企業ができるテレワークの環境整備とは？テレワーク導入でかかる費用や活用できる助成金についても紹介

「テレワークの環境を整備する方法について具体的に知りたい」
「 最近テレワークを導入したが、従業員の生産性が上がっていない」
「テレワークの環境整備が足りていないように思う」

本記事はこのような方のための記事です。コロナ禍でテレワークを導入したものの、「思うように生産性が上がらない」とお悩みの企業も多いのではないでしょうか。

その理由として考えられるのが、「テレワークの環境」です。いざテレワークを導入しても、従業員のモチベーションの上がるような環境がきちんと整っていなければ、生産性はなかなか上がりづらいのです。

そこで本記事では、テレワークの環境整備について、次のポイントを中心にお伝えします。

テレワーク最適化ツールを提供している当社が、テレワークの環境を整備するノウハウを詳しく解説しますので、ぜひご参考ください。

企業がテレワーク環境を整える3つのメリット

テレワーク環境を整えることは、企業にとってどのようなメリットがあるのでしょうか。以下の3つのメリットを押さえておきましょう。

1. 従業員の生産性向上

1つ目は、従業員の生産性の向上です。オフィスワークでは、他の従業員とのコミュニケーションが生まれるため、どうしても完全に一人で集中するのが難しくなります。

その点テレワークでは、一人で集中できる環境を作ることが可能です。周りに誰もいない部屋で、PCなどのデバイスやWi-Fi環境が整っていれば、大幅な生産性向上が期待できるでしょう。

2. ペーパーレス化の促進

2つ目は、ペーパーレス化の促進です。テレワークでは、案件管理や顧客管理、会計など、さまざまな書類を「電子データ」に変換できます。

システムや専用ソフトの活用によってテレワーク環境を整えられれば、書類をわざわざ紙で保管する必要がなくなり、結果的に生産性向上につながるのです。

3. 緊急時でも事業を継続できる

3つ目は、緊急時でも事業を継続できることです。事実、新型コロナウイルスの感染拡大によって、多くの企業が「もし、事業が止まってしまったら」と危機感を抱いていました。

パンデミックを含めて、今後起こりうるトラブルに対応するためにも、テレワークに慣れておくことは大切です。トラブルが起きた後に対策を行っても、従業員がなかなか慣れず、スムーズにはいきません。

緊急時の事業停止リスクを最小限に留めるためにも、今からテレワーク環境を整備しておきましょう。

テレワークの環境を整備する方法

では具体的に、テレワーク環境はどのように整備すれば良いのでしょうか。「会社」と「従業員」のそれぞれの視点に立って、テレワーク環境の整備方法をご紹介します。

会社側

会社がテレワーク環境を整備する方法は、次の3つです。

1. クラウドツールの利用

従業員がストレスなく働くために、「クラウドツール」を導入しましょう。今では、社内コミュニケーションや労務管理、ファイル共有など、あらゆる業務がオンラインで完結できるようになりました。

自社の目的や予算を考えて、最適なツールを選ぶようにしましょう。

2. 人事制度を見直す

テレワークでは、従業員の意欲や態度が見えないため、従来の人事制度では適切な評価ができません。そのため、「成果」を重視した評価制度に変更する必要があります。

在宅勤務だと、従業員は「きちんと評価してくれているだろうか」と不安になります。従業員のモチベーションを保つためにも、具体的にどのような成果を出せば評価対象になるかなど、評価制度を明確化させましょう。

3. 交通費に代わる手当の支給

従業員は自宅で働くことになるため、交通費を支給しなくて済みます。その分を何かしらの手当で補完しましょう。

快適にテレワークをするためには、デスクやヘッドホン、インターネット環境など、さまざまな出費が発生します。従業員の負担を軽減するためにも、「テレワーク手当」など別の手当を用意しておきましょう。

従業員側

続いて、従業員がテレワーク環境を整備する方法を見ていきましょう。

1. 快適な仕事スペースを確保する

テレワークを快適にするためにも、十分な仕事スペースを確保しましょう。たとえば、部屋の広さや整理整頓、空気の入れ替え、照明の明るさ、室温湿度などがあげられます。厚生労働省がガイドラインを公開しているので、ぜひ参考にしてください。

2. 椅子や机は身体に負担の少ないものを選ぶ

椅子や机は、できるだけ身体に負担のかからないものを選びましょう。ガイドラインでも以下のように記載されています。

【椅子】

• 安定していて、簡単に移動できる
• 座面の高さを調整できる
• 傾きを調整できる背もたれがある
• 肘掛けがある

【机】

• 必要なものが配置できる広さがある
• 作業中に脚が窮屈でない空間がある
• 体型に合った高さである、又は高さの調整ができる

3. 業務効率の上がるアイテムを使う

その他、業務効率の上がるアイテムも活用しましょう。たとえば以下のようなアイテムがあげられます。

テレワークでは、ビデオ会議を行う場面が多いです。相手の声をはっきりと聞き取るための「ヘッドセット」や、相手に自分の顔をはっきりと認識してもらうための「Webカメラ」の導入が望ましいでしょう。

そのほかPCスタンドや急速充電器、外付けディスプレイなどのアイテムがあると、いっそうテレワークが捗ります。

テレワークの環境整備で企業が負担するべき費用とは？

テレワークの環境整備にあたって気になるのが、「費用をどこまで負担するべきか」です。従業員のことを考えると全額負担してあげたくなるところですが、会社の予算を考えるとそうもいかない場合があります。全額負担とはいかなくても、最低限、次の費用は企業が負担したいところです。

