若手が意見を出しにくい、情報伝達に支障をきたしている......など、社内のコミュニケーションに問題意識を持つ企業は多いのではないでしょうか。

企業規模に関わらずおよそ8割の企業が、コミュニケーションに課題を感じているという調査結果もあります。（2016年HR総研調査結果より）

職場の円滑なコミュニケーションは、生産性や問題解決力の向上、従業員エンゲージメント向上に有効です。コミュニケーションの向上で阻害要因になりがちな部分について理解しておくと、より良い組織に合った施策が打ち出せるでしょう。

そこで本記事では職場のコミュニケーションを向上させるうえで、課題になりがちなことについて次のポイントを中心にお伝えします。

本記事が職場のコミュニケーション向上の手助けとなれば幸いです。

職場のコミュニケーション力アップで抱える課題7つ

職場のコミュニケーション力をアップしようとしたとき、企業が抱えがちな課題について7つ紹介します。

1. コミュニケーション自体に強制感が出る

コミュニケーション力向上の施策を行うことで、コミュニケーションそのものに強制感が出てしまうことです。

強制力や同調圧力のようなものが発生すると、プレッシャーを感じる従業員が出てきてしまう可能性があります。

強制は逆効果です。コミュニケーションツールなどを導入する際は、逆にストレスを与えないように配慮しましょう。

2. 話しやすい環境が整っていない

コミュニケーション力を向上させようとするものの、話しやすい雰囲気や環境自体が整っていない場合があります。

まずはオフィスの配置なども含め、話しやすい環境になっているか検討しましょう。席やキャビネットの配置を変えるだけでも効果があります。

ハード面の変更が難しい場合は、上司から挨拶するなど、会社全体で話しやすい雰囲気を作るなど、雰囲気を変えることから始めましょう。

3. 上司が従業員に一方的に話す

コミュニケーションを取ろうとした結果、上司が一方的に話しているだけという状況になっていないでしょうか。

上司からの一方的なコミュニケーションは、部下が話しにくい環境を作ってしまい逆効果の可能性があります。

上司は「傾聴」を意識して、話すよりも聞く姿勢を大切にすることがオススメです。

4. 話すテーマがわからない

コミュニケーションの場を増やそうとしたとき、「何を話していいかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。

相手のことを知らないと共通の話題がわからないので、話せることがなくなってしまいます。まずは相手の情報や価値観などに興味を持って、知るところからスタートしてみましょう。

一緒に働く仲間を知る、またコミュニケーションのきっかけとして、社内SNSなどのツールを導入する方法もあります。

5. リモートワーク社員との交流が少ない

在宅勤務やテレワークを採用している企業の場合、リモートワークの社員との交流が少なくなるという課題も発生します。

オフィスで顔を合わせる機会がないと、共通の話題も少なくなり、話すきっかけ自体も減ってしまいます。話の内容が業務に関する必要最低限であることもめずらしくありません。

リモートワークの社員との交流を増やすために、業務以外の話をする時間が取れるような工夫が必要です。

6. コミュニケーションの時間がとれない

業務量が多く、コミュニケーションに当てる時間がとれないという問題を抱える場合もあります。

とくに人員不足の組織や部署などの場合、目の前の業務に集中してしまいがちです。しかし情報共有ができていないことでミスが起こった場合、解決にさらに時間がとられる悪循環が起こります。

コミュニケーションは最低限にして仕事さえできればよいという環境になっている場合は、業務の割り振りや人員管理などを徹底して見直しましょう。

7. 効果を検証する方法がわからない

コミュニケーション向上のための施策が、効果的だったかどうかを把握し、次の施策に活かしたいものです。。

効果を検証する方法がわからず、成果を確かめないと、意味のないことを延々と繰り返してしまうことになりかねません。社内アンケートなど従業員サーベイを活用して、効果を検証するようにしましょう。

コミュニケーション向上の阻害要因5つ

コミュニケーションの向上は業務遂行において多くのメリットがあります。しかし、成果がすぐに表れないのがコミュニケーション力の問題でもあります。

では実際、職場のコミュニケーション向上を阻害する要因はどのようなものでしょうか。

1. 気軽に話ができない社風や環境にある

気軽に話ができない、自由に意見を出せない雰囲気や環境が常態化している場合、コミュニケーションを阻害してしまう要因になります。

とくに上層部からのトップダウンが強い組織では、自由な発言できる場が少ないと、ストレスを感じやすくなりモチベーションが低下しやすいです。

また、部下の考えを伝えても聞いてもらえず、ブロックされる環境では、自分の仕事に価値を感じにくいものです。仕事において、気軽な雑談やコミュニケーションから新しいアイディアやミスの予防などにつながることもあります。

