「人事部に異動になり、社員名簿の担当になったので管理方法を知りたい」
「社員名簿を扱ったことがないので、しっかりと管理できるか不安」
「社員名簿を安全に管理する方法を知りたい」

社員名簿は、労働基準法で作成や管理が義務付けられている書類です。しかし、作成したはいいものの、しっかりと管理できているか不安に思う企業も多いのではないでしょうか。そこで本記事では、社員名簿の管理について、次のポイントを中心にお伝えします。

従業員や顧客の連絡先情報を管理する「Web電話帳」を提供している当社が、社員名簿の管理について詳しく解説します。ぜひお役立てください。

社員名簿を管理する上で守るべき事項

社員名簿を管理するにあたって、注意しなければならないことがいくつかあります。まずは、社員名簿で守るべき事項をお伝えします。

必須項目

社員名簿には、必ず記載しなければならない「必須事項」があります。必須事項は以下の通りです。

これらの項目は、労働基準法第107条・労働基準法施行規則第53条によって記載が義務付けられています。加えて、緊急連絡先や健康保険被保険者番号、基礎年金番号など「任意項目」を記載します。

社員名簿の対象者

社員名簿に記載する「対象者」として、以下の従業員があげられます。

日雇い労働者や派遣労働者は対象とならないため、誤って記載しないよう注意してください。

保管場所と保管期間

社員名簿は、従業員の在職中は必ず保管していなければなりません。退職や解雇、死亡などについては、「その物事が起こってから3年間」も保管が義務付けられています。

また社員名簿は「事業所ごと」の保管が義務付けられており、各支店で作成するか、本社が作成して支店に配布するなどの方法があります。

社員名簿のさらに詳しい内容については、こちらの記事をご参考ください。

社員名簿とは？記載するべき項目や安全に管理する方法を詳しく紹介 | PHONE APPLI

社員名簿は紙で管理するべきか？それともデータベースにするべきか？

社員名簿と聞くと、書面や紙をイメージするかと思います。ですが、必ずしも紙である必要はなく、エクセルやソフトを活用した「データベース管理」でも問題ありません。

業務効率やセキュリティの面を考えると、データベース管理（特に人事管理ソフト）がおすすめです。その理由については、後ほど詳しくお伝えします。

社員名簿をスムーズかつ安全に管理する方法

社員名簿の管理は、従業員のプライバシーを守ることはもちろん、会社の信用にも関わってきます。名簿をスムーズかつ安全に管理するためにも、次のポイントを意識してみてください。

前述した、「退職や解雇などが発生してから3年」という期間を遵守し、必要なときにすぐ取り出せるよう、営業所内の特定の場所に保管しておきましょう。また、セキュリティを守るために、関係者以外は閲覧できないような対策も重要です。

従業員の氏名や住所、人事異動など変更があった場合は、社員名簿を速やかに更新しましょう。未更新のままだと、「手当が正しく支給されていない」など従業員に不利益を与えてしまう可能性があります。

しかしながら、紙での管理には限界があります。名簿を探すのに時間がかかる、盗難や紛失のリスク、手書きなのでミスが出やすいといったデメリットも考えられます。そのため人事管理ソフトを使うなど、社員名簿の「電子化」がおすすめです。

社員名簿の電子化については、こちらの記事で詳しく解説しているので、ぜひご参考ください。

社員名簿を電子化させたい！と思った時に知っておくべきメリットやデメリット、管理ソフトの活用について解説 | PHONE APPLI

社員名簿を人事管理ソフトで管理するメリット

社員名簿は、人事管理ソフトなどで管理することができます。ソフトを使うことにはどのようなメリットがあるのか、ここで詳しく見ていきましょう。

1. いつでも修正や変更ができる

1つ目は、いつでも修正や変更ができることです。ソフトの多くはクラウド管理となっているため、インターネットにさえ繋がれば、場所や時間に関係なく作業ができます。アクセス権限が与えられていれば、スマートフォンからでも作業可能です。

2. ヒューマンエラーや情報漏洩リスクの低減

2つ目は、ヒューマンエラーや情報漏洩リスクの防止です。名簿を紙で管理する場合、誰が、いつ鍵を開けて閲覧したのか記録が残りません。盗難や紛失、さらには手書きなので記入ミスなどのリスクが高くなります。

ソフトでは、アクセス制限を設定できたり、誰がいつ名簿を見たのかなどの閲覧記録も確認できます。ソフトによっては、従業員本人がデータを入力できるものもあるため、手書きによるミスも防げるでしょう。

またソフトでは、一度設定すれば常時アクセス制限や閲覧記録ができるため、結果的に情報漏洩リスクの低減にもつながります。

3. 連携機能によって業務がシームレスに

3つ目は、連携機能によって業務がシームレスになることです。社員名簿の作成や管理は、数ある人事業務の一角にすぎません。それ以外にも、給与計算や勤怠管理などさまざまな業務があります。

ソフトの多くは、他の業務との連携機能が付いています。社員名簿の作成と給与計算が同時にできるなど、各業務をシームレスに繋いでくれるのです。

社員名簿をソフトで管理する時に押さえておくべきポイント

メリットをお伝えしたところで、続いて「人事管理ソフトの活用ポイント」をご紹介します。なかでも、次の4つのポイントを意識しましょう。

1. アクセス制限や閲覧記録を設定する

ソフトを利用する際は、アクセス制限や閲覧記録を設定しましょう。誰でも見られる状態はリスクが高いので、アクセス権限は数名にだけ与えるようにしてください。

また「いつ、誰が見たのか」を知るために、閲覧記録の設定も忘れずに行いましょう。万が一情報が漏れた際のリスクヘッジになります。

2. バックアップを取っておく

クラウドデータは簡単に管理できますが、システムの動作はベンダー側に委ねられます。万が一、ベンダー側での障害や不備によってデータが消えたり、サービスに不具合が起これば、利用者側はどうしようもありません。

そういった場合に備えて、データは必ずバックアップを取っておきましょう。データを別形式に書き出してオフライン上に保存する、別のストレージでデータを保管しておくなどの方法が考えられます。

3. 必要に応じてセキュリティツールを追加する

ソフトに付帯しているセキュリティ機能を確認し、必要に応じて追加でセキュリティツールを導入しましょう。

ソフトの多くは「クラウド管理」なので、セキュリティ面には課題が残ります。ほとんどのサービスにセキュリティ機能は付帯していますが、会社が求めるセキュリティの度合いによっては、追加でツールを導入する必要があるでしょう。

4. いつでも紙で提出できる状態にしておく

社員名簿には提出義務はありませんが、外部機関からの監査が入った場合、名簿を「紙」で提出する必要があります。普段はデータベースで保管しても問題ありませんが、監査が入る可能性があるので、いつでも紙で提出できる状態にしておきましょう。

普段からデータとは別に紙でも保存しておく、データをPDFに書き出して保存しておくなどの対策をしておいてください。

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【まとめ】社員名簿の管理方法について

本記事では、社員名簿の管理方法について、以下のポイントを中心にお伝えしました。

社員名簿の効率的で安全な管理には、人事管理ソフトの活用がおすすめです。ただし、ソフトといってもセキュリティの課題は少なからず残るので、今回お伝えした対策を行ってみてはいかがでしょうか。