるため、柔軟に対応してもらえることがあります。

6. 補助金・優遇措置を活用する

地域や業種によっては、オフィス移転に関する補助金や優遇措置が用意されている場合があります。これらを利用することで、移転にかかる費用を補助でき、全体のコストを削減できます。

事前に市区町村や商工会議所などで情報を確認し、申請方法や条件を調べておくとよいでしょう。

【製品紹介】誰がどこに居るか分かる「PHONE APPLI PLACE」

フリーアドレスと合わせて導入したいのが位置情報共有ツールです。誰がどこにいるのかを簡単に把握できるので、探したい人をすばやく見つけてコミュニケーションを取ることができます。

PHONE APPLI PLACEは、無線Wi-FiやBeaconなどの技術を用いて、社員の位置情報を見える化するサービスです。

「PHONE APPLI PLACE」とは！

無線Wi-FiやBeaconなどの技術を用いて、従業員やモノの位置情報を見える化できるサービスです。

サービスを詳しく見る

【まとめ】オフィス移転でやるべきことについて

本記事では、オフィス移転でやるべきことについて解説してきました。

オフィス移転の際は、チェックリストを活用するのが非常に効果的です。

各工程や必要な手続きが整理されたチェックリストを使用することで、手続き漏れを防ぎ、時間を節約しながら効率的に作業を進められます。

ぜひ、本記事の内容を参考に、スムーズなオフィス移転を実現してください。