2021年10月19日 13:00

テレワークのセキュリティ対策8つ|テレワーク導入で検討すべき事項3つ

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テレワークのセキュリティ対策8つ|テレワーク導入で検討すべき事項3つ

テレワークとは?

テレワークとは、tele=離れた場所とwork=働くを合わせた造語で、時間や場所にとらわれない働き方のことです。ICTを活用することで柔軟に仕事ができる、新しい勤務スタイルとして注目されています。

例えば、育児中のお母さんや介護を担う人など限られた時間で働きたい方や管理部門、カスタマーサービス、システムエンジニアなどの職種に向いている働き方です。

また、テレワークを行う人は、テレワーカーと呼ばれています。

テレワークの種類

テレワークの種類は大きく2つに分類されます。

1つ目は、雇用型と呼ばれるテレワークです。例えば、自宅を利用して働く在宅勤務や、どこでも仕事ができるモバイルワークなどが挙げられます。

対して、自営型は個人事業主や小規模の営業所などが実施するテレワークです。SEなど比較的専門性の高い職種が独立して仕事を請け負う場合などがこれに当たります。

このように、一口にテレワークといっても働き方に応じた種類があります。

テレワークのセキュリティ対策8つ

テレワークを実施するには、セキュリティ対策が不可欠です。セキュリティ対策といっても、特定の製品を購入すればよいといった簡単なものではないため、きちんとした自前準備が必要です。

ここでは、テレワークを実装するにあたって必要なセキュリティ対策についてご紹介します。

テレワークのセキュリティ対策1:情報セキュリティポリシーの設定

情報セキュリティポリシーとは、情報セキュリティの方針や取るべき行動を記した自社ルールのことです。セキュリティレベルの向上や問題発生時の責任の所在を明確にするのに効果があると言われています。

テレワークを導入する前に、この情報セキュリティポリシーを設定しておく必要があります。

一度設定した情報セキュリティポリシーは、そのままにせず、定期的に見直しや修正を行うことで、精度を高めることができます。

テレワークのセキュリティ対策2:トラブル時の連絡体制の整備

業務中、データが破損するなどイレギュラーが発生した場合は、改善に向けて素早く対応しなければなりません。その時、セキュリティ上の違和感を即座に連絡できるシステムがあれば、迅速に対応することが可能です。

そのため、普段から連絡手段や媒体を整備し、テレワーカーたちへ共有しておくことが求められます。

テレワークのセキュリティ対策3:従業員に対する教育の実施

次に、テレワークのセキュリティ対策として考えられるのは、教育の実施です。テレワークを使い作業をする従業員には、情報セキュリティポリシーや自社情報を自身で管理しなければならない責任を理解させることが重要だからです。

このような従業員教育は、端末の紛失や情報漏洩など、テレワークによって起りえる事故を未然に防ぐ効果が期待できます。

テレワークのセキュリティ対策4:ウイルスソフトの導入

テレワークで使用する端末は、自社で使用する端末と比較すると情報事故に巻き込まれる危険性が高まります。そのため、ウイルスの感染や不正アプリの侵入などのリスクから端末を守る必要があります。そこで必要になるのが、ウイルスソフトの導入です。

また、プライベートで利用している端末をそのまま仕事でも使用する場合にも、セキュリティソフトをダウンロードするなど対策を行いましょう。

テレワークのセキュリティ対策5:端末紛失時の対応をルール化

仕事に使用している端末を紛失してしまった場合、個人情報や未発表の会社情報など重要な情報が漏洩してしまうリスクがあります。

そんな万が一に備え、紛失時の対応を明文化すること、貸与している端末やセキュリティソフトの紛失時に使える機能を確認しておくことが必要です。

端末を使用する従業員は、置き忘れや盗難に注意し、しっかりとした自己管理を徹底しましょう。

テレワークのセキュリティ対策6:フィルターの導入や盗聴対策

次に、重要なのは、フィルターの導入や盗聴対策です。

具体的には、覗き見対策として画面にフィルターを装着したり、盗聴対策として重要情報の暗号化や離席時の画面ロックを徹底したりすることが効果的です。

テレワークのセキュリティ対策7:アクセス方法やネットワークの指定

テレワークのセキュリティ対策として次に求められるのは、アクセス方法やネットワークの指定を行うことです。

特に、社外からインターネットを経由して社内のシステムを使用する場合には、職場指定のアクセス方法を用意する必要があります。これは、社内の人間しか知りえない機密情報を盗み見られないために準備しておくべきです。

テレワークのセキュリティ対策8:パスワードの定期更新

最後にご紹介するのは、パスワードの定期更新の必要性です。これは、自社情報に不正アクセスされ、見ず知らずの他人に情報が漏洩してしまうのを防ぐために必ず行ってください。

更新の頻度は、一般的には2か月から3か月で一度行うのが最適とされています。他にも、心当たりのない不審なメールは開かないようにするなど、不正アクセスの可能性を排除する行動が求められます。