各種デバイスの購入費用

テレワークを進めるにあたって、PCやスマートフォンなど新たなデバイスが必要になる場合の購入費用です。

しかし、全従業員に新品のデバイスを配布するとなると、大きな費用がかかります。費用を抑えたい場合は、従業員の私用デバイスを業務用として使う「BYOD」という方法もあります。

BYODについての詳しい内容については、こちらの記事で解説しているので、ぜひご参考ください。

インターネットの利用料金

各従業員のインターネット環境を整備するための費用です。もともと回線の早いインターネットを使っている従業員に対しても、「手当」を支給するのが望ましいでしょう。

ただ、インターネットは従業員がプライベートでも利用するため、業務とプライベートの利用範囲を分けるのが困難です。そのため、一部負担にすると良いでしょう。

クラウドツールの月額利用料

チャットツールやビデオ会議ツールなど、各種クラウドツールの利用料も企業が負担するとよいでしょう。クラウドツールに関しては、完全業務利用となるため、企業が全額負担するのが一般的です。

助成金を積極的に活用しよう

デバイス購入からインターネット料金、ツールの利用料まで...全従業員分を会社負担にするとなれば、莫大な金額がかかってしまいます。そこでおすすめしたいのが、テレワークに関する助成金や補助金です。

たとえば、「人材確保等支援金助成金」や「業務改善助成金」など、テレワークの環境を整備したい企業への助成金が数多くあるので、積極的に活用しましょう。詳しい内容については、以下の記事でお伝えしています。ぜひご参考ください。

テレワークではセキュリティ対策が必要不可欠

テレワークの環境整備にあたって、必ず行いたいことが「セキュリティ対策」です。大切な社内情報を守るためにも、以下の3つのセキュリティ対策は押さえておきましょう。

セキュリティに対する組織の基本方針を統一するためにも、セキュリティガイドラインを策定しましょう。その時に参考になるのが総務省のテレワークセキュリティガイドライン。同ガイドラインには、「ルール」「人」「技術」のバランスが取れた対策を講じることが大切だと記載されています。

次に「データ暗号化」です。データの暗号化とは、ログイン時のIDやパスワードを符号化することで、簡単に読み取りや処理ができないようにする施策です。テレワークにおける、「情報の持ち出しリスク」の防止につながります。

最後に、「セキュリティツール」の導入です。ウイルス対策ソフトや総合脅威管理ツール、MDMツールなど、ウイルス感染による情報流出を防ぐツールは必ず導入しましょう。

テレワークで施すべきセキュリティ対策については、以下の記事で詳しく解説しています。ぜひご参考ください。

「テレワーク先駆者百選 総務大臣賞」受賞しました

テレワーク先駆者百選について

総務省は、テレワークの普及促進を目的として、平成27年度から、テレワークの導入・活用を進めている企業・団体を「テレワーク先駆者」とし、その中から十分な実績を持つ企業等を「テレワーク先駆者百選」として公表しています。この度、PHONE APPLIは「テレワーク先駆者百選」の中から特に優れた取り組みを行っている企業として、「テレワーク先駆者百選 総務大臣賞」を受賞しました。

PHONE APPLIのテレワークの概要・特徴について

PHONE APPLIは、「最もパフォーマンスが出せる、場所や働き方」を従業員それぞれが選んで実施できる環境を実現しています。単なるITツールや人事制度の導入だけではなく、毎週1回30分の1on1ミーティング制度や、コアタイムなしのフレックス制度、身体的健康に関するセミナー開催など、「ルール」「ツール」「プレイス」の3軸から、持続的で生産的な働き方を推進しています。

また、それぞれの施策についても、毎月全社員に対しパルスサーベイを実施しており、制度や施策を常にアップデートし続けていることも大きな特徴といえます。実際に、アンケートの結果、テレワークの推進によって孤独感を感じた社員が増えたことをきっかけに、セルフケアやラインケアの研修を実施し、1on1で部下の不調に気づいたマネージャーは、社外カウンセラー等専門家との面談にいち早くつなげられるよう体制整備を行いました。

テレワーク導入の効果について

テレワークを始めとした、働き方改革推進の取り組みを社外へ発信しており、過去5年以内で2,500社以上の企業様がオフィスにお越しいただき、自社サービスの導入増加に大きく寄与しています。

また地方創生の取り組みの一環として、2019年10月に設立した山口県萩市に位置する「萩・明倫館アプリ開発センター」を開設し、IT人材不足への一手となるべく地元の学生を自社の開発エンジニアとして採用しています。2020年から始めたこの取り組みでは、現在19名の社員が勤務中で、離職率も0％です。同センターでは、地元地域の雇用創生だけでなく、山口県萩市と協力しながら、地域の社会課題を解決に向けたアプリ開発などを手掛けており、地方にいながらも東京と同じレベルの給与、同じレベルの教育を受けることができるという、リモートワークを活用した地方創生を行っています。

【まとめ】テレワークの環境について

本記事では、テレワークの環境について、以下のポイントを中心にお伝えしました。

テレワークを導入しても、環境が整っていなければ従業員の生産性は上がりません。またテレワークの環境整備には、生産性向上以外にも、ペーパーレス化の促進や緊急時の事業継続などにも役立ちます。「いざ」というときに備えて、今から自社のテレワーク環境を整備してはいかがでしょうか。