2022年4月25日 13:22

社員台帳の書き方とは?必要な記載事項と管理方法も紹介

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

当ページはこちらに移転しました。
3秒後に強制的に移動します。
大変お手数ですが、ブックマーク、リンク先の変更をお願い致します。

社員台帳の書き方とは?必要な記載事項と管理方法も紹介

「人事部に異動になり、社員台帳の担当になったので書き方を知りたい」
「社員台帳を扱ったことがないので、正しく作成や管理ができるか不安」
「記載事項や管理方法など、社員台帳の基本的な部分を押さえておきたい」

社員台帳は、氏名や住所など従業員の情報が書かれた書類のことです。「社員名簿」と同義で、労働基準法で作成と管理が義務付けられています。しかしながら、社員台帳を正しく扱えるか不安という方も多くいるのではないでしょうか。

そこで本記事では、社員台帳の「書き方」について、次のポイントを中心にお伝えします。

従業員情報を管理できる「Web電話帳」を提供している当社が、社員台帳の書き方について詳しく解説します。ぜひお役立てください。

尚、「社員名簿」の概要については以下の記事で詳しく解説しています。

社員台帳に記載するべき項目とは?

それでは早速、社員台帳の書き方をご紹介します。社員台帳の記載項目は「必須項目」と「任意項目」の2種類に分かれます。それぞれの名称と特徴は以下の通りです。



【必須項目】
氏名、生年月日、性別 各従業員の情報を記入する。結婚後に旧姓を使っている場合も、戸籍上の氏名を記載する
住所 交通費を支給する際の参考にするために記載する
履歴 社内での異動や配置転換、昇進などを記載する
業務の種類 従業員が行う業務の内容を記載する
雇入の年月日 雇用が開始された日を記載する
退職の年月日とその事由 従業員の都合で退職があった場合は記載不要。会社側で解雇した場合はその理由を記載する
死亡の年月日とその事由 従業員が在職中に死亡した場合に記載する。労災認定の有無に関わるため、その理由についても記載する


【任意項目】
社員番号 会社で設定している社員番号やコードを記載する
連絡先 自宅電話・携帯電話・メールアドレスなどを記載する
家族情報 従業員の家族の氏名・続柄・生年月日・備考などを記載する
免許・資格 従業員が取得している免許や資格を記載する
学歴 従業員自身の学歴を記載する
緊急連絡先(★) 従業員に連絡のつく緊急連絡先を記載する
健康保険番号、厚生年金番号、雇用保険番号の取得日(★) 保険や年金番号とその取得日を記載する

※『★』は特に重要(多くの会社が記載している)

必須項目さえ記載されていれば、どのような様式でも問題ありません。厚生労働省のフォーマットを参考にしてみても良いでしょう。

社員番号や学歴、資格、免許の有無などを記載する会社もあります。任意項目の中でも、緊急連絡先と、健康保険や厚生年金などの番号は重要です。ほぼ必須項目といっても良いでしょう。

また、社員台帳を作成するにあたって「個人情報」には注意が必要です。社員台帳における個人情報の取り扱いについては、こちらの記事で詳しく解説しています。ぜひご参考ください。

社員台帳を管理する2つの方法、そのメリット・デメリット

社員台帳を管理する方法に、「Excelを活用する方法」と「人事管理システムを利用する方法」の2つがあげられます。各方法のメリットとデメリットをご紹介します。

Excelで作成し、データを保存する

1つ目は、Excelを使う方法です。Excelのテンプレートまたはインターネット上にある「無料の社員台帳フォーマット」に社員情報を入力し、そのままExcelファイルにデータを保存(紙に印刷でも可)します。この方法を利用している企業は多いでしょう。

メリット

  • Excelなので操作がシンプル(普段使い慣れていれば更に簡単)
  • Excel自体にパスワードをかけることもできる
  • 無料フォーマットが多数あるので台帳を作りやすい

