2022年2月11日 14:58

テレワーク導入のメリットは?効果を上げるコツや成功事例も紹介

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テレワーク導入のメリットは?効果を上げるコツや成功事例も紹介

「テレワーク導入のメリットを改めて確認したい」
「テレワークの効果をもっと高めたい」
「正直まだテレワーク導入を迷っているので成功事例を知りたい」

テレワークとは「tele=離れた場所」と「work=働く」を合わせた造語で、インターネットなどの情報通信技術を用いた、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことです。国が推進する「働き方改革」や昨今の感染症対策をきっかけに取り入れる企業も増えています。

一方で、まだ導入に迷っている企業や、テレワークを活かしきれているかわからず継続の判断に迷う企業も少なくありません。そこで本記事では、テレワークのメリットについて以下の内容を中心にお伝えします。

テレワークをうまく活用することで、従業員・企業にさまざまなメリットをもたらしてくれます。テレワークの導入や継続の際に、ぜひ本記事の内容をお役立てください。

テレワークを導入する6つのメリット

まずはテレワークの導入によるメリットをしっかりと把握しておきましょう。従業員と企業、それぞれのメリットについて以下の6つを紹介します。

  1. 【従業員側】通勤時間や移動時間の削減
  2. 【従業員側】ワークライフバランスの充実
  3. 【企業側】交通費やオフィス費用の経費削減
  4. 【企業側】企業のイメージ向上
  5. 【企業側】社員の離職率低下と採用強化
  6. 【企業側】自然災害や疫病などのリスク分散

1. 【従業員側】通勤時間や移動時間の削減

まず、テレワークのメリットで最もイメージしやすいのが、通勤時間や移動時間の削減です。在宅勤務の場合、朝早く起きたり、満員電車に長時間乗るなどのような通勤の負担がなくなります。通勤時間を気にすることなく、その時間に集中して業務ができるため、気持ちにも余裕が生まれます。

また、移動が多い営業職などの従業員は、オンラインで商談ができれば移動時間の削減が可能です。その分、商談可能件数を増やしたり、合間に事務作業できたりするため、業務を効率的にできるのもメリットです。

2. 【従業員側】ワークライフバランスの充実

テレワークは、個人のライフスタイルや家庭の事情に柔軟に対応できるのもメリットです。通勤時間の削減によって趣味や家事の時間が持てるだけでなく、育児や介護との両立もしやすくなります。

またオフィスに出社する必要がないため、たとえばお子さんを送り迎えに行くギリギリまで仕事ができたり、仕事をしながら近くでお子さんの様子を確認できたりします。このように育児や介護で起こりがちな、イレギュラーなことが発生しても対応しやすいのです。

3. 【企業側】交通費やオフィス費用の経費削減

交通費に関していえば、従業員の通勤費、営業職などの移動や出張による移動費などが削減可能です。出社する従業員も減るため、オフィスの光熱費や設備代の削減もできます。さらには固定の業務スペースが不要となり、それらの場所をフリーアドレス制にしておくことで、オフィスを効率的に活用可能です。

また必要書類の電子ファイル化などペーパーレスにすれば、印刷代やそれにかかる人件費の削減にもつながります。

4. 【企業側】企業のイメージ向上

個性を大切にする現代ではテレワークを導入することで、「従業員それぞれのライフスタイルを大切にする環境が整った魅力的な会社」としてイメージアップしやすくなります。それによって、国が推進する働き方改革にも沿った、先進的な会社というポジティブな印象も与えられます。

テレワーク導入を発信することで、働きやすい会社というイメージにもつながり、幅広い人材に受け入れられるでしょう。

5. 【企業側】社員の離職率低下と採用強化

テレワークは時間や場所に縛られないため、育児や介護などのライフスタイルの変化によっての離職防止にもつながります。たとえば事務作業や資料作成のような、出社しなくてもできるような業務をテレワークで行なってもらうことによって、離職を防げます。

また居住地や通勤の問題で採用できなかった人材など、さまざまな人材の確保にも大きなメリットがあります。

財務総研スタッフレポートによると、転職活動で応募する企業を選ぶときに転職志望度が上がる制度について、約半分(49.5%)が「テレワーク(在宅勤務含む)」と回答。環境が整った魅力的な会社として認識されるようになれば、優秀な人材へのアピールにもつながるでしょう。

6. 【企業側】自然災害や疫病などのリスク分散

テレワークは緊急時のリスク分散にも効果的です。予期せぬ自然災害や疫病が発生した場合でも、在宅勤務やモバイルワークを活用するテレワークであれば出社せずとも事業を継続できます。