テレワーク導入で検討すべき事項3つ

ここまでは、テレワークに重要なセキュリティ対策についてお話ししました。それ以外にも、導入前に準備しておくべき事柄があります。

ここからは、テレワーク導入で検討すべき事柄を3つご紹介します。

テレワーク導入で検討すべき事項1:端末貸与

テレワークを導入する際には、端末を貸与するか否かを検討しなければなりません。貸与端末は私物に比べてセキュリティ管理がし易いため、情報漏洩などのリスクを減らすことができます。

対して、企業側が端末を用意するため、コストがかかってしまうというデメリットもあります。

テレワーク導入で検討すべき事項2:BYOD

BYODとは、私物の端末をテレワークに使用することで、Bring Your Own Deviceの略語です。

企業が端末を用意する必要がなくなるため、テレワークの導入コストを削減することができますが、ソフトのインストールが完了しているかの確認を取るなど別業務が増えるため、セキュリティ面に難があります。

端末か、BYODか、どちらを導入するかはメリットとデメリットを吟味し、企業がしっかりと判断する必要があります。

テレワーク導入で検討すべき事項3:クラウドサービス

クラウドサービスは、社内外の資料共有が簡単にできるため、テレワーカーにとっては非常に便利なサービスです。場所を問わずどこでもデータにアクセスできるメリットがあり、企業にとっても社内管理費のコスト削減効果が期待されます。

インターネットに接続して業務を行うため、外部からの攻撃を受けやすいというデメリットもありますが、近年の傾向として、自社のサーバーからクラウドサービスに移行する企業が増えています。

コミュニケーションポータル「PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)」とは

PHONE APPLI PEOPLE

Web電話帳とは、文字通り「Web上で管理できる電話帳」のこと。多種多様な機能によって、テレワークやフリーアドレスを下支えしてくれるITツールです。具体的には以下のような特徴があります。

  1. 電話帳をクラウド上で一元管理
  2. 電話帳に登録しなくても着信情報が表示される
  3. 名刺管理
  4. 誰がどこに居るか?居場所が分かる
  5. Web電話帳内のプラットフォームでコミュニケーションができる

1. 電話帳をクラウド上で一元管理

Web電話帳を代表する機能ともいえるのが、「連絡先の一元管理」です。社員やお客様の連絡先や名刺データをクラウド上に保存することで、いつでも、どこでも相手の連絡先を社内全員で確認・共有。チャットやweb会議、電話、メールなど最適なツールで簡単にコミュニケーションすることが可能です。

2. 電話帳に登録しなくても着信情報が表示される

PHONE APPLI PEOPLEには、相手の連絡を登録していなくても名前や所属が表示される「着信表示機能」が備わっています。相手の簡単な情報がスマホ画面に表示されるため、「電話の相手がわからないから折り返せない」といったコミュニケーションロスを回避できます。

3. 名刺管理

スマホアプリから名刺の写真を撮るだけ。簡単に名刺管理することも可能です。

4. 誰がどこに居るか?居場所が分かる

フリーアドレスの採用などで社員がどこに居るかわからない場合に居場所を探せます。PHONE APPLI PEOPLEで居場所を探すことができ、対面でのコミュニケーションが可能です。

  • 相手の所属や名前を調べられる「検索機能」
  • 相手の居場所を特定できる「位置情報機能」

検索機能や位置情報機能によって相手の情報がすぐにわかるため、たとえば打ち合わせのアポイント取りや、災害時の安否確認においても迅速に対応できます。

5. Web電話帳内のプラットフォームでコミュニケーションができる

PHONE APPLI PEOPLEには、電話帳としての役割だけでなく、社内コミュニケーションを円滑にする機能も充実。たとえば以下の2つの機能があげられます。

  • 相手といつでもチャットができる「チャット機能」
  • 従業員の能力や資格を検索できる「スキル検索機能」

たとえば、電話で話すまでもない要件を伝えたい場合はチャット機能が活用できます。スキル検索機能では、顧客からの確認事項があった際すぐに社内の専門家を検索可能です。1回1回電話をかけたり、オフィスを回って相手を探したりする必要がないため、業務効率アップにつながります。

テレワークのセキュリティ対策を行おう

ここまで、テレワークのセキュリティ対策についてお話ししました。いかがでしたでしょうか。

テレワークは、今注目を集めている働き方の一つです。導入を検討する場合は、本記事でご紹介したセキュリティ対策をしっかりと行うことが大切です。業務に関わる全ての社員が気持ちよく勤務できるよう、環境作りに努めましょう。

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「PHONE APPLI PEOPLE」は、クラウドPBXと連携し、場所にとらわれない働き方の実現を支援をするWeb電話帳です。固定電話削減、スマホ内線化、フリーアドレス、BYODなどの実績多数!

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この記事の筆者

PHONE APPLI

株式会社PHONE APPLI

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