2021年1月23日 21:36

【企業向け】連絡先を一元管理・共有できるWeb電話帳とは?

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「Webで電話帳を一括管理できるものを探している」
「Web電話帳サービスとはどのようなものなのか知りたい」
「社内から固定電話をなくしたい」

社内の固定電話や携帯電話の管理がしっかりできておらず、業務が複雑になっている企業も多いのではないでしょうか。そのような悩みを解決してくれるのが「Web電話帳」です。そこで本記事では、Web電話帳について以下の内容を中心に解説していきます。

  • Web電話帳の概要と機能
  • Web電話帳のメリット・デメリット
  • Web電話帳の活用事例

ぜひ本記事の内容を参考に、Web電話帳への知識を深め、サービス導入にお役立てください。

Web電話帳とは?

Web電話帳とは、文字通り「電話帳をインターネット上で管理するサービス」のこと。社員や顧客の電話番号や所属会社名、部署名、顔写真、メールアドレスなどをクラウド上に保存することで、電話帳の一元管理が可能となります。

またWeb電話帳には、情報管理の一元化だけでなく、必要な情報にすぐにアクセスできる、詳しい着信情報が表示される、といったメリットも。最近では何百人、何千人の社員をもつ大企業でもスムーズに利用・管理できるような、多彩なサービスが充実しています。

あまり聞き馴染みのない「Web電話帳」ですが、このように導入する企業は増加傾向にあるのです。その理由のひとつとしては、国をあげて取り組んでいる「働き方改革」や、企業の人材リソース削減のための「業務効率化」、テレワーク推進によるフリーアドレス化があげられます。

Web電話帳「PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)」の機能

続いて、Web電話帳の機能について見ていきましょう。本章では、Web電話帳「PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)」の機能をご紹介します。

  1. 社員・顧客情報などを一元管理
  2. スマホやスキャナーで名刺情報を登録可能
  3. 電話帳に登録しなくても着信情報が表示
  4. Web電話帳内のプラットフォームでコミュニケーションができる

1. 社員・顧客情報などを一元管理

Web電話帳を代表する機能ともいえるのが、「社員や顧客情報の一元管理」です。Web電話帳では、社員・顧客情報がすべてクラウドに保存されるため、情報共有・管理がスムーズになります。

2. スマホやスキャナーで名刺情報を登録可能

Web電話帳「PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)」では、氏名や所属部署、電話番号などさまざまな「名刺情報」が登録可能です。また、貰った名刺をスマートフォンやスキャナーで撮影することで自動的に連絡先が登録される機能もあります。

3. 電話帳に登録しなくても着信情報が表示

従来の電話帳だと、着信情報を確認するためには、連絡先を相互登録する必要がありました。しかしWeb電話帳の場合、専用アプリをインストールしておくことで、電話帳に相手が登録されていなくても着信情報が確認できます。

4. Web電話帳内のプラットフォームでコミュニケーションができる

Web電話帳の中には、「チャット機能」が搭載されているサービスも。ひとつのプラットフォームで電話帳とチャット機能を同時に利用できるため、従業員同士のコミュニケーションロスを防止することにもつながります。

また、社員の能力や資格を検索できる「スキル検索機能」を備えているものも。この機能を使えば、顧客からの確認事項があった際にも社内の専門家とすぐに連絡がとれます。スキルが表示されることで、社員同士が会わずとも信頼関係を築けるでしょう。

Web電話帳のメリット

具体的にWeb電話帳にはどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、Web電話帳の導入によって得られる5つのメリットをお伝えします。

  1. 情報の一元管理によるリソース削減
  2. 着信情報が確認可能
  3. 必要な情報にすぐアクセスできる
  4. 連絡先の公私混同を回避
  5. 情報漏えい対策

1. 情報の一元管理によるリソース削減

Web電話帳の最大のメリットは、「情報の一元管理によるリソースの削減」です。携帯電話の電話帳だと、各自が情報を整理しなければならず、登録内容の変更・追加にも手間がかかります。また、エクセルや紙で内線表・連絡先を管理している会社も多く、人事異動など人の出入りが多いと管理が大変です。