デメリット

  • 従業員数が増えるとシートが複雑になり管理が大変
  • パスワードを共有するため漏洩リスクがある

普段からExcelを使っている場合、そのままExcel上で社員台帳を作れば良いだけなのでスムーズです。また、パスワード設定を行うことでロックもかけられます。

社員台帳は複数人で閲覧することになりますが、その際パスワードを共有しなければならないため、漏洩リスクには注意が必要です。

クラウド系の人事管理システムを導入する

2つ目は、クラウド系の人事管理ソフトを導入する方法です。人事管理システムとは、社員台帳をはじめ勤怠管理、人事評価など、人事に関する情報を一元管理するシステムを指します。

メリット

  • いつでも修正や変更ができる
  • ヒューマンエラーや情報漏洩リスクの低減
  • 連携機能によって業務がシームレスになる

デメリット

  • システムの動作がベンダー側に委ねられる
  • セキュリティツールの追加が必要になる場合がある

システムの多くはクラウド管理なので、いつでも・どこでも修正ができます。また、アクセス制限や閲覧記録による情報漏洩リスクの低減、手書きによるヒューマンエラー防止にもつながります。さらに、給与明細や勤怠管理など、他機能との連携もあるため、人事業務のシームレス化が可能です。

社員台帳機能の付いた人事管理システムを選ぶ際のポイント5つ

社員台帳の管理方法は会社によって異なりますが、やはり「人事管理システム」が便利です。ここでは、人事管理システムを選ぶ際のポイントをご紹介します。特に意識したいのが次の5つです。

  1. 自社に必要な機能がある
  2. セキュリティ対策が万全
  3. システムの料金を確認する
  4. 作成や更新がスムーズにできる
  5. サポート体制は充実している

1. 自社に必要な機能がある

1つ目のポイントは「自社に必要な機能がある」です。人事管理システムといっても機能はさまざまです。社員台帳や勤怠管理、給与計算など基本機能をはじめ、人材分析や年末調整、福利厚生の管理など、システムによって異なります。

さまざまな機能が存在する中で、自社に必要な機能だけをブラッシュアップしましょう。必要のない機能まで加えると、かえって管理画面や操作が複雑になってしまいます。

2. セキュリティ対策が万全

2つ目は「セキュリティ対策は万全」です。人事管理システムのセキュリティ機能として、以下のものがあげられます。

  • システムにおける送受信データの暗号化
  • トラブルに対する監視・検知
  • ファイアウォールなどによる不正アクセス防止etc

自社が求めるセキュリティレベルが高ければ、追加でツールを導入する必要があるでしょう。追加が必要かどうかを判断するためにも、まずは導入したいツールのセキュリティ内容をしっかりと確認しておきましょう。

3. システムの料金を確認する

3つ目は「システムの料金を確認する」です。システムを契約する際の初期費用、それから月額利用料についても確認しておくとよいでしょう。自社の予算に合ったシステムを選ぶためにも、料金の確認は大切です。

システム料金は「人件費」と天秤にかける必要があります。「システムを導入することで従業員の負担がどのくらい減るか」を想像しながら、自社に合ったシステムを選びましょう。

4. 作成や更新がスムーズにできる

4つ目は「作成が更新がスムーズにできる」です。システム選びにおいて「操作性」は重要なポイントとなります。ICTシステムに不慣れな担当者の場合、操作が複雑だと、使いこなすまでに時間がかかってしまいます。

操作性はもちろん「管理画面の見やすさ」も重要です。担当者がスムーズに作成・管理できるようにするためにも、見やすく、扱いやすいシステムを選ぶようにしましょう。

5. サポート体制が充実している

5つ目は「サポート体制が充実している」です。初めて人事管理システムを導入すると、「そもそも使い方がわからない」「トラブルの対処法がわからない」など、さまざまな悩みが出てくるかと思います。不明点やトラブルを解決するためにも、サポート体制の充実度は大切です。

電話やチャットによるアドバイス、システムの導入支援、さらには代行サービスまで、システムによって内容はさまざまです。導入後トラブルが起こっても対処できるように、サポート体制が充実したシステムを選びましょう。

2022年4月より「個人情報保護法」が改正

改正に対応する中で、リスクが残っていることはありませんか?会社スマホ・ガラケーの中にある個人情報をほっとくと後で大変なことになります!!