平常時にテレワークを活用しておくことで、緊急時でのリスクを最小限にでき、スムーズな対応ができるため早期回復にもつながるでしょう。

テレワークを導入する3つのデメリット

テレワーク導入のメリットをお伝えしましたが、一方でデメリットもあります。テレワークを導入してから困ることがないように、以下の3つを事前に確認しておきましょう。

【デメリット3つ】

  1. 勤怠管理が複雑になりやすい
  2. 情報セキュリティリスクが上がる
  3. 仕事のオン・オフの切り替えがしづらい

1. 勤怠管理が複雑になりやすい

テレワークの場合、オフィスで上司が従業員の姿を直接見ることも勤怠カードを打刻することもできなくなるため、勤怠管理の難しさがあります。そのため、テレワークではオフィス勤務とは別の手段での管理が必要です。

たとえばエクセルへの記入やメールでの報告など、就業時間や休憩時間は従業員の自己申告によるものがほとんど。そのため実態を把握しにくい上に複雑になり、長時間労働を招きやすいです。

2. 情報セキュリティリスクが上がる

テレワークでは、従業員がPCやスマホなどの端末を自宅やコワーキングスペース、ワーケーションなど、オフィスの外に持ち出して社内情報にアクセスします。そのため、以下のようなリスクが発生しやすくなります。

  • PCなど端末の紛失や盗難リスク
  • カフェなどセキュリティが脆弱な場所でのネットワーク使用
  • 画面を他社に見られてしまうことなどによる情報漏洩のリスク

社内情報を守るためには、テレワークによる仕事場の変化に対応できる対策や従業員への情報リテラシー教育が必要です。

3. 仕事のオン・オフの切り替えがしづらい

「1. 勤怠管理が複雑になりやすい」でもお伝えしたように、時間の管理については従業員自身でコントロールすることが必要です。オフィス勤務では通勤やオフィスに身を置くことで、仕事のオン・オフが自然にできています。

一方テレワークでは、在宅勤務ではプライベートな空間で仕事をするため、仕事とプライベートのオン・オフの切り替えが難しいです。そのため集中力が低下し、生産性が落ちて長時間労働となる可能性もあります。

テレワークの導入効果を高めて、従業員の満足度を上げる具体的なコツ5つ

ここでは、テレワーク導入のデメリットを解決するコツを5つご紹介します。お伝えする内容は次の5つです。

  1. クラウドの勤怠管理システムを導入する
  2. テレワークに特化したセキュリティソフトを導入する
  3. 社内SNSやチャットツールを導入する
  4. 従来の評価制度を見直す
  5. 従業員の健康増進活動を促進する

1. クラウドの勤怠管理システムを導入する

先述した勤怠管理の複雑さを解消するためには、クラウドの勤怠管理システムの導入がおすすめです。インターネット環境があれば、さまざまなデバイスでどこからでも出退勤、休憩時間の管理ができます。

残業時間の把握や柔軟な働き方に対応した打刻ができるので、正確な労働時間の把握ができ、長時間労働の防止にもつながります。

2. テレワークに特化したセキュリティソフトを導入する

情報漏洩などセキュリティリスクを防ぐには、テレワークに特化したセキュリティソフトの導入が効果的です。

※具体例

  • ウイルス対策ソフト
  • パスワード管理ツール
  • 暗号化ソフト
  • クラウドストレージ
  • 端末の位置情報がわかるシステム
  • データのバックアップ

また、情報を扱うのは従業員のため、従業員自身のセキュリティに対する意識の向上も必要です。定期的に研修やテストなどを行い、組織として安全な環境を整えましょう。

3. 社内SNSやチャットツールを導入する

テレワークはちょっとした会話などが減るため、社内コミュニケーションが少なくなりがちです。従業員の孤独感をなくし、適度なコミュニケーションで効率性を上げるためにもコミュニケーションの場を作ることが大切になります。

解消するためには、メールよりも気軽に相談や報告ができる社内SNSやチャットツールの活用が有効です。また、ITツールを使用して「WEB会議」を定期的に行うことで、チームの士気も保ちやすくなります。

テレワークで様子が見えないからこそ、業務の中で「助かった」「ありがとう」など感謝の気持ちを伝えることが重要です。そういった積み重ねが、従業員のモチベーション向上にもつながります。

当社では、従業員同士で感謝の気持ちを伝えられる「PHONE APPLI THANKS」というサービスを提供しています。コミュニケーションのきっかけにもなり、お互いが認め合う文化の形成が、会社及び従業員によい影響をもたらすでしょう。

