2022年4月22日 13:32

企業ができるテレワークの環境整備とは?テレワーク導入でかかる費用や活用できる助成金についても紹介

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企業ができるテレワークの環境整備とは?テレワーク導入でかかる費用や活用できる助成金についても紹介

「テレワークの環境を整備する方法について具体的に知りたい」
「 最近テレワークを導入したが、従業員の生産性が上がっていない」
「テレワークの環境整備が足りていないように思う」

本記事はこのような方のための記事です。コロナ禍でテレワークを導入したものの、「思うように生産性が上がらない」とお悩みの企業も多いのではないでしょうか。

その理由として考えられるのが、「テレワークの環境」です。いざテレワークを導入しても、従業員のモチベーションの上がるような環境がきちんと整っていなければ、生産性はなかなか上がりづらいのです。

そこで本記事では、テレワークの環境整備について、次のポイントを中心にお伝えします。

テレワーク最適化ツールを提供している当社が、テレワークの環境を整備するノウハウを詳しく解説しますので、ぜひご参考ください。

企業がテレワーク環境を整える3つのメリット

テレワーク環境を整えることは、企業にとってどのようなメリットがあるのでしょうか。以下の3つのメリットを押さえておきましょう。

  1. 従業員の生産性向上
  2. ペーパーレス化の促進
  3. 緊急時でも事業を継続できる

1. 従業員の生産性向上

1つ目は、従業員の生産性の向上です。オフィスワークでは、他の従業員とのコミュニケーションが生まれるため、どうしても完全に一人で集中するのが難しくなります。

その点テレワークでは、一人で集中できる環境を作ることが可能です。周りに誰もいない部屋で、PCなどのデバイスやWi-Fi環境が整っていれば、大幅な生産性向上が期待できるでしょう。

2. ペーパーレス化の促進

2つ目は、ペーパーレス化の促進です。テレワークでは、案件管理や顧客管理、会計など、さまざまな書類を「電子データ」に変換できます。

システムや専用ソフトの活用によってテレワーク環境を整えられれば、書類をわざわざ紙で保管する必要がなくなり、結果的に生産性向上につながるのです。

3. 緊急時でも事業を継続できる

3つ目は、緊急時でも事業を継続できることです。事実、新型コロナウイルスの感染拡大によって、多くの企業が「もし、事業が止まってしまったら」と危機感を抱いていました。

パンデミックを含めて、今後起こりうるトラブルに対応するためにも、テレワークに慣れておくことは大切です。トラブルが起きた後に対策を行っても、従業員がなかなか慣れず、スムーズにはいきません。

緊急時の事業停止リスクを最小限に留めるためにも、今からテレワーク環境を整備しておきましょう。

テレワークの環境を整備する方法

では具体的に、テレワーク環境はどのように整備すれば良いのでしょうか。「会社」と「従業員」のそれぞれの視点に立って、テレワーク環境の整備方法をご紹介します。

会社側

会社がテレワーク環境を整備する方法は、次の3つです。

  1. クラウドツールの利用
  2. 人事制度を見直す
  3. 交通費に代わる手当の支給

1. クラウドツールの利用

従業員がストレスなく働くために、「クラウドツール」を導入しましょう。今では、社内コミュニケーションや労務管理、ファイル共有など、あらゆる業務がオンラインで完結できるようになりました。

(例)

  • ビジネスチャットツール:従業員同士でチャットやファイル共有ができる
  • ビデオ会議ツール:オンラインでビデオ会議ができる
  • 労務管理システム:契約書や給与明細、社員名簿の作成などができる

自社の目的や予算を考えて、最適なツールを選ぶようにしましょう。

2. 人事制度を見直す

テレワークでは、従業員の意欲や態度が見えないため、従来の人事制度では適切な評価ができません。そのため、「成果」を重視した評価制度に変更する必要があります。

在宅勤務だと、従業員は「きちんと評価してくれているだろうか」と不安になります。従業員のモチベーションを保つためにも、具体的にどのような成果を出せば評価対象になるかなど、評価制度を明確化させましょう。

3. 交通費に代わる手当の支給

従業員は自宅で働くことになるため、交通費を支給しなくて済みます。その分を何かしらの手当で補完しましょう。

快適にテレワークをするためには、デスクやヘッドホン、インターネット環境など、さまざまな出費が発生します。従業員の負担を軽減するためにも、「テレワーク手当」など別の手当を用意しておきましょう。

従業員側

続いて、従業員がテレワーク環境を整備する方法を見ていきましょう。

  1. 快適な仕事スペースを確保する
  2. 椅子や机は身体に負担の少ないものを選ぶ
  3. 業務効率の上がるアイテムを使う

1. 快適な仕事スペースを確保する

テレワークを快適にするためにも、十分な仕事スペースを確保しましょう。たとえば、部屋の広さや整理整頓、空気の入れ替え、照明の明るさ、室温湿度などがあげられます。厚生労働省がガイドラインを公開しているので、ぜひ参考にしてください。

2. 椅子や机は身体に負担の少ないものを選ぶ

椅子や机は、できるだけ身体に負担のかからないものを選びましょう。ガイドラインでも以下のように記載されています。

【椅子】

  • 安定していて、簡単に移動できる
  • 座面の高さを調整できる
  • 傾きを調整できる背もたれがある
  • 肘掛けがある

【机】

  • 必要なものが配置できる広さがある
  • 作業中に脚が窮屈でない空間がある
  • 体型に合った高さである、又は高さの調整ができる

3. 業務効率の上がるアイテムを使う

その他、業務効率の上がるアイテムも活用しましょう。たとえば以下のようなアイテムがあげられます。

  • ヘッドセット
  • Webカメラ
  • PCスタンド
  • 急速USB充電器
  • 外付けディスプレイなど

テレワークでは、ビデオ会議を行う場面が多いです。相手の声をはっきりと聞き取るための「ヘッドセット」や、相手に自分の顔をはっきりと認識してもらうための「Webカメラ」の導入が望ましいでしょう。

そのほかPCスタンドや急速充電器、外付けディスプレイなどのアイテムがあると、いっそうテレワークが捗ります。

テレワークの環境整備で企業が負担するべき費用とは?