社内の雰囲気が雑談や自由な発言に厳しい様子になっていないか、見直してみましょう。

2. コミュニケーション向上の重要性を周知していない

ビジネスにおいてコミュニケーション力を向上させることは、非常にメリットがあります。しかし、企業でその重要性を共有できていない可能性があります。

まずは、コミュニケーションの向上にどのようなメリットがあるのかを周知させることが重要です。社内でコミュニケーションに関する研修を実施して、コミュニケーションに関する方針を示すといいでしょう。さらに、幹部社員を対象とした研修を実施するのもオススメです。

3. 従業員のエンゲージメントが低い

従業員エンゲージメントが低いと、コミュニケーションへの意欲も落ちている可能性があるでしょう。

従業員エンゲージメントの低さがコミュニケーションの阻害要因になり、コミュニケーションの低下がさらなるモチベーションの低下を招く......このような悪循環も発生しやすいです。

コミュニケーションが活発になると、モチベーションが上がり、エンゲージメントの向上にも影響します。まずは気軽にコミュニケーションが取れるような環境や雰囲気づくりに取り組んでみましょう。

4. 従業員の帰属意識が低い

前項にも共通しますが、従業員の帰属意識が低いこともコミュニケーションの阻害要因となります。

「会社に貢献したい」というエンゲージメント以前に、「会社に所属していたい」という帰属意識が低い状態です。この場合、上司が積極的にコミュニケーションを図ろうとしても、うまくいかない可能性があります。

コミュニケーションを向上させるためにも、帰属意識を高めるツールや仕組みの導入を検討してみましょう。

5. 経営層や他部署との交流が少ない

経営層や他部署との交流が少ないことも、コミュニケーションを積極的に取れない原因の一つです。

経営層や他部署との交流が少ないと、周りの行動が見えず、組織を俯瞰することが難しくなります。そうすると、自分の存在意義がわからず、モチベーションの低下にもつながります。

経営層や他部署と交流できる社内イベントやランチミーティングなどを企画するのもオススメです。

職場のコミュニケーションを向上させる方法7つ

職場のコミュニケーションを向上させる方法について7つ紹介します。

社内イベントやランチなど、業務外からアプローチする方法や、業務のなかでコミュニケーションを増やす方法などがあります。まずは社内の方針を示すために、コミュニケーションに特化した研修を実施するところからスタートしてもいいかもしれません。

社風や勤務体系など、職場によって合う方法とそうでない方法がありますので、それぞれに合った方法で取り組むといいでしょう。

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【事例紹介】トレンダーズ株式会社｜「社長のおごり自販機　無限カード」の配布で社員間のコミュニケーションを活性化

「社長のおごり自販機」は従業員が2人で同時に社員証にタッチすることで飲み物が無料でもらえる、サントリーが提供しているシステムです。

企業のプロモーションやSNS運用を行うトレンダーズ株式会社は、「社長のおごり自販機」を実際に導入してコミュニケーション向上に役立てています。

おごり自販機をきっかけに、社員同士でランチに誘う流れができるなど、コミュニケーションの一助になっているそうです。自然な流れで仕事の話や、新しい仕事につながる話ができるメリットもあります。

とくに社長に対しては、「いつもごちそうさまです！」と気軽に声を掛けられるような雰囲気ができました。

またカスタマイズの「無限カード」を使い、独自の「アンバサダー制度」を設けて活用している点も特徴です。

役員、先輩、新人のそれぞれ1名ずつに曜日や時間、本数などの制限なく使える「無限カード」を渡し、コミュニケーションを促進する役割を担ってもらう方法です。

アンバサダー制度を併用することで、他部署間のコミュニケーションが活性化されたり、新人から役員、役員から部下に積極的に話しかける姿も多くみられたそうです。

また普段はテレワークの社員も、出社時におごり自販機を使うことで、普段は会話する機会がない社員とのコミュニケーションの回数が増えた効果もあったそうです。

【まとめ】職場のコミュニケーション力アップで抱える7つの課題

今回は、職場のコミュニケーション力をアップさせるとき、抱えがちな課題についてお伝えしました。企業が抱えがちな課題は以下のとおりです。

コミュニケーションを向上させるための施策を立てるときは、社員に施策を強制していないか、負担感を増やしていないかなどの注意が必要です。

また、コミュニケーションを取りやすい環境や雰囲気になっているかなどにも注意しましょう。

職場のコミュニケーション向上は、定期的に取り組むべき課題です。まずは自社がどのような状態で、どのようなコミュニケーションが必要か、考えるところからスタートしましょう。

この記事で、社内のコミュニケーション向上の一助になれば幸いです。