一方のWeb電話帳は、クラウド上に「氏名」「電話番号」「所属部署」「メールアドレス」などを一括保存するため、組織で一度登録してしまえば、同じ情報を社内全員で共有できるのです。

2. 着信情報が確認可能

Web電話帳に登録されている人物からの発信であれば、仮に自分が登録していなくても、発信者情報が表示されます。そのため、「電話が来たけど発信者が分からないので電話を取れない」「間違い電話だと思って取らなかったけど実は取引先の新しい担当者だった」などといった機会損失を防ぐことが可能です。

3. 必要な情報にすぐアクセスできる

電話帳がクラウド上で一括管理されているため、さまざまな情報にすぐにアクセスできます。たとえば、オフィスの中で「だれ」が「どこ」にいるのかの確認、災害時の安否確認、トーク機能との連携など。使用シーンごとに必要な情報がすぐに手に入ります。

4. 連絡先の公私混同を回避

社員自身のスマートフォンを業務利用している場合、「Web電話帳」によって公私混同を防げます。プライベートの電話帳だけを利用していると、自分の友人と仕事関係者の情報をすべて同じ電話帳で管理しなければなりません。人数が多くなると間違い電話をかけてしまう可能性もあるでしょう。そこで「Web電話帳」を端末に入れることで、会社とプライベートの連絡先を区別できるので、公私混同の防止につながります。

5. 情報漏えい対策

Web電話帳では、膨大な量の個人情報を取り扱います。社員や顧客の個人情報は企業にとって厳重に管理しなければならない機密情報のため、Web電話帳そのもののセキュリティ対策が充実していなければなりません。そのため、ほとんどのWeb電話帳システムでは、強固なクラウドサーバーの搭載やアカウントロック、アクセス制限機能まで多彩なセキュリティ機能がそろいます。

Web電話帳活用のデメリット

Web電話帳には数多くのメリットがある反面、デメリットも存在します。実際に導入する前に、以下のようなデメリットがあることも覚えておきましょう。

  1. 社内ツールの混同
  2. アカウント管理作業が増える

1. 社内ツールの混同

1つ目は「社内ツールと混同してしまう」という点。今では、チャットツールや顧客管理ツールなど、Web電話帳以外のツールを導入している会社も多いです。たとえば、チャット機能のあるWeb電話帳を導入した場合、「この話はどこのチャットでの会話だっただろうか?」と混乱する可能性もあります。そのため、「各チャットツールを開き、会話を探す」という手間が生まれてしまいます。

2. アカウント管理作業が増える

Web電話帳では、各自が自分のアカウントを登録する必要があります。たとえば部署異動や転職をした際、アカウント情報を変更しなければなりません。また個人が登録した情報はクラウド上で一括管理されるため、組織でのアカウント管理も必要です。

Web電話帳だけであれば問題ありませんが、複数のツールを導入している場合、それぞれのアカウントを管理する手間が増えます。

Web電話帳「PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)」の活用シーン

これまで機能やメリットをお伝えしました。ここでは具体例をあげて、Web電話帳「PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)」の3つの活用シーンをご紹介します。

  1. リモートワーク・フリーアドレスの促進
  2. 他のアプリとの連動
  3. 名刺登録機能で電話帳を共有

1. リモートワーク・フリーアドレスの促進

Web電話帳の導入は、リモートワークやフリーアドレスの促進にもつながります。スマートフォン一台で社内・取引先とやり取りができるため、社内電話を置く必要がありません。また、電話番のためにわざわざオフィスに出社する必要もなくなるでしょう。社員は「いつでも、どこでも」仕事ができるようになります。

【参照】PHONE APPLI PLACE(旧:居場所わかるくん)

