2021年1月24日 17:04

働き方改革を推進するうえでのオフィスの在り方とは?

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「働き方改革の推進によってテレワークを導入することになった」
「働き方改革への対応にともない、オフィスの活用方法も変えていきたい」
「働き方改革に合ったオフィスデザインを知りたい」

昨今、テレワークやフリーアドレスなどの「働き方改革」が国をあげて推進されています。主に「賃金の改善」「場所や時間といった制約の克服」「従業員のキャリアの構築」の3つを柱に進められる働き方改革。

そこで本記事ではその3つの柱のなかの「制約の克服(時間・場所など)」に焦点を当て、以下の内容を中心にオフィス改善についてお伝えします。

  • 働き方改革においてオフィス空間が重要な理由
  • 働き方改革を推進できるオフィスデザイン
  • 働き方改革に対応したオフィス環境の事例

従業員のメンタルヘルス改善においては「オフィス環境」も大切な要素になります。ぜひ本記事の内容を、働き方改革におけるオフィス環境改善にお役立てください。

働き方改革でオフィス空間を重視する理由

働き方改革の中でも「オフィス」は大きな要因です。従業員が一日の中で一番長くいる場所が職場のオフィス。そのため、従業員の労働生産性に影響を与えるといわれており、働きやすいオフィス作りに注力する企業も増えています。

では、一体なぜオフィスが重視されるのか、その理由について見ていきましょう。

  1. 作業の効率化
  2. ワークスタイルの変化に対応
  3. 従業員のメンタルヘルスを重視

1. 作業の効率化

オフィスの整備は、単に見た目だけでなく「従業員の生産性」にも関わってきます。

たとえば以下のような例です。

  • 社内コミュニケーションの円滑化を図るため「カフェスペース」を設置する
  • 仕事にコミットできる環境を整えるため「集中エリア」を設置する

社内コミュニケーションが円滑になる、つまり従業員同士が意見を出しやすい環境が整うのです。一方で「ひとりで作業したい」という従業員にも、集中できる環境を整えます。「他の人の意見を聞きながらプロジェクトを進めたい」「ひとりで集中したい」など、一人ひとりが働きやすい環境を作ることが大切です。

2. ワークスタイルの変化に対応

オフィス空間を変えることで、テレワークやフリーアドレスへの移行など、新たなワークスタイルの変化にも対応できるようになります。たとえばフリーアドレスの場合、オフィス内に自席を設けずカフェや集中エリアを設けることで、自席のない環境下でも従業員がストレスなく働けるのです。

従来のオフィス空間のままフリーアドレスを導入すると、「結局いつもと同じ席に座ってしまう」など、あまり意味がない制度の導入になってしまいます。働き方改革に適したオフィスに整備しておけば、オフィスに出勤する機会が少ないテレワークの従業員でも、出勤しやすくなります。

3. 従業員のメンタルヘルスを重視

従業員のメンタルヘルスを向上させるためにも「オフィス環境」は非常に大切です。最近では、社会全体で「長時間労働」が問題視されており、ストレスチェックの義務化や時間外労働の規制が進んでいます。

食事以外の時間は同じ席でずっと仕事をしている、といった状況だと従業員もストレスを抱えてしまいます。そこで、「カフェスペースによって従業員同士のコミュニケーション機会を作る」「仮眠スペースを作る」などを検討する企業が増えています。メンタル部分を支援し、従業員がストレスなく働ける環境づくりが大切です。

働き方改革を進めるにはオフィスデザインが重要

たしかに、働き方改革を促進するためにはオフィスの整備が重要ですが、会社の士気を上げるためには「オフィスデザイン」も重要です。では、テレワークやフリーアドレスなどの働き方改革を進めやすいオフィスデザインの例を、いくつか見ていきましょう。

1. 時短を考慮したオフィスデザイン

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引用:ナジコイーエス株式会社 | CraftBank

時短を意識するなら、部署ごとに島を作る「島型対向デザイン」がオススメ。島型対向は、多くの企業が導入しているオーソドックスなデザインです。部署ごとに席を固めるため、配線をまとめて管理できる上に、部署内で業務報告をしやすいメリットがあります。

一方で、周りからの視線が集中するため緊張感が生まれ、パーソナルスペースが狭くなるデメリットも。コンパクトに収まるため時短になりますが、プライバシーに不安を感じる従業員が出てくる可能性もあります。

2. リラックスしたコミュニケーションができるオフィスデザイン

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引用:株式会社PHONE APPLI | snoe peak

社内コミュニケーションの活性化を図るために「キャンピングオフィス」を導入した株式会社PHONE APPLIの事例です。

壁のないオープンな空間に、ドーム型テントやチェアなど「キャンプ」を彷彿とさせる家具を配置。アロマの香りや観葉植物を置くことで、あたかも大自然にいるかのようなリラックスできる空間を表現しています。