会社スマホ・ガラケーのセキュリティ管理は大丈夫ですか?

今回の改正で事業者側の守るべき責務も増加しています。会社で取り扱っているスマホに関しても、より一層のリスク管理が必要となってきます。これを機会に会社スマホのセキュリティ管理を見直しませんか?

会社スマホ・ガラケー内にデータは残ってませんか?

  • ローカル同期型の電話帳を使っている場合
    今使っている電話帳だと、端末の中に連絡先が残ってしまう...
  • 会社でガラケーを使っている場合
    まだ会社ではガラケーを使っているので、連絡先は端末のメモリに直接登録している...

スマホの中にある個人情報を減らすために、より安心できるような仕組みを取り入れませんか?

【会社スマホ・ガラケー内にデータは残ってませんか?】個人情報を守るWeb電話帳「PHONE APPLI PEOPLE」とは

PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)

PHONE APPLI PEOPLEなら、連絡先を端末内ではなくクラウドで一元管理するため、万が一端末を紛失しても情報漏洩の心配はありません。また、認証機能がついているのでアクセス許可のないスマホをシャットアウトできます。Web電話帳とは、従業員や取引先などの連絡先情報をクラウド上に保存、管理、共有できるサービスです。

「PHONE APPLI PEOPLE」には、次のような機能が標準搭載されています。

  • 着信表示
    端末の電話帳に登録がなくても、PHONE APPLI PEOPLEに登録されている番号の着信表示が可能
  • スマホ認証
    無許可のスマホではPHONE APPLI PEOPLEにアクセスできないようにすることも可能です。
  • セキュリティ万全で安心!
    セキュリティソフト(MDM:モバイル端末管理、MAM:モバイルアプリケーション管理)の導入が不要に!つまり、BYOD(私物の業務利用)でも安心・便利!
  • 安心のセキュリティ
    通信が暗号化されているので、安心して利用できます。
    ※プライバシーマーク 登録番号 第21001182号 取得、ISO27001 認証番号 MSA-IS-273 取得
  • 組織ツリーで従業員の基本情報を管理
  • 従業員や取引先の連絡先をクラウドで一元管理
  • 強固なクラウドサーバーによって社内情報を保守
  • 連続ログイン時、自動的にログイン不能とする「アカウントロック」機能
  • 登録を行ったデバイスからのアクセスのみを許可する「端末ID認証」機能

「社内情報を守りながら、生産的に働きたい」とお考えの企業の方は、ぜひこちらをご参考ください。PHONE APPLI PEOPLEでは、無料トライアルも実施しています。

導入企業

【まとめ】社員台帳の書き方について

本記事では、社員台帳の書き方について、以下のポイントを中心にお伝えしました。

  • 社員台帳には「必須項目」を記載し、必要に応じて任意項目を追加しましょう
  • 必須項目さえ記載されていれば、どのような様式でもよい
  • 社員台帳の管理方法は、Excelを活用する方法と、人事管理システムを利用する方法の2つ
  • システム選びでは、必要機能の選定やセキュリティ内容、サポート体制などを十分に確認しましょう

社員台帳は、従業員数が増えるにつれて管理も複雑になってきます。作成・管理のリソースを削減するためには、人事管理システムの導入がおすすめです。社員台帳機能はもちろん、勤怠管理や給与管理などさまざまな機能が搭載されています。

必要な機能を見極めつつ、自社に合ったシステムを選びましょう。ぜひ本記事の内容を、自社の社員台帳作成にお役立てください。

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

この記事の筆者

PHONE APPLI

株式会社PHONE APPLI

関連記事