2. 他のアプリとの連動

他のアプリとの連携ができるWeb電話帳サービスも多いです。たとえば、オンラインミーティングのできる「Skype」を連携利用できたり、相手のメールアドレスをクリックすると「Gmail」の画面が表示されたり。他のアプリと連携することで、リソースが削減され、業務効率アップにつながります。

また、Microsoft365との連携機能が備わっているものもあります。Web電話帳で登録した連絡先情報を、Microsoftが提供するチャットサービス「Microsoft Team」へ1クリックで登録することも可能です。

【参照】PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)

3. 名刺登録機能で電話帳を共有

冒頭でお伝えしたように、多くのWeb電話帳には「名刺登録機能」が備わっています。一度名刺を登録してしまえば、社内全員で電話帳を共有することが可能です。

名刺だけでなく、相手のデータをもとに各企業の従業員データをまとめる機能を搭載しているサービスも。たとえば同じ企業の社員を「グループ化」する機能を備えたWeb電話帳もあります。最初から「どこの誰なのか」が明確になっているため、余計な確認作業をする必要がなくなります。また、クラウド名刺管理サービス「Sansan」と連携しているWeb電話帳もあります。

【参照】クラウド名刺管理サービスの「Sansan」と、Web電話帳クラウドサービスの「PHONE APPLI」が 業務提携

Web電話帳の導入状況とは?

最近、導入する企業が増えているWeb電話帳。2020年7月に実施されたMM総研による市場調査によると、2019年時点でのWeb電話帳のライセンス数は、前年度より34.4万件も多い「179.4万件」という結果になりました。

とくに「業務効率アップ」や「生産性向上」を目的にWeb電話帳を導入するケースが多い傾向にあります。加えて、国内全体で人材不足が加速している現状を踏まえると、今後ますますニーズが高まっていくことが予想されます。

【事例紹介】Web電話帳「PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)」の導入事例紹介

それでは最後に、Web電話帳の導入事例を見ていきましょう。ここでは、弊社が提供するWeb電話帳「PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)」の導入によって社内のワークスタイルが変わった事例をご紹介します。

三菱商事株式会社

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三菱商事株式会社は、今では世界90ヵ国に拠点をもつ総合商社です。天然ガスから自動車、食品まで幅広い商品を扱っています。同社では中期経営戦略の一環として「固定電話の廃止」を目指しており、その新たなワークスタイルの要として「PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれる君)」を導入しました。

【ポイント】

  1. 社内に約8,000台のスマートフォンを配布し、1万人に対して「PHONE APPLI PEOPLE」を採用
  2. 固定電話の「発信元の確認機能」がそのまま引き継がれたため、社内にすぐにWeb電話帳が浸透した
  3. 固定電話と内線が原則廃止されたことで、仕事における「空間の制約」から開放された

スマートフォンの導入とPHONE APPLI PEOPLEの活用によって、固定電話と内線が原則廃止され、新たな働き方が徐々に根付いた事例です。

【参照】固定電話廃止と内線撤廃- スマートフォン全社導入を企業変革の推進力へ - | 三菱商事株式会社

その他のPHONE APPLIの活用事例については、こちらの記事で詳しく解説しています。

まとめ

本記事では、Web電話帳の機能やメリット・デメリットをはじめ活用シーンから活用事例まで幅広く解説しました。

  • Web電話帳では社員や顧客情報を「一括管理」できる
  • 名刺登録が簡単にでき、社内での共有が可能
  • Web電話帳を導入する企業は年々増えている
  • Web電話帳は社員の「業務効率アップ」「生産性向上」につながる

Web電話帳では、クラウド上に連絡先を一括管理できるため、必要な情報にすぐにアクセスできます。取引先だけでなく、連絡をしたい相手を探す手間が省けるため、社内におけるコミュニーケーションロスを防止可能です。「人材不足を打開したい」「テレワークをより効率的にしたい」といった企業にはぴったりのサービスといえるでしょう。

ぜひ本記事の内容を参考に、Web電話帳の導入を検討してください。



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この記事の筆者

PHONE APPLI

株式会社Phone Appli

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