リラックスできる環境は、従業員のパフォーマンスにも良い影響を与えます。社内コミュニケーションが促進されるだけでなく、一人ひとりの生産性向上にもつながるでしょう。

3. コミュニケーションを中心としたオフィスデザイン

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引用:オフィスレイアウトとデスク配置の見直しで業務効率化を実現!! | CraftBank

コミュニケーションを意識するなら、「フリーアドレス型デザイン」がオススメ。フリーアドレスとは、自席を設けず、従業員がそれぞれ好きな席で働けるオフィスデザインです。あえて固定席を作らないことで、「普段あまり話さない人」とのコミュニケーションが生まれます。また最初からフリーアドレスを導入していれば、会議室を作る必要もありません。

一方で、自由度が高すぎるがゆえに、「同じ従業員同士で固まってしまう」「PCのセキュリティ対策が難しい」といったデメリットも。フリーアドレス型デザインを導入する際は、働く上でのルールや決まりをあらかじめ設ける必要があります。

オフィス移転も働き方改革の1つ

先述のとおり、会社のオフィスを整備することは、ワークスタイルの変化に対応できるだけでなく、従業員の生産性アップにもつながります。

しかし、「テレワークやフリーアドレスを導入した時に、今のオフィスの面積は必要なのだろうか?」と思っている経営者の方もいるのではないでしょうか。そのような場合は、思いきって「オフィス移転」してしまうのも手段の1つです。

テレワークやフリーアドレスの導入をシミュレーションしてみて、以下のようなことが当てはまるのであれば、オフィス移転を検討してみましょう。

  • 全員分の固定席を設ける必要がないため、小さいオフィスでも十分
  • 固定費を変えず利便性の高い立地に移転すれば、従業員の通勤時間の短縮にもつながる

オフィスは必ずしも大きくしなければならないわけではありません。むしろ、テレワークやフリーアドレスを導入した場合、今よりも小さいオフィスを借りても良いでしょう。

仮に小さいオフィスでも、カフェスペースや集中エリアがあるだけで、従業員の生産性は上がります。オフィス移転をする際は、「ランニングコストを下げられるか?」、もしくは家賃などの固定費を上げずに「利便性を高められるか?」について考えてみるのもオススメです。

【コラム】働き方改革に対応したオフィス環境の改善方法

働き方改革を進めるためには「オフィス環境」が重要であるとお伝えしました。ここでは、オフィス環境の改善によって働き方改革が促進された企業をいくつかご紹介します。

場所にとらわれない働き方を実現~第一生命保険株式会社~

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生命保険をはじめ個人年金保険や学資保険など、幅広い保険事業を手がける「第一生命株式会社」。2018〜2020年の経営計画の一環として働き方改革を推進していた同社ですが、「固定電話による制約」が働き方改革を阻害していると考えていたそうです。

そこで、内線電話をすべてスマートフォンで対応することに。あわせてWeb電話帳「PHONE APPLI PEOPLE」を導入し、働き方改革を進めていったといいます。同サービスの「着信表示機能」によって誰からの着信かすぐにわかり、固定電話にかかっていた時間的コストが削減されたそう。また、スマホだけで連絡を取り合えるため、場所に捉われない自由な働き方が根付いていったといいます。

最終的には、今まで約2万3,000台あった固定電話が約11,000台に。スマートフォンを軸とした働き方が促進されていったそうです。内線電話のスマートフォン化とWeb電話帳の導入によって、従来かかっていたコストが削減され、従業員にとっても働きやすいオフィス環境が作られた事例といえます。

【参照】1万1000台のスマートフォンを導入し、場所にとらわれない働き方を実現 | 第一生命保険株式会社

スマートフォン内線化により、コミュニケーションの円滑化を実現~株式会社島忠~

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埼玉県に本社を構え、全国に家具・インテリアの小売店舗やホームセンターを展開する「株式会社島忠」。同社では、社内連絡を円滑にするべく全店舗のスマートフォン内線化を検討していたそうです。そこで、3,500以上の内線番号をWeb電話帳「PHONE APPLI PEOPLE」で管理することに。

クラウドで連絡先を一括管理できるWeb電話帳。従業員個人のスマートフォンで直接連絡できるため、「社内電話の取り次ぎ」や「店舗での電話待ち」の問題も解決されたといいます。さらに、同サービスの着信表示機能によって「どこの店舗の誰からの着信なのか」が分かり、コミュニケーションロス回避につながったそうです。

また組織変更にもフレキシブルな対応が可能になりました。内線番号が変わっても常に必要なメンバー同士で連絡を取り合えるため、今まで以上に社内コミュニケーションが円滑になったといいます。

【参照】スマートフォン内線化により、コミュニケーションの円滑化を実現 | 株式会社島忠

オフィス改善に役立つWeb電話帳「PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)」とは

先述のようにオフィスの整備は、テレワークやフリーアドレスなど「新しい働き方」の促進につながります。そこで、あわせて導入したいのが「Web電話帳」です。文字通りWeb上で電話帳を管理できるツールのことで、導入する企業も徐々に増えています。ここでは弊社が提供するWeb電話帳「PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)」の特徴をご紹介します。