4.従来の評価制度を見直す

オフィス勤務は、仕事のプロセスや勤務態度など従業員の行動が見えるため、評価がしやすい環境でした。しかしテレワークでは、物理的に様子が見えづらいため、それに合わせた評価制度の適正化・見直しが必要です。

たとえばWEB会議への参加や面談での業務報告、成果物で評価するなど、各企業に合った評価基準を明確にしておきましょう。評価がわかりやすいと、従業員のモチベーション維持にもつながります。

5. 社員の健康増進活動を推進する

通勤や移動が少なくなる分、体を動かす機会も自然と少なくなります。そのため適度なストレッチや運動を促すことも必要でしょう。

またコミュニケーションの減少により、孤独を感じやすくなることも考えられます。オンライン上で従業員同士がコミュニケーションできる場の提供や、定期的なメンタルチェック、労働時間を把握するなど、精神的なケアも大切です。心身の健康増進活動も推進することで、働きやすい環境を整えましょう。

このほかテレワークを導入するにあたり、事前に考えておきたい課題については以下の記事をご参考ください。

【事例紹介】テレワーク制度を導入して会社の在り方を変えた事例

ここで実際にテレワーク制度を導入した弊社の事例をご紹介します。ぜひ参考にしてください。

株式会社PHONE APPLI

当社は「社員みんながいきいきと働き、パフォーマンスを最大限に発揮するため」のコミュニケーション革命を大事にしています。そのため、テレワークを推奨し働き方改革や健康経営を意識しています。

そのため、オフィス環境づくりにも力を入れており、さまざまなシーンに合わせた空間づくりと、人が密集しない工夫をオフィスに導入。さらに、社外や自宅の従業員と迅速に情報共有を図れるビデオ会議システムも取り入れています。くわえて、「Think Lab HOME」という、どこにでも簡単に設定できて持ち運べる書斎を取り入れたことで、自宅でのテレワーク環境改善に効果をあげています。

新型コロナウイルス感染拡大後は、よりテレワークを加速。最高のパフォーマンスを発揮できる場所を、従業員各自で選択できるようにしています。そのおかげでオフィスの出社率は約10%となっています(2021年9月時点)。

また、業務の必然性によって出社する従業員の安全を確保するためにも、すでに提供中のサービスである「居場所わかるくん」をアップデートした「PHONE APPLI PLACE」を展開。誰がどこにいるのかを、リアルタイムでモニタリングできる機能などを取り入れ、感染リスクを減らして拡大防止にも努めています。

【商品紹介】スマホでテレワークの悩みを解決!「PHONE APPLI PEOPLE」のココがすごい!

PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)

テレワークを導入する際の悩みを解決するツールとして、弊社ではPHONE APPLI PEOPLEというサービスを提供しています。ここでは特徴や機能について、簡単にお伝えします。

PHONE APPLI PEOPLEは、社員やお客様の情報をクラウド上で一元管理できる「Web電話帳」サービスです。スマートフォンにも対応しており、会社支給・個人の私物どちらでも利用可能なので、スマートフォンでのテレワーク導入を可能にします。

【主な機能】

  • 電話帳をクラウド上で一元管理
  • 着信情報を表示
  • セキュリティ対策も万全
  • メールやチャット、Web会議にも対応

MM総研「Web統合電話帳アプリケーション市場の概況(2021年8月)」調査では、おかげさまで電話帳シェアNo.1に選ばれました。テレワーク時代の新たなコミュニケーションツールとして活用いただいています。詳細は、当社サイトの紹介ページをご参考ください。

導入企業



【まとめ】テレワークのメリットについて

本記事では、テレワーク導入のメリットについて、以下のポイントを中心にお伝えしました。

  • テレワークを導入すると、従業員側には「時間の有効活用」や「ワークライフバランスの充実」などのメリットがある
  • 企業側には「経費の削減」や「離職率の低下や採用強化」、「緊急時のリスク分散」などのメリットがある
  • 「勤怠管理」や「セキュリティリスク」などのデメリットもあるので事前の対策が必要
  • テレワーク導入の際に課題を解決しておけば、導入効果を高めて、従業員の満足度を上げられる

従業員側にも会社側にも、たくさんのメリットをもたらしてくれるテレワーク。「ITツール」や「制度」をうまく活用することで課題を事前に解決し、自社に適した安心・安全なテレワーク環境を整えましょう。

ぜひ本記事の内容を、テレワークの導入・継続にお役立てください。

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「PHONE APPLI PEOPLE」は、クラウドPBXと連携し、場所にとらわれない働き方の実現を支援をするWeb電話帳です。固定電話削減、スマホ内線化、フリーアドレス、BYODなどの実績多数!

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この記事の筆者

PHONE APPLI

株式会社PHONE APPLI

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