総務部 情報システム担当 マネージャを務める森岡 太郎氏に話を伺った。従来まで、社員に対して取引先で交換する連絡先などは管理されておらず、また、その情報も共有されないことから、名刺情報を始めとしたお客様の連絡先情報は個人の管理に委ねられていた。

そのため、個人のスマートデバイスや、企業が認めていないサービスなどを利用する社員が散見され、セキュリティ面での課題があった。その一方、取引先情報が個人管理であるために、会社へは共有されず、社員の人脈情報や、誰がいつ会ったのかという情報を活用することができないというのが現状であった。自社では、セキュリティ強化と、名刺管理を見直すべく、様々な名刺管理ソリューションを検討している中で、Phone Appliの「連絡とれるくん」を知り、導入の検討を進めた。

昨今は様々な名刺管理のビジネスツールがある中で、「連絡とれるくん」は、非常に簡単に利用を始められることが魅力である。セキュリティを担保した連絡先管理と、その共有においては機能がシンプルで使いやすい。さらに自社で活用しているマイクロソフト社のOffice365との連携機能をはじめとした、他社製品との連携機能が豊富であることも大きなメリットであった。

検討の際には、他社製品とも比較を行った。他社の製品だとリッチな機能が多く、すべての機能を使いこなせないだろうという不安があり、また高額だと感じた。その点、価格面では「連絡とれるくん」は圧倒的に安価で、コストパフォーマンスが良かった。

当初は名刺管理を軸に検討していたが、コミュニケーションポータルとしての機能も評価のポイントであった。社員間でコミュニケーションを行う場合、どうやって連絡しようかなと先に考えて、相手に連絡をしていた。それが、人を探して、その人のプレゼンスをみて、適切な連絡手段で連絡できるということが重要であると考えていたが、「連絡とれるくん」は自社で使っているSkype for Businessとのプレゼンス連携も可能であり、まさにこれらを実現できるサービスだった。

導入に際しては、検証を行い、総務部での試用、そして全社への展開の流れで行った。検討開始から導入までの時間は非常に短く、3か月もかからなかったというのが印象的だ。

導入してすぐに、効果はでてきた。個人スマートフォンによる連絡先管理の禁止を徹底するほか、新しいルールとして、会社で配布しているスマートフォンのローカル電話帳も利用を完全禁止し、すべての連絡先管理を「連絡とれるくん」に一括管理にした。

スマートフォン紛失時に起こっていた、個人情報の漏洩リスクを限りなくゼロに近づけたことで、セキュリティ面の課題が解決した。従来までであれば、スマートフォンを紛失すると消えてしまうローカルの連絡先情報もクラウド保管になったことで、新しい端末でログインすればすぐに連絡先が元に戻った。取引先の連絡先を一から入れ直す必要がなく、業務への影響も少なくなった。

総務部 情報システム担当 島田 理紗子氏は、従来までは社内の内線表をエクセルファイルで社内に展開し、変更都度公開していた。社員からは、内線表に関する問い合わせが度々あったが、「連絡とれるくん」の導入により、エクセルファイルの内線表を廃止できた。電話帳を集約することで、社員からの問い合わせがなくなり、対応の手間も大きく省けたのは非常によかった。

また、調達部門では、いろいろなベンダーとやり取りすることが多いが、その際に、コンタクト先の会社名で名刺情報を検索すると、フロントの営業部門で誰がすでにコンタクトしているのか事前に分かるため、業務の効率化にもつながっている。

既存の固定電話機をそのままに、「連絡とれるくん」の中に登録されている連絡先の誰からかかってきてるのかポップアップで通知するオプションサービス「お客様わかるくん」も利用いただいている。

 「連絡とれるくん」は、グループ会社でもあるＰＥ－ＢＡＮＫにも展開されている。

ＰＥ－ＢＡＮＫは、ITフリーランスの案件マッチングから営業・事務代行を始めとする様々なサポートを行っている。ＰＥ－ＢＡＮＫ　ビジネスプロモーション部 広報課 秋山 紗智子氏のいるフロアでは、就業しているITフリーランスや取引先企業からの部門宛に電話が頻繁にかかってくる。

取引先の情報や、エンジニアの情報も登録されているため、部門宛にかかってくる電話などの取次において大きな効率化があった。かかってくる電話に対して、通常であれば相手の名前や連絡先を電話口でお聞きし、適切な部門に取り次ぐことが必要だ。しかしながら、「お客様わかるくん」を導入することで、ブラウザ上のポップアップに誰からかかってきたか表示されるため、相手方の連絡先を聞き返すこともなくなり、電話応対の大幅な時間短縮につながった。

現在は、ＭＥＣＡホールディングスとＰＥ－ＢＡＮＫのみで利用しているが、将来的に他のグループ会社にも展開していきながら、グループ全体として、電話をはじめとしたコミュニケーションの手段をより改革していく見通しである。　

また、その一方、働き方改革へも積極的に取り組んでおり、現在は、一部の部門でフリーアドレスも実践し、コミュニケーション活性化の効果も出始めている。ＭＣＥＡホールディングスグループでは出社しなくてもフルタイムで働けるような働き方を目指していく予定とのこと。