  1. 電話帳をクラウド上で一元管理し固定電話を削減
  2. 電話帳に登録しなくても着信情報が表示される
  3. Web電話帳内のプラットフォームでコミュニケーションができる
  4. 従業員の居場所がわかる

1. 電話帳をクラウド上で一元管理し固定電話を削減

PHONE APPLI PEOPLEを含むほとんどのWeb電話帳には、「連絡先の一元管理機能」が備わっています。従業員やお客様の情報がすべてクラウド上に保存されるため、いつでも、どこでも相手の連絡先をスマホ画面上で確認可能です。

また、固定電話の代用としてWeb電話帳を使う企業も増加。一度登録された連絡先は組織単位で管理・共有できるため、わざわざ固定電話でやり取りする必要もなくなります。

2. 電話帳に登録しなくても着信情報が表示される

PHONE APPLI PEOPLEには、相手の連絡先を登録していなくても所属や名前などが表示される「着信表示機能」が備わっています。登録の有無にかかわらず、「誰からの電話なのか」が瞬時にわかります。そのため、「相手が不明だったので折り返せない」といった機会損失の削減にもつながるのです。

3. Web電話帳内のプラットフォームでコミュニケーションができる

PHONE APPLI PEOPLEでは、プラットフォーム内で「電話帳以外の機能」も利用可能です。たとえば以下のような機能があります。

  • スレッドで相手とコミュニケーションが取れる「チャット機能」
  • 従業員の能力や資格を検索できる「スキル検索機能」

チャット機能は、電話よりもハードルが低いため「わざわざ電話をかけるまでもない」という場面に役立ちます。専門的な知識が必要な場面においては、スキル検索機能が便利です。いつでも「社内で〇〇に詳しい人」を検索できるため、業務もスムーズになるでしょう。

4. 従業員の居場所がわかる

PHONE APPLI PEOPLEでは、オプションである「PHONE APPLI PLACE(旧:居場所わかるくん)」によって従業員の位置情報を検索することも可能です。

Wi-Fiを経由することで、相手が持っている端末の場所をいつでも特定できます。相手の居場所が常にわかるため、「急ぎで打ち合わせがしたい」「Webミーティングができる環境にいるか知りたい」など、アポイントを取りたいときに便利です。

【参照】PHONE APPLI PLACE(旧:居場所わかるくん)



PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)の活用事例

それでは最後に、Web電話帳の活用事例をご紹介します。ここでは、弊社が提供するWeb電話帳「PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)」の導入によって、新しい働き方が促進された企業の事例をピックアップ。ぜひ参考事例としてお役立てください。

株式会社梓設計

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株式会社梓建設は、建物の設計から監理、環境デザイン、コンサルまで建設に関する幅広い業務をおこなう会社です。2019年に「全社フリーアドレス化」を体現した同社。しかし、従業員が自由に移動できるため、社内コミュニケーションの行き違いに課題があったといいます。そこで取り入れたのが「PHONE APPLI PEOPLE(旧:連絡とれるくん)」です。

【ポイント】

  1. オフィスへ移転にともない約450人の従業員をフリーアドレス制に
  2. 総面積5,300㎡のオフィスにはミーティング用のオープンスペースやカフェなど多彩なエリアを設置
  3. 相手の居場所を検索できる「PHONE APPLI PLACE(旧:居場所わかるくん)」によって「誰がどこにいるかわからない」という不安が解消された

広いオフィスでも相手の位置情報が一目でわかるようになり、フリーアドレスの環境下でも社内コミュニケーション促進された事例です。

【参照】"あの人はどこ?"で、もう困らない!メガプレートオフィスで社員の居場所を見える化 | 株式会社梓設計

Web電話帳の事例についての詳細は、こちらの記事をご参照ください。

【まとめ】働き方改革に対応するオフィスについて

本記事では、働き方改革に対応するオフィスについて、以下のポイントを中心にお伝えしてきました。

  • オフィス空間の改善は、作業効率や従業員のメンタルヘルスに良い影響を与える
  • オフィスデザインには、部署ごとに島を作る「島型対向」やお互いに背を向ける「背面型」などがある
  • オフィス改善の1つとして、オフィス移転も手段の1つ

オフィス空間の改善は、作業効率アップや従業員のメンタルヘルス向上につながります。従業員のモチベーションが上がると、会社全体の士気も盛り上がるでしょう。また、全員分の席を設けない「フリーアドレス」の導入にともない、小さいオフィスに移転するのもオススメです。

ぜひ本記事の内容を、自社におけるオフィス環境の改善にお役立てください。

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この記事の筆者

PHONE APPLI

株式会社Phone Appli

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