「社内の人事部に配属され、社員名簿を引き継ぐことになった」
「社員名簿を扱うのは初めて。そもそも社員名簿とはどのようなものなのか知りたい」
「名簿の記載項目や管理方法について、理解を深めたい」

社員名簿は、経営陣や担当者などが社員の情報管理をする重要書類のひとつです。会社でも一部の人が担当する業務のため、詳しい内容まではわからない方も多いのではないでしょうか。そこで本記事では、社員名簿について以下のポイントを中心にお伝えします。

社内の連絡先情報を管理する「Web電話帳」サービスを提供している当社が、社員名簿について詳しく解説します。ぜひお役立てください。

社員名簿とは

社員名簿とは、企業が従業員を雇用する際に作成・管理する書類のことです。そもそも、なぜ社員名簿が必要なのか？提出義務はあるのか？など、まずは社員名簿の基本的な部分について解説します。

なぜ社員名簿が必要なのか？

なぜ社員名簿が必要なのか、それは法律で義務付けられているためです。社員名簿は、労働基準法によって定められた「法定三帳簿」のひとつであり、社員名簿のほかに賃金台帳、出勤簿があります。（作成や保存を守っていないと30万円以下の罰金となる場合もあるので要注意）

社員名簿は作成が義務ですが、提出は義務ではありません。しかし、労働基準監督署などからの監査が入った場合に、提出を求められるケースが多いです。企業が従業員の実態を把握するためにも、社員名簿は必ず作成し、いつでも提出できるよう準備しておきましょう。

基本的には労務担当者が作成する

「誰が社員名簿を作れば良いのか」と疑問に思う方も多くいらっしゃるのではないでしょうか。社員名簿は基本的に、社内の労務担当者が作成します。

ただし、社員名簿は多くの個人情報を扱うため、本人に記入を依頼する場合もあります。まず、別紙で本人に必要事項を記入してもらい、あとで労務担当が正式な書類を作成する、というパターンが多いです。

社員名簿の作成時に守るべき事項

社員名簿は、法定三帳簿ですので、ルールを守って作成しなければなりません。以下で必須項目や対象者、保管場所など、作成時に守るべき項目について見ていきましょう。

必須項目

社員名簿の必須項目として、次のものがあげられます。

上記の項目が記載されていれば、どのような様式でも問題ありません。厚生労働省のフォーマットを参考にしてみても良いでしょう。

社員名簿の対象者

社員名簿に記載する「対象者」として、以下の従業員があげられます。

一方で、記載不要の従業員もいます。

事業規模拡大などで従業員数が増えると、雇用形態も多様になりやすいです。そういった場合にも、記入ミスがないよう注意しましょう。

保管場所と保管期間

社員名簿は、労働基準法によって保管が義務付けられています。在職中の従業員はもちろん、退職や解雇、死亡があった場合でも「起算日から3年」の保管が義務付けられているので注意が必要です。

起算日とは、その物事が起こった日を指します。「退職や解雇、死亡があった日から3年間」は保管が必須です。

事業所ごとに作成する

社員名簿は、事業所ごとの保管が義務付けられています。事業所とは、支社や支店、営業所、工場などです。各事業所で作成するか、本社が作成して各事業所に配布するなどの方法があります。

社員名簿の作成方法は？代表的な2つのパターン

社員名簿の概要や記入事項についてお伝えしましたが、「どのように名簿を作れば良いのだろう」と疑問に思っている方も多いのではないでしょうか。社員名簿の作成方法は、大きく分けて2つあります。

1. ワードやエクセルを活用し紙で管理する

1つ目は、ワードやエクセルでフォーマットを作成し、紙で管理する方法です。前述したように、社員名簿の様式について、特に取り決めはありません。必須項目さえ記載していれば、どのような様式であっても認められます。

実際、ワードやエクセル向けの無料フォーマットがWeb上に多くあり、それを紙に印刷している企業は多いでしょう。（紙にしないでデータベース管理も可能）

操作は簡単ですが、ロックを解除するためにパスワードを共有しなければならないため、セキュリティ性にはやや不安が残ります。

2. 社員名簿機能の付いたソフトを利用する

2つ目は、社員名簿機能の付いたソフトを利用する方法です。社員名簿に特化したソフトや、社員名簿機能が付いた人事管理ソフトなどがあります。

ソフトの多くは、情報をクラウド上で管理できるため、場所や時間に関係なく作業ができます。名簿の修正や変更がスムーズだったり、連携機能によって業務がシームレスになったりと、そのメリットは多いです。

また、データをクラウドに「一元管理」できるため、紙の状態のまま保管する必要もありません。ワードやエクセルと比べて、作成や保管のリソースを大幅に削減できるでしょう。

ワードやエクセル、人事管理ソフトなど「社員名簿のデータベース化」については、以下の記事で詳しく解説しています。ぜひご参考ください。

社員台帳のデータベース化で必要な項目は？4つのメリットも紹介 | PHONE APPLI

社員名簿を人事管理ソフトで管理する時に押さえておくべきポイント

社員名簿の作成方法をご紹介しましたが、業務効率を求めるなら「人事管理ソフト」がおすすめです。ソフトを利用する際は、次の4つのポイントを意識しましょう。

特定の人にしか名簿を閲覧できないよう、アクセス制限を行います。また「いつ、誰が見たのか」を知るために、閲覧記録も残しておくようにしましょう。

また、ソフトは「クラウド管理」が多いため、万が一ベンダー側にトラブルが起きた場合、データが消失する可能性があります。データ消失を防ぐためにも、バックアップは必ず行いましょう。

セキュリティの度合いによっては、追加でツールを導入する必要があります。ソフトに標準搭載されているセキュリティ機能を確認し、必要に応じて追加してください。

また名簿データは、いつでも紙で提出できる状態にしておく必要があります。万が一監査が入った場合、名簿を「紙」で提出しなければならないため、今のうちに対策しておきましょう。

社員名簿の管理方法について、詳しくはこちらの記事で解説しているので、ぜひご参考ください。

社員名簿を安全に管理する方法とは？社員名簿の管理に便利な専用ソフトも紹介 | PHONE APPLI

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【まとめ】社員名簿とは

本記事では、社員名簿について以下のポイントを中心にお伝えしました。

社員名簿を扱う際は、記載項目や保管期間などルールを守りつつ、できるだけ効率的に管理しましょう。そのためには、データを一元管理できる「人事管理ソフト」の活用がおすすめです。ぜひ本記事の内容を、自社の社員名簿の作成・管理にお役立てください。