「人事部に異動になり、社員台帳の担当になったので書き方を知りたい」
「社員台帳を扱ったことがないので、正しく作成や管理ができるか不安」
「記載事項や管理方法など、社員台帳の基本的な部分を押さえておきたい」

社員台帳は、氏名や住所など従業員の情報が書かれた書類のことです。「社員名簿」と同義で、労働基準法で作成と管理が義務付けられています。しかしながら、社員台帳を正しく扱えるか不安という方も多くいるのではないでしょうか。

そこで本記事では、社員台帳の「書き方」について、次のポイントを中心にお伝えします。

従業員情報を管理できる「Web電話帳」を提供している当社が、社員台帳の書き方について詳しく解説します。ぜひお役立てください。

尚、「社員名簿」の概要については以下の記事で詳しく解説しています。

社員名簿とは？記載するべき項目や安全に管理する方法を詳しく紹介 | PHONE APPLI

社員台帳に記載するべき項目とは？

それでは早速、社員台帳の書き方をご紹介します。社員台帳の記載項目は「必須項目」と「任意項目」の2種類に分かれます。それぞれの名称と特徴は以下の通りです。

※『★』は特に重要（多くの会社が記載している）

必須項目さえ記載されていれば、どのような様式でも問題ありません。厚生労働省のフォーマットを参考にしてみても良いでしょう。

社員番号や学歴、資格、免許の有無などを記載する会社もあります。任意項目の中でも、緊急連絡先と、健康保険や厚生年金などの番号は重要です。ほぼ必須項目といっても良いでしょう。

また、社員台帳を作成するにあたって「個人情報」には注意が必要です。社員台帳における個人情報の取り扱いについては、こちらの記事で詳しく解説しています。ぜひご参考ください。

社員名簿作成時における、個人情報の扱い方と注意点 | PHONE APPLI

社員台帳を管理する2つの方法、そのメリット・デメリット

社員台帳を管理する方法に、「Excelを活用する方法」と「人事管理システムを利用する方法」の2つがあげられます。各方法のメリットとデメリットをご紹介します。

Excelで作成し、データを保存する

1つ目は、Excelを使う方法です。Excelのテンプレートまたはインターネット上にある「無料の社員台帳フォーマット」に社員情報を入力し、そのままExcelファイルにデータを保存（紙に印刷でも可）します。この方法を利用している企業は多いでしょう。

メリット

デメリット

普段からExcelを使っている場合、そのままExcel上で社員台帳を作れば良いだけなのでスムーズです。また、パスワード設定を行うことでロックもかけられます。

社員台帳は複数人で閲覧することになりますが、その際パスワードを共有しなければならないため、漏洩リスクには注意が必要です。

クラウド系の人事管理システムを導入する

2つ目は、クラウド系の人事管理ソフトを導入する方法です。人事管理システムとは、社員台帳をはじめ勤怠管理、人事評価など、人事に関する情報を一元管理するシステムを指します。

メリット

デメリット

システムの多くはクラウド管理なので、いつでも・どこでも修正ができます。また、アクセス制限や閲覧記録による情報漏洩リスクの低減、手書きによるヒューマンエラー防止にもつながります。さらに、給与明細や勤怠管理など、他機能との連携もあるため、人事業務のシームレス化が可能です。

社員台帳機能の付いた人事管理システムを選ぶ際のポイント5つ

社員台帳の管理方法は会社によって異なりますが、やはり「人事管理システム」が便利です。ここでは、人事管理システムを選ぶ際のポイントをご紹介します。特に意識したいのが次の5つです。

1. 自社に必要な機能がある

1つ目のポイントは「自社に必要な機能がある」です。人事管理システムといっても機能はさまざまです。社員台帳や勤怠管理、給与計算など基本機能をはじめ、人材分析や年末調整、福利厚生の管理など、システムによって異なります。

さまざまな機能が存在する中で、自社に必要な機能だけをブラッシュアップしましょう。必要のない機能まで加えると、かえって管理画面や操作が複雑になってしまいます。

2. セキュリティ対策が万全

2つ目は「セキュリティ対策は万全」です。人事管理システムのセキュリティ機能として、以下のものがあげられます。

自社が求めるセキュリティレベルが高ければ、追加でツールを導入する必要があるでしょう。追加が必要かどうかを判断するためにも、まずは導入したいツールのセキュリティ内容をしっかりと確認しておきましょう。

3. システムの料金を確認する

3つ目は「システムの料金を確認する」です。システムを契約する際の初期費用、それから月額利用料についても確認しておくとよいでしょう。自社の予算に合ったシステムを選ぶためにも、料金の確認は大切です。

システム料金は「人件費」と天秤にかける必要があります。「システムを導入することで従業員の負担がどのくらい減るか」を想像しながら、自社に合ったシステムを選びましょう。

4. 作成や更新がスムーズにできる

4つ目は「作成が更新がスムーズにできる」です。システム選びにおいて「操作性」は重要なポイントとなります。ICTシステムに不慣れな担当者の場合、操作が複雑だと、使いこなすまでに時間がかかってしまいます。

操作性はもちろん「管理画面の見やすさ」も重要です。担当者がスムーズに作成・管理できるようにするためにも、見やすく、扱いやすいシステムを選ぶようにしましょう。

5. サポート体制が充実している

5つ目は「サポート体制が充実している」です。初めて人事管理システムを導入すると、「そもそも使い方がわからない」「トラブルの対処法がわからない」など、さまざまな悩みが出てくるかと思います。不明点やトラブルを解決するためにも、サポート体制の充実度は大切です。

電話やチャットによるアドバイス、システムの導入支援、さらには代行サービスまで、システムによって内容はさまざまです。導入後トラブルが起こっても対処できるように、サポート体制が充実したシステムを選びましょう。

2022年4月より「個人情報保護法」が改正

改正に対応する中で、リスクが残っていることはありませんか？会社スマホ・ガラケーの中にある個人情報をほっとくと後で大変なことになります！！

会社スマホ・ガラケーのセキュリティ管理は大丈夫ですか？

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【まとめ】社員台帳の書き方について

本記事では、社員台帳の書き方について、以下のポイントを中心にお伝えしました。

社員台帳は、従業員数が増えるにつれて管理も複雑になってきます。作成・管理のリソースを削減するためには、人事管理システムの導入がおすすめです。社員台帳機能はもちろん、勤怠管理や給与管理などさまざまな機能が搭載されています。

必要な機能を見極めつつ、自社に合ったシステムを選びましょう。ぜひ本記事の内容を、自社の社員台帳作成にお役立てください。