テレワークの環境整備にあたって気になるのが、「費用をどこまで負担するべきか」です。従業員のことを考えると全額負担してあげたくなるところですが、会社の予算を考えるとそうもいかない場合があります。全額負担とはいかなくても、最低限、次の費用は企業が負担したいところです。

各種デバイスの購入費用

テレワークを進めるにあたって、PCやスマートフォンなど新たなデバイスが必要になる場合の購入費用です。

しかし、全従業員に新品のデバイスを配布するとなると、大きな費用がかかります。費用を抑えたい場合は、従業員の私用デバイスを業務用として使う「BYOD」という方法もあります。

BYODについての詳しい内容については、こちらの記事で解説しているので、ぜひご参考ください。

インターネットの利用料金

各従業員のインターネット環境を整備するための費用です。もともと回線の早いインターネットを使っている従業員に対しても、「手当」を支給するのが望ましいでしょう。

ただ、インターネットは従業員がプライベートでも利用するため、業務とプライベートの利用範囲を分けるのが困難です。そのため、一部負担にすると良いでしょう。

クラウドツールの月額利用料

チャットツールやビデオ会議ツールなど、各種クラウドツールの利用料も企業が負担するとよいでしょう。クラウドツールに関しては、完全業務利用となるため、企業が全額負担するのが一般的です。

助成金を積極的に活用しよう

デバイス購入からインターネット料金、ツールの利用料まで...全従業員分を会社負担にするとなれば、莫大な金額がかかってしまいます。そこでおすすめしたいのが、テレワークに関する助成金や補助金です。

たとえば、「人材確保等支援金助成金」や「業務改善助成金」など、テレワークの環境を整備したい企業への助成金が数多くあるので、積極的に活用しましょう。詳しい内容については、以下の記事でお伝えしています。ぜひご参考ください。

テレワークではセキュリティ対策が必要不可欠

テレワークの環境整備にあたって、必ず行いたいことが「セキュリティ対策」です。大切な社内情報を守るためにも、以下の3つのセキュリティ対策は押さえておきましょう。

  1. ガイドラインの策定
  2. データ暗号化
  3. セキュリティツールの導入

セキュリティに対する組織の基本方針を統一するためにも、セキュリティガイドラインを策定しましょう。その時に参考になるのが総務省のテレワークセキュリティガイドライン。同ガイドラインには、「ルール」「人」「技術」のバランスが取れた対策を講じることが大切だと記載されています。

次に「データ暗号化」です。データの暗号化とは、ログイン時のIDやパスワードを符号化することで、簡単に読み取りや処理ができないようにする施策です。テレワークにおける、「情報の持ち出しリスク」の防止につながります。

最後に、「セキュリティツール」の導入です。ウイルス対策ソフトや総合脅威管理ツール、MDMツールなど、ウイルス感染による情報流出を防ぐツールは必ず導入しましょう。

テレワークで施すべきセキュリティ対策については、以下の記事で詳しく解説しています。ぜひご参考ください。

【ツール紹介】テレワークの業務効率を高める!Web電話帳「PHONE APPLI PEOPLE」とは

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  2. 着信表示:スマホの電話帳に登録しなくても着信情報が表示される
  3. 名刺管理:OCRで名刺の取り込みも簡単に
  4. 居場所表示:フリーアドレスでも誰がどこに居るか分かる
  5. トーク機能:1on1チャットやグループチャットやファイル添付も
  6. 050発着信:会社の050番号で発着信
  7. 安否確認:災害時の安否確認、チームの安否状況をすぐ確認可能
  8. クラウドPBX連携
  9. Azure AD 連携

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導入企業

【まとめ】テレワークの環境について

本記事では、テレワークの環境について、以下のポイントを中心にお伝えしました。

  • テレワークの環境整備は「生産性向上」「ペーパーレス化」「緊急時の事業継続」に役立つ
  • 会社側の環境整備として、クラウドツールの利用、人事制度の見直し、交通費に代わる手当の支給などがある
  • 従業員側の環境整備としては、仕事スペースの確保、負担の少ない椅子や机、業務効率の上がるアイテムの利用があげられる
  • 会社として負担するべき費用は、「デバイスの購入費用」「インターネットの利用料金」「クラウドツールの利用料」の3つ

テレワークを導入しても、環境が整っていなければ従業員の生産性は上がりません。またテレワークの環境整備には、生産性向上以外にも、ペーパーレス化の促進や緊急時の事業継続などにも役立ちます。「いざ」というときに備えて、今から自社のテレワーク環境を整備してはいかがでしょうか。

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この記事の筆者

PHONE APPLI

株式会社PHONE APPLI

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